Mówimy tym samym językiem

Istnieje ugruntowane przekonanie, że sukces w realizacji postawionych zadań jest wynikiem umiejętnej komunikacji. Znając specyfikę własnej percepcji oraz percepcji rozmówcy, można dokładniej przekazać swoją myśl i osiągnąć bezsporne rezultaty. Czy zdarzyły się Państwu sytuacje, w których opowiadacie o czymś rozmówcy, a on Was nie rozumie? Jednocześnie rozmówca może opowiedzieć Wam to samo, ale innymi słowami. Jeśli mówicie „różnymi językami”, pojawia się nieporozumienie wynikające jedynie z tego, że ludzie o różnym sposobie myślenia i różnym doświadczeniu życiowym mogą wyrażać się w odmienny sposób. A co, jeśli takie nieporozumienie pojawi się w kwestiach bezpieczeństwa? Na przykład pracownik zakładu widzi coś niebezpiecznego, powiedzmy ryzyko jak na zdjęciu:

Jednocześnie zgłasza osobie odpowiedzialnej: „Człowiek może upaść, trzeba zabezpieczyć miejsce”. Wydaje się, że wszystko jest jasne, nie powinno być żadnych pytań. Przystępujemy do opracowania działań dla odnotowanej sytuacji. Ale co konkretnie miano na myśli, rejestrując ryzyko, i na co należy opracować działania? Aby uniknąć tych pytań, konieczne jest prawidłowe sformułowanie ryzyka. A Państwo, czy tak samo opisalibyście dostrzeżone ryzyko?

Przy różnym postrzeganiu sytuacji i różnej jej interpretacji można opracować środki kompensacyjne zupełnie nie na to, co miał na myśli autor zgłoszonego ryzyka, podczas gdy miejsce może pozostać niebezpieczne. Załóżmy, że wykonawca, opierając się na przedstawionym zdjęciu, zamontował barierki na belce, eliminując ryzyko upadku z podestu, podczas gdy autor miał na myśli utrudnione poruszanie się po podeście z powodu znajdujących się na nim worków. Jak zatem dojść do wspólnego zrozumienia i sprawić, by wszyscy mówili tym samym językiem?

Po pierwsze, należy stworzyć jednolitą, uniwersalną formułę opisu ryzyka, która w pełni opisuje sytuację w taki sposób, aby zawierała odpowiedzi na wszystkie pytania: 1) jakiego urazu może doznać pracownik; 2) gdzie to się stanie; 3) w jakich okolicznościach; 4) z jakiego powodu człowiek może ucierpieć. Pełny opis sytuacji pozwoli nam uzyskać ogólny obraz, umożliwiający opracowanie niezbędnych środków w celu wyeliminowania konkretnego ryzyka.

Po drugie, jeśli stworzyliśmy uniwersalną formułę, musimy nauczyć wszystkich, jak z niej korzystać. Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli tworzymy normę, musi ona dotyczyć wszystkich. Dlatego uczymy stosowania tej formuły wszystkich – od kadry zarządzającej po pracowników liniowych.

Po trzecie, formuła musi być niezwykle zrozumiała i łatwa do zastosowania.

Wszystko to zostało wdrożone w firmie Metalloinvest. Uczymy wszystkich pracowników „prawidłowego” opisywania ryzyka w ramach proaktywnego szkolenia z systemu zarządzania ryzykiem. Stworzyliśmy narzędzie o nazwie „Formuła ryzyka”, które składa się z czterech głównych części:

1. uraz, jakiego można doznać;
2. niebezpieczne zdarzenie;
3. warunki, w których ryzyko może się ziścić;
4. przyczyna.

Przy czym pierwsze trzy części każdy pracownik może z łatwością określić i są one obowiązkowe przy formułowaniu ryzyka, natomiast ostatnia część – przyczyna – nie zawsze musi być oczywista. Konieczne będzie zbadanie, dlaczego doszło do zdarzenia, dlatego przyczyny można nie podawać.

Wracając do naszego zdjęcia powyżej, ryzyko związane z workami rozstawionymi na podeście brzmiałoby następująco:

Złamanie kończyny w wyniku upadku z worków podczas poruszania się po podeście (poziom 3.700) odcinka GSK z powodu rozmieszczenia worków na drodze przejścia. Jeśli rozłożymy to na czynniki pierwsze, otrzymamy:

• uraz - złamanie kończyny;
• niebezpieczne zdarzenie - upadek z worków;
• warunek - poruszanie się po podeście (poziom 3.700) odcinka GSK;
• przyczyna - rozmieszczenie worków na drodze przejścia.

Po tym, jak opisaliśmy sytuację za pomocą formuły, stało się dla nas jasne, co należy zrobić: wyjaśnić, dlaczego worki są tak ułożone, usunąć je, wyznaczyć miejsce składowania, przeprowadzić instruktaż z personelem itd.

Jednak na zdjęciu widoczne jest także inne ryzyko, związane z upadkiem z podestu, które brzmi następująco:

Złamania różnych części ciała w wyniku upadku z podestu (poziom 3.700) odcinka GSK na poziom 0.000 podczas poruszania się po nim.

W drugim przypadku, formułując ryzyko według uniwersalnego wzoru, również możemy zrozumieć, co dokładnie miał na myśli autor zgłoszenia, jaki czynnik niebezpieczny występuje i na co należy opracować działania.

Dzięki stworzeniu jednolitego szablonu opisu ryzyka będziemy mogli skuteczniej nimi zarządzać. Oprócz tego, że uczymy pracowników „mówić tym samym językiem”, zyskujemy wspólne zrozumienie istniejących zagrożeń, ponieważ znika potrzeba doprecyzowania informacji, co skraca czas reakcji na ryzyko w momencie jego wykrycia.