E-Learning für Sicherheitskompetenzen
Digitale Transformation im HSE-Bereich: Von Remote-Mitarbeitern bis zur Produktion
Die Digitalisierung von HSE-Prozessen ist nicht mehr nur ein Trend, sondern eine betriebliche Notwendigkeit, insbesondere für Unternehmen mit einem verteilten Filialnetz. In der Präsentation von Olga Budanova, Leiterin für Arbeitsschutz und Brandschutz der PROMOMED-Gruppe, wird ein praktischer Fall zum Aufbau eines E-Learning- und Dokumentenmanagementsystems detailliert betrachtet. Der Umfang der Aufgabe wird durch die Besonderheiten des Unternehmens bestimmt: Ein Teil des Personals arbeitet in Produktionsstätten, während ein erheblicher Teil der Mitarbeiter – Pharmaberater – über ganz Russland verteilt ist.
E-Learning-Architektur: Plattformen und Kontrolle
Um das Problem des Remote-Onboardings zu lösen, verwarf das Unternehmen den formalen Ansatz und implementierte ein vollwertiges Fernlernsystem auf Basis der Moodle-Plattform. Dies ermöglichte die Standardisierung der Materialpräsentation und eine transparente Wissenskontrolle.
- Videounterweisungen und Tests. Der Grundkurs dauert 30 Minuten, gefolgt von einem obligatorischen Test. Die Bestehensgrenze liegt bei 80 %. Dies stellt sicher, dass der Mitarbeiter die Folien nicht nur durchgeblättert, sondern die kritischen Informationen auch verstanden hat.
- Integration mit HR-Systemen. Bei der Einstellung wird für den Mitarbeiter automatisch ein Konto erstellt, das mit der Firmen-E-Mail verknüpft ist. Die Daten aus den HR-Systemen werden mit dem Modul „1C: Arbeitsschutz“ synchronisiert, sodass HSE-Spezialisten neue Mitarbeiter in Echtzeit sehen und ihnen entsprechende Programme zuweisen können.
- Fehleranalyse. Das System speichert den digitalen Fußabdruck jedes Tests. Spezialisten sehen, welche Fragen der Mitarbeiter falsch beantwortet hat, was eine gezielte Wissenskorrektur und die Bereitstellung zusätzlicher Lernmaterialien ermöglicht.
Einführung von elektronischem Dokumentenmanagement (EDM) und elektronischen Signaturen
Die Schulung eines Remote-Mitarbeiters ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die rechtmäßige Dokumentation der Ergebnisse. Die Referentin zeigt am Beispiel der Integration des SBIS-Systems, wie das Unternehmen vom postalischen Versand von Papierjournalen und Bestätigungsbögen abrückt.
- Ausstellung von Signaturen auf Kosten des Arbeitgebers. Für jeden Mitarbeiter wird eine erweiterte unqualifizierte elektronische Signatur ausgestellt. Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für deren Ausstellung und Wartung vollständig, was Barrieren für die Skalierung des Systems beseitigt.
- Rechtliche Einschränkungen. Das Unternehmen trennt klar zwischen Dokumenten, die digitalisiert werden können, und solchen, die in Papierform bleiben. Gemäß der aktuellen Gesetzgebung werden Arbeitsbücher, Unfallberichte und einige Unterweisungen noch traditionell bearbeitet, aber die Infrastruktur ist bereits für zukünftige Änderungen im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation gerüstet.
- Einheitliche unternehmensweite Wissensdatenbank. Alle Anweisungen, Standards und Vorschriften werden auf einem internen Portal mit Revisionshistorie gespeichert. Der Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf die aktuelle Version des Dokuments und kann vorgenommene Änderungen nachverfolgen.
Balance zwischen Online und Offline: Besonderheiten von Produktionsstätten
Trotz tiefgreifender Digitalisierung erfordern praktische Fähigkeiten und die Besonderheiten der Reinproduktion einen klassischen Ansatz. Im Werk gelten strenge GMP-Regeln, die elektronische Geräte in den Produktionshallen verbieten, und die Mitarbeiter nutzen am Arbeitsplatz keine Smartphones.
Für diese Personalkategorien sowie für das Training von Erste-Hilfe-Fähigkeiten hat das Unternehmen Präsenzformate beibehalten und modernisiert. Es wurden moderne Schulungsräume mit Simulatoren eingerichtet, in denen Live-Schulungen stattfinden. Unterweisungen für Auftragnehmer erfolgen ebenfalls persönlich mit Präsentationsmaterialien und anschließender Ausstellung von Arbeitsfreigaben.
Was Sie in diesem Webinar lernen werden:
- Wie organisiert man eine Remote-Einführungsunterweisung für Mitarbeiter in verschiedenen Regionen des Landes?
- Welche Plattformen und IT-Lösungen sind optimal für die Verknüpfung von HR-Management, Schulung und HSE?
- Wie gestaltet man den Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement im HSE-Bereich rechtssicher und stellt elektronische Signaturen für Mitarbeiter aus?
- Wie kontrolliert man die Qualität der Wissensaneignung und arbeitet mit der Fehleranalyse bei Online-Tests?
- In welchen Fällen funktioniert die Digitalisierung nicht und warum bleiben Präsenzschulungen ein obligatorisches Element des Sicherheitssystems?
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Kommentare 4
Andrey Tolstopyatov:
Gibt es Unterschiede in den Materialien der Erstunterweisung für Büro- und Produktionspersonal?
Antwort: Das Erstunterweisungsprogramm unterscheidet sich inhaltlich: Die Hauptblöcke sind gleich, mit zusätzlichem Material je nach Tätigkeit.
Ekaterina Tomilova:
Wie holen Sie die Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ein?
Antwort:
Im System sind Dokumentvorlagen hochgeladen, die durch die Ordnung zur Speicherung, Nutzung und Übermittlung personenbezogener Daten genehmigt sind. Für jeden Mitarbeiter wird bei der Einstellung ein Dokumentenpaket erstellt, mit dem er sich vertraut machen und das er unterzeichnen muss. Dies ist eine einheitliche Anforderung bei der Einstellung.
Vladimir Egorov:
1) Wenn ein Mitarbeiter gegen die elektronische Signatur ist? Was dann?
Antwort:
In der Richtlinie zur Umstellung auf den elektronischen Dokumentenverkehr ist festgelegt, dass die elektronische Signatur eine zwingende Anforderung für jeden Mitarbeiter des Unternehmens ist. Daher treten solche Situationen nicht auf.
2) Kann man jederzeit das eine oder andere Dokument ausdrucken, und wird es mit Stempel und Unterschrift beglaubigt sein?
Antwort:
Ja, aus dem System kann ein Dokument ausgedruckt werden, das mit einer elektronischen Signatur versehen ist. Auf Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur versehen sind, wird kein Stempel gesetzt. Ein Stempel wird nur gesetzt, wenn wir eine Kopie des Dokuments zur Verfügung stellen.
Vladimir Osipov:
1) Haben die Mitarbeiter vor der Wissensprüfung Informationen zu den Testfragen (ohne Antworten)?
Antwort:
Der Mitarbeiter kann im Voraus, vor der Wissensprüfung, eine Liste der Testfragen anfordern. Wir können sie ihm zur Verfügung stellen, da sie im Programm der Einführungsunterweisung genehmigt sind. Aber in der Regel studiert der Mitarbeiter die Einführungsunterweisung und absolviert sofort den Test. Im System selbst sind die Fragen nicht als separate Datei abgelegt.
2) Wie erstellt Ihr Methodiker die Fragen und Antworten für die Tests? Gibt es eine genehmigte Methodik?
Antwort:
Wir legen zusammen mit dem Methodiker die Kursdauer und die Anzahl der Fragen fest. Die Fragen werden von Fachkräften für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz erstellt, die vor der Platzierung im Kurs mit dem Methodiker besprochen und erst nach einer gemeinsamen Entscheidungsfindung im System platziert werden. Zuvor wird mehreren Mitarbeitern der Strukturabteilungen Zugang gewährt, die den Kurs absolvieren und den Test ablegen. Wir erfassen die Bearbeitungszeit und die Testergebnisse. Darauf basierend werden Schlussfolgerungen gezogen und Änderungen vorgenommen, oder wir behalten die ursprüngliche Version bei.