หนึ่งวันในชีวิตของผู้จัดการโครงการ HSE: วันอังคาร
วันอังคาร เราจะเน้นเรื่องการสื่อสาร – วิธีส่งต่อข้อมูลไปยังพนักงานทุกระดับ
เพื่อให้เข้าใจถึงความสำคัญที่แท้จริงของการสื่อสาร เราควรนึกถึงปรากฏการณ์รังผึ้ง อะไรคือลักษณะเด่นของรังผึ้ง? สิ่งแรกที่แวบเข้ามาในหัวคืออะไร? เสียงหึ่งๆ ไงล่ะ! แม้แต่ตอนนี้คุณก็ยังได้ยินมัน ผึ้งทุกตัวส่งเสียงหึ่งๆ เพื่อเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือการผสมเกสรพืชผล พวกมันส่งเสียงเพราะนั่นคือสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับพวกมัน และแม้แต่ผึ้งตัวผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการก็ยังส่งเสียง ทำไมล่ะ? เพราะถ้าไม่ส่งเสียง คุณจะดูแปลกแยกทันที กลายเป็นแกะดำ ในความปลอดภัยก็เช่นกัน 😊
นอกจากการเพิ่มความมีส่วนร่วมผ่านการส่งต่อข้อมูลแบบเป็นลำดับขั้นแล้ว เรายังบรรลุวัตถุประสงค์ต่อไปนี้ไปพร้อมกัน:
- การติดตามผลการดำเนินกิจกรรมและการบรรลุเป้าหมายในทุกระดับการจัดการ
- การพิจารณาความเสี่ยงหลักและมาตรการที่นำเสนอ
- การพิจารณาประเด็นปัญหาและอุปสรรคในระหว่างการดำเนินโครงการ
- การพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่เป็นเลิศและการนำไปประยุกต์ใช้ในวงกว้าง
หลักการสำคัญของการประชุมคือ ไม่นำการประชุมโครงการไปปะปนกับการประชุมอื่นๆ
«กฎเหล็ก:
- เจ้าของวาระการประชุมเป็นผู้ตัดสินใจ
- ประเด็นที่ไม่สามารถหรือไม่เหมาะสมที่จะแก้ไขในระดับของตนเอง จะถูกนำเข้าสู่วาระการประชุมในระดับที่สูงขึ้น
- แนวทางปฏิบัติที่ได้รับการประเมินว่าเป็นเลิศ จะต้องนำไปปรับใช้ในส่วนอื่นๆ
- การตัดสินใจจากระดับที่สูงกว่าจะถูกส่งต่อลงมาตามลำดับปกติ หรือบรรจุเข้าในวาระการประชุมครั้งถัดไป
- การสร้างแรงจูงใจเชิงบวกเป็นส่วนมาตรฐานของการประชุม
แต่การประชุมแบบลำดับขั้นแต่ละครั้งสามารถ (และควร!) ใช้เป็นจุดตรวจสอบในการบริหารจัดการโครงการ เพื่อดูคุณภาพของผลงาน
ติดตามต่อได้ในบทความถัดไป