System zur Zulassung von Mitarbeitern für sicheres Arbeiten

Von der manuellen Kontrolle zu automatisierten Barrieren

Die Gewährleistung der Sicherheit bei Arbeiten mit erhöhtem Risiko, insbesondere in geografisch verteilten Anlagen, erfordert eine strenge Kontrolle der Personalzulassungen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig Aufgaben in der Höhe und in gefährlichen Produktionsanlagen ausführen, führt die traditionelle manuelle Erfassung in Excel-Tabellen unweigerlich zu Fehlern. Tatiana Lapikova, stellvertretende Chefingenieurin für HSE, Industrie- und Brandschutz bei ООО „Gazprom transgaz Krasnodar“, teilt ihre Erfahrungen beim Übergang von der manuellen Kontrolle zu einem automatisierten Zulassungssystem für Mitarbeiter auf Basis von 1C.

Voraussetzung für die Digitalisierung war die Analyse von Abweichungen, die von Aufsichtsbehörden und internen Audits festgestellt wurden. Die Referentin weist darauf hin, dass es zur Unfallprävention nicht ausreicht, nur Regeln zu befolgen – es muss ein System aufgebaut werden, das die Möglichkeit ausschließt, dass unqualifizierte Mitarbeiter oder solche ohne aktuelle Genehmigungen zur Arbeit zugelassen werden.

Das Schweizer-Käse-Modell in digitaler Ausführung

Das entwickelte Modul basiert auf dem Konzept von James Reason, bekannt als das Schweizer-Käse-Modell. Der Kern des Ansatzes besteht darin, ein mehrstufiges Barrierensystem zu schaffen, bei dem jede Ebene mögliche Fehler der vorherigen abdeckt. In der Präsentation wird der Mechanismus von vier solcher Barrieren im automatisierten System detailliert betrachtet:

• Barriere des Linienvorgesetzten: Bei der Erstellung der wöchentlichen Aufgabe gleicht das System den Plan automatisch mit den Protokollen der Wissensüberprüfung ab. Wenn die Schulung eines Mitarbeiters abgelaufen ist oder eine Dienstreise geplant ist, blockiert das System die Aufgabenzuweisung.
• Personalkontrolle: Überprüfung der tatsächlichen Anwesenheit des Mitarbeiters (Ausschluss der Zulassung von Personen, die krankgeschrieben oder im Urlaub sind).
• HSE-Kontrolle: Spezialisten verifizieren die Zuordnung von Zulassungen zu bestimmten Arbeitsplätzen und Geräten und kompensieren so mögliche Verzögerungen bei der Aktualisierung der Datenbanken von Schulungszentren.
• Genehmigung durch den technischen Leiter: Abschließende Überprüfung der Übereinstimmung der Pläne mit dem Produktionsprogramm der Niederlassung.

Dieser Ansatz minimiert den Einfluss des menschlichen Faktors und verhindert das Zusammentreffen von „Löchern im Käse“, das zu Vorfällen führt.

Kontrolle von Arbeiten mit erhöhtem Risiko und Fotodokumentation

Für Höhenarbeiten, Heißarbeiten und Reparaturarbeiten wurde das Modul um Funktionen für die Arbeit mit elektronischen Arbeitsfreigaben erweitert. Die Referentin zeigt an einem Beispiel, dass die Bereitstellung von Foto- und Videomaterial vom Einsatzort zur zwingenden Voraussetzung für den Beginn solcher Arbeiten geworden ist. Dies ermöglicht die Fernkontrolle des Vorhandenseins von Absperrungen, Sicherheitszeichen, Rettungsausrüstung und der korrekten Verwendung von PSA.

Trotz des erfolgreichen Übergangs zu elektronischen Arbeitsfreigaben stößt das System noch auf Einschränkungen seitens der Aufsichtsbehörden, die eine handschriftliche Unterschrift der Mitarbeiter bei der Kenntnisnahme der wöchentlichen Aufgaben verlangen. Dies zwingt dazu, Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben und die Scans wieder in das System hochzuladen.

Entwicklungsperspektiven: Von QR-Codes zu elektronischen Schlüsseln

Die Einführung des Moduls hat bereits für Transparenz der Prozesse, langfristige Planung und rechtzeitige Kontrolle der Gültigkeitsdauer von Zulassungen gesorgt. Das Unternehmen plant eine weitere Digitalisierung: die Einführung von QR-Codes zur Erfassung von Unterweisungen und die Verwendung elektronischer Schlüssel zum Abrufen von Schichtaufgaben direkt vor Ort.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie implementiert man ein mehrstufiges Barrierensystem bei der Zulassung von Personal zu Arbeiten mit erhöhtem Risiko?
• Wie automatisiert man die Überprüfung der Aktualität von Schulungen und medizinischen Untersuchungen bei der Vergabe von Produktionsaufgaben?
• Wie organisiert man die Fernkontrolle der Arbeitsplatzvorbereitung mithilfe von Foto- und Videodokumentation?
• Wie integriert man elektronische Arbeitsfreigaben in das bestehende HSE-Managementsystem?
• Auf welche Schwierigkeiten kann man beim Verzicht auf papierbasierten Dokumentenverkehr stoßen und wie kann man diese überwinden?