🛡️ Safety: Programa de observaciones de seguridad (UC RUSAL) | Parte 3
«—Para mí todo esto es un misterio impenetrable —confesé—, y cuanto más avanzo, más enigmático se vuelve. —Para mí es todo lo contrario —respondió Holmes—; el asunto se aclara por momentos». — Arthur Conan Doyle, «El signo de los cuatro»
1. Unas palabras sobre los fundamentos, o los «engranajes» del enfoque sistémico
El concepto de «victorias rápidas» es ampliamente conocido entre los profesionales de HSE. Sin embargo, no todos saben cómo funciona esta herramienta en la práctica: las descripciones de casos reales, por desgracia, rara vez se encuentran en nuestro entorno. En la parte anterior del artículo (https://hsedays.com/es/insights/safety-observations-rusal-part-2), intenté llenar este vacío.
Como pudieron ver, las victorias rápidas proporcionan al equipo del cambio un primer impulso y confianza en el éxito. Esto es sumamente importante en la primera etapa. Pero cualquier comienzo solo cobra sentido cuando le siguen cambios sistémicos y la ejecución planificada de las tareas. Y para ello se requieren ya esfuerzos constantes: un programa de gestión.
Aquí conviene hacer una aclaración: para muchos, la palabra «programa» se asocia exclusivamente con computadoras, teléfonos inteligentes y otros dispositivos. Pero en este caso estamos hablando de algo completamente distinto.
💡 Un programa de gestión es un «mecanismo» específico dentro del sistema de HSE que reúne los elementos necesarios para resolver eficazmente un conjunto concreto de tareas prácticas: normas y procedimientos, métodos y herramientas, soluciones y medidas de control.
Me refiero a procesos de gestión responsables de la eficacia de una actividad determinada en un entorno cambiante. Esto se logra implementando un enfoque sistémico (planificar, hacer, verificar y actuar), tal como lo contempla el clásico ciclo PDCA de Edwards Deming.
Puede encontrar referencias a los programas de gestión fundamentales en el artículo «Safety: Desempaquetando el sistema» (https://hsedays.com/es/insights/safety-management-system-unpacking).
Por supuesto, para que un programa de gestión funcione, se necesita la voluntad de un líder, un equipo comprometido y los recursos necesarios.
En más de una ocasión he podido comprobar que cualquier programa que realmente funcione debe incluir ocho elementos indispensables:
- Documento normativo: reglamento, directriz o estándar.
- Estructura organizativa: participantes y distribución de sus roles, facultades, responsabilidades y recursos.
- Capacitación: preparación del personal y desarrollo de competencias.
- Herramientas de TI: soluciones digitales de soporte a los procesos.
- Comunicaciones: difusión y retroalimentación en todos los niveles.
- Motivación: sistema de involucramiento e incentivos para los participantes.
- Definición de objetivos: establecimiento de KPI y seguimiento de resultados.
- Auditorías: evaluación periódica de la eficacia.
Estos son los principales «engranajes» del programa «Mira a tu alrededor». Veámoslos con mayor detenimiento.
2. Diseñamos la evolución: ¡ampliando el círculo!
Para que «Mira a tu alrededor» tuviera una base sólida y una estructura clara, debíamos comenzar con la elaboración de un documento normativo: el reglamento corporativo del programa.
Al elaborarlo, procuramos tener en cuenta todos los principios fundamentales del trabajo proactivo (https://hsedays.com/es/insights/safety-observations-rusal-part-1).
💡 Donde no hay estándar, no puede haber mejoras. Los estándares son la base tanto para el mantenimiento como para la mejora, — Masaaki Imai, fundador del concepto Kaizen.
La principal dificultad residía en su adaptación y ajuste preciso.
Decidimos buscar el mejor equilibrio: analizar la experiencia de nuestras plantas, seleccionar las mejores prácticas e iniciar su desarrollo progresivo, mejorando la calidad paso a paso.
Este enfoque evolutivo sirvió de base para nuestro documento.
Entre debates y discusiones dinámicas, mis colegas y yo no solo ideamos, sino que diseñamos en la práctica un sistema de control de seguridad fundamentalmente nuevo.
Consideramos que el esquema de control de cuatro niveles era el óptimo, lo modernizamos aportándole una calidad totalmente nueva y lo extendimos a todos los centros de trabajo de la compañía.
El cuarto nivel cerró lógicamente el ciclo de gestión al más alto nivel. Ahora, el director general de la planta participa personalmente en las observaciones de seguridad, actuando como líder y principal impulsor de todo el sistema.
Esta decisión fue una aplicación directa del concepto HSE Line Ownership: la seguridad operativa es responsabilidad directa de los mandos de línea, empezando por la alta dirección.
💡 Cuando digo «compromiso», me refiero a que el director general participa personalmente y actúa, no se limita a decir: «Sí, doy mi bendición, aquí tienen el dinero», — Philip Crosby, referente de la gestión preventiva y de la metodología «Cero defectos»
La segunda innovación fundamental fue ampliar al máximo el grupo de participantes: «¡nunca sobran ojos!»
Manteniendo las responsabilidades habituales de los mandos de línea, sumamos al proceso de control a «voluntarios»: todos los colaboradores activos y comprometidos de las plantas, contratistas e incluso visitantes.
Sin imposiciones de ningún tipo: apostamos únicamente por su sincero deseo de colaborar.
Como resultado, nuestro esquema de observaciones de seguridad adoptó su forma definitiva (figura 1).
Procuramos formular la esencia del programa «Mira a tu alrededor» de la forma más sencilla posible, para que cada participante retuviera de inmediato lo esencial:
- No pases de largo. Detectar y eliminar peligros a diario es tarea de todos.
- ¿Ves desorden? Corrígelo de inmediato.
- ¿Detectaste un peligro? Hazlo visible para los demás, advierte a las personas cercanas e informa a tu supervisor.
- Recuerda lo fundamental: no inicies ninguna tarea si no puede realizarse de forma segura.
💡 El rol de la dirección consiste en transformar los procesos, no en presionar a las personas para que trabajen mejor, — William Edwards Deming, pionero de la gestión moderna de la calidad
Nuestro nuevo documento normativo definió los procesos organizativos clave:
- Los roles de los participantes y los límites de su responsabilidad.
- El procedimiento de actuación ante actos inseguros, condiciones peligrosas y mejores prácticas de trabajo seguro.
- Capacitación obligatoria: inicial y de refuerzo para todo el personal.
- La organización de las observaciones de seguridad en todos los niveles jerárquicos.
- El esquema de aplicación de KPI individuales y colectivos.
- El soporte por parte de los especialistas de HSE.
- El seguimiento y debate de los resultados a nivel de la dirección de la planta.
- La motivación de los participantes hacia un trabajo activo y comprometido.
Además, diseñamos un protocolo específico para el despliegue del programa «Mira a tu alrededor» en otros centros operativos de la empresa.
Si conoce el enfoque de Vision Zero, comprobará cómo se materializa en procesos de negocio reales.
3. Protagonistas y ejecutores
La lógica de «Mira a tu alrededor» se define mediante tres roles de participantes y un ciclo cerrado de interacción: desde la detección del peligro hasta su eliminación.
Cada participante debe conocer a la perfección su cometido…
El observador
Cualquiera puede desempeñar este rol: un operario, un contratista, un empleado administrativo, un visitante, un trabajador comisionado de la sede central e incluso un inspector de trabajo. El rol del observador es sumamente claro: representa los ojos y oídos de nuestro sistema.
El supervisor
Nos referimos al jefe de taller, jefe de departamento o maestro supervisor de área. Estas personas constituyen el eslabón clave del control de seguridad. ¡Y sin delegar en sustitutos!
Dicho responsable es el dueño de los riesgos y asume la responsabilidad personal de todo lo que ocurre en su unidad operativa, incluida la conducta de colaboradores y contratistas.
Su cometido es reaccionar al instante. Por esa razón, las alertas sobre peligros le llegan directamente. Verifica los datos y coordina con agilidad la ejecución de las acciones correctivas.
Otorgamos al responsable máxima libertad de actuación: puede desestimar un reporte infundado, dar por cerrada una medida ejecutada o devolverla para su revisión.
Pusimos especial atención en la capacidad del responsable para motivar al personal hacia comportamientos seguros. En algunas plantas, los supervisores e incluso los jefes de taller históricamente no contaban con facultades suficientes. E incluso donde existían tales atribuciones, los mandos eran muy reacios a ejercerlas, ya que desconocían el protocolo adecuado o este les resultaba demasiado complejo.
Para resolver este problema y dotar a los líderes de mecanismos eficaces de acción directa, tuvimos que revisar los procedimientos de todo el Grupo RUSAL. El resultado fue una nueva directriz corporativa de UC RUSAL basada en los principios de la motivación progresiva del personal hacia el trabajo seguro.
En nuestro contexto, este tipo de motivación consiste en un sistema de medidas de intensidad gradual sobre el trabajador. Su objetivo no es el castigo, sino la corrección conductual del personal y la prevención de la recurrencia de faltas y prácticas inseguras.
El principio de las medidas correctivas progresivas merece un análisis aparte, por lo que a continuación solo se presenta su esquema general (figura 2).
💡 La regla de oro de la motivación progresiva: justicia, transparencia e inevitabilidad de las consecuencias.
Sin embargo, las medidas disuasorias por sí solas no bastan para consolidar un hábito colectivo y duradero de seguridad.
Dado que nuestro objetivo global era la transformación de la cultura corporativa, introdujimos también métodos de motivación positiva que equilibraron el sistema.
Transferimos estos mecanismos a los mandos de línea, a pesar de que para el área corporativa de RR. HH. este enfoque resultaba inusual e incluso arriesgado.
Este es uno de esos casos en que las innovaciones chocan con las dinámicas internas establecidas y exigen una decisión estratégica al más alto nivel directivo de la compañía.
El controlador
Este rol corresponde a los especialistas de HSE. Los controladores no se dedican a la resolución puntual de problemas: deben visualizar el panorama completo. Disponen de acceso integral a toda la información sobre las observaciones. Si es necesario, el controlador puede intervenir en cualquier fase del tratamiento de las observaciones, subsanar errores e incluso respaldar al responsable de área en caso de dificultades.
El área de HSE garantiza:
- Soporte técnico y experto a los participantes.
- Control general de la calidad de su labor.
- Análisis periódico de la eficacia.
- Retroalimentación al director general y a los jefes de unidad.
💡 El trabajo debe articularse en torno a roles, no a cargos, — Akio Toyoda, líder histórico de Toyota Motor Corporation
Al involucrar a un gran número de personas en el proceso de observación, buscamos que fuera ágil, sencillo y accesible para todos los participantes.
Imaginemos una situación habitual: un empleado recién contratado detecta un peligro en una gran instalación industrial. ¿Es siempre capaz de indicar la ubicación exacta? ¿Conoce al menos el nombre del área y el de su responsable?
Y si no lo sabe, ¿qué es más probable que haga? ¿Buscará insistentemente a quien lo sepa o simplemente pasará de largo? ¿Y qué haría usted en su lugar?
En este tipo de situaciones, la indiferencia se propaga con rapidez.
Por ello, en lugar de acrónimos confusos o denominaciones complejas que además cambian con frecuencia, definimos en cada planta una lista exhaustiva de áreas de control fácilmente identificables: naves de producción, talleres, laboratorios, comedores, accesos, aparcamientos e incluso instalaciones arrendadas.
Asignamos a cada mando de línea la responsabilidad individual sobre un área de control específica, bajo la estricta premisa de un área, un responsable. Ahora, cuando un observador detecta un peligro, la notificación llega directamente al encargado de dicha zona.
Eliminamos las «tierras de nadie» del mapa de la planta y transferimos el control a quienes gestionan operativamente los procesos en el terreno.
La delimitación precisa de roles, funciones y ámbitos de responsabilidad nos permitió determinar qué herramientas debíamos brindar a los participantes del programa. Más adelante, estas bases sirvieron como punto de partida para desarrollar la plataforma informática corporativa «Mira a tu alrededor».
No se pierda en la próxima entrega:
- Cómo capacitamos a los observadores para dominar su cometido.
- Por qué sin retroalimentación no se avanza en ninguna dirección.
- En qué terreno prosperan las auditorías de comportamiento seguro.
- Cuánto presupuesto se requiere para impulsar el entusiasmo de los participantes.
- Cómo evolucionan los KPI a la par del sistema.
Continuará.