Menyelenggarakan Sesi Risiko: Kata Pemandu

Istilah "brainstorming" mungkin sudah dikenal oleh semua orang, namun apa yang biasa kita sebut sebagai brainstorming biasanya bukanlah hal yang sebenarnya. Telah muncul opini kuat bahwa brainstorming hanyalah rapat biasa, namun dengan larangan untuk mengkritik. Memang, TIDAK ADA KRITIK! adalah aturan brainstorming, tetapi itu bukan satu-satunya. Jika Anda kesulitan mengingat beberapa aturan lainnya sekarang, saya sarankan untuk berhenti sejenak, karena teks selanjutnya mungkin akan terdengar tidak masuk akal bagi Anda.

Saya percaya pada Anda, para pembaca setia blog ini, bahwa Anda akan tetap menyimak!

Jadi, metode HAZID dan ENVID didasarkan pada modifikasi brainstorming yang memiliki nama konvensional "brainstorming terstruktur". Metode ini menggunakan kata pemandu (guide words) untuk meningkatkan efisiensi studi. Istilah "kata pemandu" bukanlah satu-satunya; saya telah menemukan lebih dari selusin istilah serupa di berbagai sumber. Prinsipnya tetap sama di mana-mana.

Apa itu kata pemandu? Ini adalah kata-kata yang berkaitan dengan topik diskusi, membantu memicu pemikiran dan memastikan tidak ada area penting yang terlupakan untuk dibahas. Kata pemandu adalah katalisator pemikiran.

Berikut adalah contoh kecil dari daftar kata pemandu yang saya gunakan; daftar lengkap untuk diskusi risiko lingkungan dilampirkan pada artikel ini.

Daftar kata pemandu disusun oleh fasilitator sesi risiko untuk setiap objek studi. Sebagai contoh, daftar kata pemandu untuk HSE dan lingkungan sangat berbeda satu sama lain. Daftar kata pemandu untuk tahap operasional perusahaan dan tahap konstruksi memiliki kesamaan sekitar 30% untuk studi di bagian lingkungan.

Bagaimana kata pemandu digunakan? Fasilitator membacakan kata tersebut dan menanyakan kepada kelompok risiko atau pemikiran apa yang muncul di benak mereka. Jika ada pemikiran, kelompok akan mendiskusikannya dan mengubah ide awal yang sederhana menjadi sebuah "permata". Jika tidak ada yang memiliki pemikiran, fasilitator akan lanjut ke kata berikutnya.

Berdasarkan pengalaman saya, sekitar 20-30% kata dari daftar tersebut berlanjut ke diskusi, tetapi itu tidak berarti kata-kata lainnya tidak berguna. Di lokasi yang berbeda, kata-kata yang memicu diskusi akan berbeda pula; begitulah sifat pikiran manusia.

Mekanismenya cukup sederhana dan dalam praktiknya dapat dikuasai dalam 5-10 menit.

Aturan apa yang harus dipatuhi saat bekerja dengan kata pemandu:

• Tidak ada kata yang bodoh – setiap orang berpikir secara berbeda, tidak ada yang tahu apa yang sebenarnya akan memicu sebuah ide;
• Jika ada keraguan apakah suatu kata harus tetap ada dalam daftar atau tidak – lebih baik biarkan saja;
• Jangan melompat-lompat di antara kata-kata saat berdiskusi – lebih baik ikuti daftar secara berurutan;
• Daftar kata perlu disesuaikan dengan kondisi setiap lokasi;
• Daftar tidak boleh terlalu panjang. Mengakhiri sesi risiko dengan kata-kata yang belum sempat dibahas bukanlah penutupan sesi risiko yang baik;
• Daftar juga tidak boleh terlalu pendek. Bukan praktik yang baik jika daftar kata pemandu habis dalam waktu 30 menit setelah sesi risiko dimulai;
• Sesi risiko sebaiknya dimulai dengan kata pemicu untuk pelatihan dan membangun suasana.