Program magang telah berakhir. Para manajer telah mulai bekerja. Bagaimana cara mengevaluasi keberhasilan magang yang dilakukan di posisi kepala departemen HSE?
Izinkan saya berbagi pengalaman: suatu ketika, setelah bekerja di bagian produksi selama lebih dari 10 tahun, saya menerima tawaran untuk pindah ke departemen HSE. Terhanyut dalam luasnya pengetahuan dan persyaratan yang dibutuhkan, serta menghadapi ungkapan dan frasa khas dalam masalah keselamatan, saya terdiam selama 6 bulan. Saya tidak tahu cara mengekspresikan pikiran saya, saya kekurangan kata-kata: seolah-olah saya mengerti segalanya, tetapi tidak bisa berbicara dalam bahasa profesional. Saya membuat sketsa peralatan, mempelajari glosarium, berulang kali mempelajari teknologi mesin, pompa, dan instruksi pabrik. Namun, hal itu tidak banyak membantu. Kemudian saya memutuskan untuk "menempel" pada kepala bengkel mekanik dan perbaikan. Berkat bimbingannya yang sabar, saya menyadari bahwa tidak ada hal sepele dalam produksi; jika Anda tidak tahu — tanyalah, tidak ada pertanyaan yang bodoh. Akhirnya, setelah sekitar enam bulan, saya bisa "berbicara" dalam bahasa para profesional. Peralatan berubah, sistem dimodernisasi — pendekatan terhadap keselamatan juga berubah. Standar persyaratan semakin tinggi. Oleh karena itu, spesialis teknologi muda yang ditunjuk untuk posisi manajerial membutuhkan dukungan dalam masalah keselamatan.
Seorang manajer muda perlu menyesuaikan jadwal produksinya dengan mempertimbangkan fungsi dan tugas SMK3, melihat sistem keselamatan tunggal di balik berbagai proses yang didasarkan pada kontrol konstan, evaluasi, penerapan tindakan korektif, dan peningkatan berkelanjutan. Tugas-tugas ini sangat terstruktur bagi kepala departemen HSE, sehingga melewati semua tahapan pengorganisasian prosedur pengawasan, merespons hasil observasi secara informal, kemampuan untuk menjalin percakapan dengan personel, kontraktor, dan karyawan unit lain — hal-hal ini tampak sederhana, namun justru itulah instrumen untuk menganalisis dan mengevaluasi kondisi HSE di tempat kerja.
Pelajaran pertama adalah komunikasi. Tugasnya adalah menciptakan suasana keterbukaan dan kepercayaan selama kunjungan lapangan. Sebelum kunjungan, saya menekankan bahwa tujuan kita bukanlah untuk melakukan inspeksi (yang memicu kewaspadaan personel), melainkan belajar melihat sisi positif, mendiskusikannya dengan personel, mengidentifikasi tanda-tanda awal tindakan yang salah (jika ada), memahami apa yang bisa ditingkatkan di unit tersebut dan apa yang bisa diterapkan di unit sendiri.
Praktik baik adalah jalan pintas menuju perbaikan. Untuk itu, sebelum kunjungan, kami mempelajari hasil kunjungan sebelumnya: kekuatan apa yang teridentifikasi, kekurangan apa yang dicatat. Selama kunjungan, kami memulai percakapan dengan karyawan dengan menjelaskan tugas kami, menanyakan detail praktik baik, perbaikan dan perubahan, kemungkinan masalah dan kesulitan, secara bertahap membuat personel merasa nyaman untuk terbuka. "Gunung es ketidaktahuan" mencair, dan saran dari karyawan menjadi semakin spesifik dan signifikan.
Kesulitan kedua bagi para pemagang adalah saat menyampaikan hasil observasi mereka. Keinginan awal hampir semua orang adalah tidak mengatakan apa-apa. Oleh karena itu, pra-kunjungan dilakukan tanpa terburu-buru: inspektur mengomentari kekurangan yang ditemukan dan tanda-tanda awal (kejadian yang hampir terjadi), menjelaskan konsekuensi apa yang bisa ditimbulkan jika tidak diatasi. Secara bertahap, berpindah dari satu peralatan ke peralatan lainnya, praktik untuk memperhatikan dan menganalisis segalanya pun dilatih. Pendekatan ini mengingatkan pada metode "Frame" — pengalaman yang dipresentasikan dalam salah satu webinar (Severstal).
Pengalaman yang sangat berguna adalah keterampilan bekerja dengan tanda-tanda awal — ini pada dasarnya adalah kunci pencegahan, bukan sekadar "bekerja setelah kejadian". Komentar inspektur mengenai kekurangan yang ditemukan menjadi berguna untuk membentuk kemampuan dalam melakukan penilaian risiko.
Momen penting adalah diskusi bersama mengenai hasil observasi. Awalnya muncul upaya kritik dari kedua belah pihak, namun saya segera menghentikannya. Selama magang, melatih keterampilan komunikasi yang efektif dan meninggalkan model perilaku administratif serta kritik membantu menjalin hubungan kemitraan yang terbuka di antara peserta kunjungan. Ke depannya, hal ini berdampak positif pada kerja sama tim.
Manajer dari salah satu unit produksi terbesar memberikan komentar berikut tentang magang tersebut (yang bagi saya cukup mengejutkan):
«…Saya menjalani magang di posisi Kepala Departemen HSE sebagai bagian dari pelatihan program individu pada Desember 2024. Sebelumnya saya tidak memiliki gambaran lengkap tentang prosedur HSE dan keterampilan manajemen proses keselamatan kerja. Setelah magang, pemahaman saya tentang peran, tujuan, tugas, dan mekanisme pencapaiannya jelas berubah. Jadwal kerja pun berubah: lebih banyak kunjungan lapangan, terutama saat pemeliharaan rutin (PPR), lebih sering berkomunikasi dengan personel perbaikan dan organisasi kontraktor…
Selain itu, magang ini terbukti bermanfaat dari sudut pandang pengamatan terhadap personel HSE saat berinteraksi dengan organisasi kontraktor selama kunjungan lapangan dan mengidentifikasi kekurangan HSE. Membahas masalah dan menyelesaikan tugas di bidang HSE menjadi lebih mudah berkat kemungkinan diskusi terbuka dengan karyawan HSE…»
Memang benar bahwa hubungan antara spesialis HSE dan orang produksi tidak selalu konstruktif, yang mana tidak membantu dalam pekerjaan.
Salah satu hasil positif dari magang, yang tidak dapat diukur dengan indikator spesifik, adalah praktik membangun komunikasi yang efektif. Seiring waktu, selama pemantauan, tercatat adanya peningkatan indikator kualitas dan kriteria budaya keselamatan, termasuk:
a) Menjalin komunikasi yang efektif dan hubungan kemitraan dengan spesialis layanan HSE, unit terkait, dan organisasi kontraktor. Menciptakan suasana keterbukaan, kepercayaan, dan rasa hormat dalam tim kerja.
b) Pertukaran «praktik baik» antar unit. Para manajer yang mengikuti magang menyarankan: «…melakukan pra-kunjungan dan kunjungan di bengkel teknologi utama lainnya, karena setiap tempat memiliki spesifikasinya sendiri…»
c) Meningkatkan kompetensi dan keterlibatan manajer serta karyawan. Pertumbuhan partisipasi personel unit dalam kegiatan HSE (lomba, pelatihan, seminar, pemeriksaan silang) dan rapat (praktik «mikrofon terbuka»).
Jadi: «Melihat sekali lebih baik daripada mendengar seratus kali».
Tentang hasil lainnya dan evaluasinya — di publikasi berikutnya.