共通の言語で話す
課せられた課題を成功させる鍵は、巧みなコミュニケーションにあるという根強い考え方があります。自分自身の認識と相手の認識の特徴を理解することで、自分の考えをより正確に伝え、確実な成果を上げることができます。相手に何かを説明しているのに、理解してもらえなかったという経験はありませんか？その際、相手は同じことを別の言葉で説明してくるかもしれません。もし「異なる言語」で話していると、思考タイプや人生経験の違いから表現方法が異なり、誤解が生じます。では、この誤解が安全に関する問題で発生したらどうなるでしょうか？例えば、工場の従業員が、写真のような不安全な状況（リスク）を目にしたとします：
その際、責任者に「人が転落する可能性があるので、場所を安全にする必要があります」と報告したとします。一見、すべてが明確で、疑問の余地はないように思えます。報告された状況に対して対策を講じればよいだけです。しかし、リスクを特定した際、具体的に何を意図していたのか、そして何に対して対策を立てるべきなのでしょうか？こうした疑問を避けるためには、リスクを正しく言語化する必要があります。あなたなら、目にしたリスクをどのように表現しますか？
状況の捉え方や解釈が異なると、リスクを特定した本人の意図とは全く異なる補償措置が講じられ、現場が不安全なまま放置される可能性があります。例えば、担当者が提示された写真に基づき、梁に手すりを設置して足場からの転落リスクを解消したとします。しかし、報告者の意図は、足場に置かれた袋のせいで移動が困難であることだったかもしれません。では、どのようにして共通の理解に達し、全員が「共通の言語」で話せるようにすればよいのでしょうか？
第一に、以下のすべての問いに対する答えが含まれるような、状況を包括的に説明する統一された汎用的な「リスクの定型文」を作成する必要があります。1) 作業員がどのような負傷を負う可能性があるか、2) それはどこで起こるか、3) どのような状況下で起こるか、4) なぜ負傷する可能性があるか。状況を完全に記述することで、特定のリスクを排除するために必要な対策を策定できる全体像が見えてきます。
第二に、汎用的な定型文を作成したら、全員がそれを使えるように教育する必要があります。ここで重要なのは、ルールを作るのであれば、それは全員に適用されるべきだということです。そのため、トップマネジメントから現場の作業員まで、この定型文の活用方法を教育します。
第三に、その定型文は極めて分かりやすく、簡単に適用できるものでなければなりません。
これらすべてが、Metalloinvest（メタリロインベスト）社で実施されました。当社では、リスク管理システムに関するプロアクティブなトレーニングの一環として、すべての従業員にリスクを「正しく」記述する方法を教えています。私たちは、以下の4つの主要な要素で構成される「リスクの定型化」というツールを作成しました：
- 負傷の内容；
- 危険な事象；
- リスクが顕在化する条件；
- 原因。
なお、最初の3つの要素はどの従業員でも容易に特定でき、リスクを定型化する際に必須となりますが、最後の要素である原因は、必ずしも明白ではない場合があります。事故がなぜ起こるのかを調査する必要があるため、原因は記載しなくてもよいこととしています。
先ほどの写真に戻ると、足場に置かれた袋に関連するリスクは次のように表現されます：
移動経路への袋の配置により、GSKエリアの足場（レベル3.700）を移動中に、袋から転倒（足を踏み外し）することによる肢体の骨折。これを要素ごとに分解すると、以下のようになります：
- 負傷の内容 - 肢体の骨折；
- 危険な事象 - 袋からの転倒；
- 条件 - GSKエリアの足場（レベル3.700）の移動；
- 原因 - 移動経路への袋の配置。
定型文を使って状況を描写したことで、何をすべきかが明確になりました。なぜ袋がそのように積まれているのかを調査し、撤去し、保管場所を決定し、スタッフに周知徹底する、といった具合です。
しかし、写真には足場からの転落に関連する別のリスクもあり、それは次のように表現されます：
GSKエリアの足場（レベル3.700）を移動中に、レベル0.000へ転落することによる身体各所の骨折。
この2番目のケースでも、汎用的な定型文に従ってリスクを言語化することで、報告者が具体的に何を意図していたのか、どのような危険因子が存在し、何に対して対策を講じるべきかを理解することができます。
リスク記述の統一テンプレートを作成することで、より効果的にリスクを管理できるようになります。従業員が「共通の言語」で話せるようになるだけでなく、情報の確認に要する手間が省けるため、既存のリスクに対する共通認識が生まれ、リスク特定時の対応時間を短縮することができます。