Eksploatacja zautomatyzowanego systemu ewidencji kontroli i rejestracji naruszeń

Skala procesów produkcyjnych w dużych firmach nieuchronnie napotyka problem kontroli: gdy liczba pracowników przekracza 50 tysięcy, a obiektów produkcyjnych jest ponad tysiąc, tradycyjne metody kontroli stają się nieefektywne. Papierowe protokoły, ręczne zestawienia danych i formalne odpowiedzi o usunięciu naruszeń pochłaniają tysiące roboczogodzin, nie dając rzeczywistego obrazu bezpieczeństwa. Podczas webinarium naczelnik służby HSE i bezpieczeństwa przemysłowego Kolei Dalekowschodniej, Maksim Fisenko, analizuje doświadczenia z przejścia od przestarzałych formatów do zautomatyzowanego systemu ewidencji kontroli i rejestracji naruszeń.

Od papierowej rutyny do cyfrowej kontroli

Przed wdrożeniem narzędzi cyfrowych proces przetwarzania wyników kontroli wymagał ogromnych zasobów. Planowanie działań, wielokrotne podpisywanie raportów i przesyłanie dokumentów przez dyrekcje regionalne prowadziły do utraty około 8000 roboczogodzin rocznie na samą administrację. Ponadto brakowało wiarygodnej wizualizacji: raporty często zawierały jedynie formalne adnotacje „wykonano”, co generowało wysoki odsetek powtarzających się naruszeń i ukryte ryzyka.

Aby rozwiązać te problemy, wdrożono jednolite środowisko internetowe, eliminujące konieczność instalowania osobnych aplikacji lub tworzenia dodatkowych haseł — autoryzacja odbywa się za pośrednictwem konta na komputerze służbowym. System zapewnił przechowywanie danych w chmurze, automatyczną sygnalizację terminów usunięcia uwag (system „sygnalizacji świetlnej”) oraz obowiązkową dokumentację fotograficzną lub wideo faktu usunięcia naruszenia. Prelegent podkreśla, że teraz działy nie mogą po prostu złożyć raportu na papierze — wymagany jest wizualny dowód wykonanej pracy. Jeśli przedstawiony raport nie odzwierciedla pełnego usunięcia uwagi, służba HSE odrzuca go i zwraca do poprawy.

Integracja z systemem zarządzania ryzykiem zawodowym

Kluczowym etapem rozwoju automatyzacji stała się synchronizacja bazy kontroli z jednolitym korporacyjnym systemem zarządzania zasobami ludzkimi, w szczególności z modułem oceny ryzyka zawodowego. Pozwoliło to na przejście od statycznych kart ryzyka do dynamicznego zarządzania w oparciu o rzeczywiste dane z terenu.

W wystąpieniu szczegółowo omówiono mechanizm takiej integracji. Jeśli podczas kontroli zostanie wykryte naruszenie będące kryterium aktywacji ryzyka (np. wykonywanie prac bez zatwierdzonego procesu technologicznego), system automatycznie wprowadza korektę. Ryzyko związane z tym naruszeniem (np. potrącenie przez tabor) przechodzi do kategorii poziomu nieakceptowalnego. W ciągu roku takie podejście pozwoliło obiektywnie skorygować około 400 kart ryzyka zawodowego, czyniąc je realnym narzędziem do kształtowania ukierunkowanych działań profilaktycznych w poszczególnych dyrekcjach.

Praktyczne wyniki i dyscyplina

Przejście na technologię bezpapierową i przejrzysta kontrola przyniosły wymierne rezultaty. Oszczędność czasu specjalistów wyniosła około 7000 godzin rocznie, a koszty finansowe papieru i druku spadły o pół miliona rubli. Jednak głównym osiągnięciem było niemal trzykrotne zmniejszenie powtarzalności wykrytych naruszeń. Ścisła kontrola jakości dostarczanych raportów wyeliminowała formalne podejście do bezpieczeństwa.

Dostęp do analityki mają wszyscy kierownicy jednostek organizacyjnych, a ich aktywność w programie jest monitorowana online. W celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji podczas kontroli terenowych wykorzystywane są zabezpieczone tablety korporacyjne. Wobec urzędników systematycznie ignorujących pracę z naruszeniami stosuje się środki dyscyplinarne i obniżenie premii, co utrzymuje wysoki poziom dyscypliny wykonawczej.

Czego dowiesz się z tego webinarium:

• Jak zorganizować proces potwierdzania usuniętych naruszeń, aby całkowicie wyeliminować formalne odpowiedzi?
• W jaki sposób uwagi wykryte podczas kontroli mogą automatycznie zmieniać poziom ryzyka zawodowego w dziale?
• Jak motywować lokalnych kierowników do regularnej pracy w systemie ewidencji naruszeń i jakie sankcje stosować wobec osób naruszających zasady?
• Jakie rozwiązania techniczne pozwalają zrezygnować z papierowych protokołów podczas kontroli setek odległych obiektów bez uszczerbku dla bezpieczeństwa informacji?