Tổ chức phiên đánh giá rủi ro. Các từ dẫn dắt

Thuật ngữ “động não” (brainstorming) có lẽ đã quen thuộc với tất cả mọi người, nhưng những gì chúng ta thường gọi là động não thường không thực sự đúng nghĩa. Có một quan niệm sai lầm phổ biến rằng động não chỉ là một cuộc họp bình thường nhưng cấm chỉ trích. Thực tế, KHÔNG CHỈ TRÍCH! là một quy tắc của động não, nhưng không phải là quy tắc duy nhất. Nếu lúc này bạn khó có thể nhớ thêm vài quy tắc nữa, tôi đề nghị bạn nên tạm dừng, vì nội dung tiếp theo có vẻ sẽ khá khó hiểu.

Tôi tin rằng các bạn, những độc giả thân thiết của blog, sẽ tiếp tục đồng hành cùng tôi!

Vì vậy, phương pháp HAZID và ENVID dựa trên một biến thể của động não, có tên gọi là “động não có cấu trúc”. Phương pháp này sử dụng các từ dẫn dắt để tăng hiệu quả nghiên cứu. Thuật ngữ “từ dẫn dắt” (guide word) không phải là duy nhất, tôi đã gặp hơn mười thuật ngữ tương tự trong các nguồn tài liệu khác nhau. Nhưng về nguyên tắc thì ở đâu cũng giống nhau.

Từ dẫn dắt là gì? Đó là những từ liên quan đến chủ đề thảo luận, giúp gợi mở ý tưởng và không để bỏ sót bất kỳ lĩnh vực quan trọng nào cần thảo luận. Từ dẫn dắt chính là chất xúc tác cho tư duy.

Dưới đây là một ví dụ nhỏ về danh sách các từ dẫn dắt mà tôi sử dụng, danh sách đầy đủ để thảo luận về rủi ro môi trường được đính kèm trong bài viết.

Danh sách các từ dẫn dắt do chủ tọa phiên đánh giá rủi ro lập ra cho từng đối tượng nghiên cứu. Ví dụ, danh sách từ dẫn dắt cho HSE và môi trường hoàn toàn khác nhau. Danh sách từ dẫn dắt cho giai đoạn vận hành doanh nghiệp và giai đoạn xây dựng trùng nhau khoảng 30% đối với nghiên cứu về phần môi trường.

Cách sử dụng từ dẫn dắt: Chủ tọa đọc từ đó lên và hỏi nhóm xem có rủi ro hay ý tưởng nào nảy ra trong đầu không. Nếu có ý tưởng, nhóm sẽ thảo luận và biến ý tưởng sơ khai đó thành một “viên kim cương”. Nếu không ai có ý tưởng gì, chủ tọa sẽ chuyển sang từ tiếp theo.

Theo kinh nghiệm của tôi, khoảng 20-30% số từ trong danh sách sẽ được đưa vào thảo luận, nhưng điều đó không có nghĩa là những từ còn lại là thừa. Ở mỗi địa điểm khác nhau, những từ dẫn đến thảo luận sẽ khác nhau, đó là bản chất của trí tuệ con người.

Cơ chế này khá đơn giản và trên thực tế có thể nắm bắt được trong vòng 5-10 phút.

Những quy tắc cần tuân thủ khi làm việc với các từ dẫn dắt:

• Không có từ nào là ngớ ngẩn – mỗi người có cách tư duy khác nhau, không ai biết chính xác điều gì sẽ gợi mở ý tưởng;
• Nếu còn nghi ngờ về việc nên giữ một từ trong danh sách hay không – tốt nhất là nên giữ lại;
• Không nên nhảy cóc giữa các từ khi thảo luận – tốt nhất là đi theo danh sách;
• Danh sách từ cần được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của từng địa điểm;
• Danh sách không nên quá dài. Việc kết thúc phiên đánh giá rủi ro mà vẫn còn những từ chưa được xem xét không phải là một kết thúc tốt đẹp.
• Danh sách cũng không nên quá ngắn. Việc hết danh sách từ dẫn dắt chỉ sau 30 phút bắt đầu phiên đánh giá rủi ro không phải là một thực hành tốt.
• Nên bắt đầu phiên đánh giá rủi ro bằng một từ “mồi” để đào tạo và tạo không khí.