Belajar bisa dari kesalahan sendiri – memang menyakitkan, namun berkesan. Namun, lebih baik belajar dari pengalaman orang lain.
Oleh karena itu, proses magang bagi manajer muda di posisi kepala departemen HSE telah diformalkan sepenuhnya: terdapat rencana magang standar yang selain mencakup Hari HSE klasik, juga mencakup praktik-praktik baru yang telah diterapkan. Pertama-tama, perlu disediakan peninjauan dokumen untuk dipelajari (diulang) terkait prosedur HSE dan keselamatan kerja yang telah diterapkan, karena hampir semua peserta magang hanya mengetahuinya secara dangkal.
Bagian utama dari magang ini adalah berbagai inspeksi lapangan (walkthrough) di berbagai fasilitas. Selama inspeksi, dilakukan observasi dan komunikasi dengan personel. Yang menarik, setidaknya satu kali inspeksi wajib dilakukan dengan komentar dari inspektur dan spesialis HSE, keselamatan kebakaran, dan keselamatan radiasi, namun tanpa kehadiran manajemen. Inspeksi semacam ini kami sebut sebagai «pra-inspeksi».
Penting untuk mengajarkan cara melihat hal-hal positif di tempat kerja. Ketika tujuannya hanya untuk mencari kesalahan, hubungan dengan personel akan menjadi penuh kecurigaan, bukan kepercayaan. Oleh karena itu, salah satu tugas utama bagi peserta magang adalah belajar melihat kekuatan dan praktik positif selama inspeksi, yang dapat direkomendasikan kepada unit lain, serta menjelaskan alasannya.
Sangat penting, saat melakukan inspeksi dan observasi, untuk melihat indikator awal dari tindakan yang salah bahkan sebelum pelanggaran terjadi. Di sinilah peran inspektur berpengalaman sangat membantu: mereka memfokuskan perhatian pada berbagai penyimpangan dan memberikan komentar dari sudut pandang konsekuensi yang mungkin terjadi jika tidak segera diatasi.
Tentu saja, jika selama inspeksi ditemukan pelanggaran nyata – hal tersebut harus segera ditindaklanjuti, menentukan risiko yang mungkin terjadi, dan mengambil keputusan untuk menghilangkan risiko (pelanggaran) tersebut. Di sini tugasnya adalah melatih manajer muda untuk menjadi pemimpin, tidak mengabaikan masalah, serta mempraktikkan komunikasi dengan personel, memprediksi konsekuensi, dan mengambil keputusan, yang sangat penting bagi seorang manajer. (Dulu, atasan saya pernah menyuruh saya berbalik arah dengan singkat mengatakan: «Kembalilah», ketika saya sedang terburu-buru dan melewati pekerjaan yang mengandung pelanggaran. Itulah pelajaran kepemimpinan pertama saya, pelajaran untuk «tidak mengabaikan masalah»).
Inspeksi yang wajib dan sangat penting selama praktik adalah inspeksi bersama pimpinan tertinggi perusahaan (direktur dan kepala teknisi). Tujuan dari inspeksi ini adalah untuk memperoleh keterampilan kepemimpinan manajerial, melatih manajer pemula untuk berkomunikasi dengan personel, membangun hubungan, tidak mengabaikan saran, melainkan melibatkan dan memotivasi staf bawahan. Inspeksi semacam ini berfungsi sebagai sekolah kepemimpinan.
Setelah bekerja selama lebih dari setahun sebagai manajer, mantan peserta magang menjawab pertanyaan: «Apakah persepsi Anda berubah setelah magang mengenai peran, tujuan, tugas, dan mekanisme pencapaiannya dalam mengorganisir dan memastikan kondisi kerja yang aman di unit Anda?» sebagai berikut:
«...Ada perhatian yang lebih besar terhadap risiko dan bahaya. Menilai risiko bahkan dalam kehidupan sehari-hari menjadi lebih mudah dan lebih alami...»
«...Saya akan mengatakan bahwa fokus dalam komunikasi dengan personel telah berubah ke arah pentingnya HSE. Menjadi lebih jelas apa yang harus difokuskan...»
Demikianlah selangkah demi selangkah kami berhasil menemukan titik pertumbuhan bagi para manajer muda.
Yang khas adalah, selama inspeksi dan diskusi, segala sesuatu yang terlihat harus dibahas dengan jujur dan ramah, bagaimana menyikapinya, bagaimana menilainya, dan bagaimana meresponsnya. Kritik tidak tepat di sini; yang dibutuhkan adalah dialog. Karena setiap orang memiliki tugas yang kurang lebih serupa.
Tugas utama dari inspeksi lapangan adalah melatih manajer muda untuk meninggalkan formalitas, tidak hanya menjadi rekan kerja, tetapi menjadi pemimpin dalam segala hal, yang peduli dengan semua yang terjadi di tempat kerja, dan membangun kepercayaan dengan personel.
Langkah selanjutnya akan dibahas dalam publikasi berikutnya.