Tổ chức có thể tối ưu hóa các nỗ lực trong lĩnh vực này nếu hỗ trợ những cá nhân đóng vai trò quan trọng ở mỗi cấp độ then chốt của tổ chức: quản lý cấp thấp, trưởng bộ phận và ban lãnh đạo cấp cao. Nếu chọn đúng người, ba vai trò mà họ đảm nhận sẽ mang lại cho tổ chức những cơ hội chưa từng có.
Trong ba khía cạnh này, năng lực lãnh đạo đã chứng minh được hiệu quả cao nhất trong việc nâng cao mức độ an toàn của tổ chức.
Không ai phủ nhận rằng lãnh đạo là yếu tố cần thiết để đạt được kết quả, nhưng về vấn đề lãnh đạo đó nên được thực hiện như thế nào thì vẫn chưa có sự thống nhất. Điều gì giúp một nhà lãnh đạo kiểm soát và nâng cao mức độ an toàn một cách hiệu quả? Một nhà lãnh đạo như vậy cần có những phẩm chất gì? Những nhiệm vụ nào nên nằm trong trách nhiệm của nhà lãnh đạo để họ có thể đạt được kết quả mong muốn?
Lãnh đạo ảnh hưởng đến an toàn như thế nào?
Lãnh đạo thúc đẩy việc cải thiện kết quả hoạt động của công ty theo cách nào?
Mục tiêu chính của các chương trình an toàn, dù ở cấp độ hiện trường hay toàn tập đoàn, là giảm thiểu các tình huống nguy hiểm. Mặc dù không phải mọi mối nguy đều có mức độ nghiêm trọng như nhau, nhưng mọi sự cố đều xảy ra do tổ chức thiếu khả năng phòng vệ trước các rủi ro. Do đó, củng cố hệ thống phòng vệ của tổ chức là cơ chế chính để nâng cao mức độ an toàn. Sự thiếu an toàn phát sinh do các vấn đề mang tính quản lý và hệ thống, cũng như ảnh hưởng của bầu không khí tổ chức.
Ở hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực an toàn, hai chức năng này thường được xem là mâu thuẫn với nhau. Các nhà quản lý thường cho rằng để thực hiện tốt một chức năng thì phải hy sinh chức năng còn lại. Mặc dù có sự mất cân bằng rõ rệt giữa các chức năng này cần được giảm thiểu, nhưng nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng những người lãnh đạo tổ chức biết kết hợp giải quyết cả hai nhiệm vụ đều có khả năng duy trì sự cân bằng cần thiết giữa chúng. Hoạt động của những nhà lãnh đạo như vậy góp phần thúc đẩy mức độ an toàn trong phạm vi tổ chức.
Việc đạt được sự cân bằng như vậy một cách thành công, cả ở cấp độ cá nhân và cấp độ toàn tổ chức, trước hết sẽ phụ thuộc vào nhân cách và các ưu tiên của nhà lãnh đạo. Chính những yếu tố này sẽ mang tính quyết định khi lựa chọn các phương pháp tác động đến nhân viên trong những vấn đề quan trọng của công ty. Các đặc điểm nhân cách của nhà lãnh đạo cũng sẽ được phản ánh trong danh sách các nhiệm vụ hàng ngày và cách thức thực hiện các nhiệm vụ đó. Ngoài ra, những đặc điểm này còn ảnh hưởng đến việc hình thành chín yếu tố của văn hóa tổ chức và bầu không khí an toàn, những yếu tố liên quan trực tiếp đến an toàn trong tổ chức.
Nhân cách và Giá trị
Nhân cách và các giá trị mà nhà lãnh đạo sở hữu là nền tảng cốt lõi của họ với tư cách là một người dẫn dắt, và do đó, quyết định hiệu quả của họ trong vai trò lãnh đạo HSE. Hai yếu tố này sẽ quyết định điều mà nhà lãnh đạo tập trung sự chú ý và khả năng họ lựa chọn hoặc áp dụng phong cách làm việc hiệu quả nhất với nhân viên cũng như các thực hành lãnh đạo tốt nhất trong lĩnh vực an toàn.
Nhà lãnh đạo tạo ra tầm ảnh hưởng như thế nào?
Các nhà lãnh đạo áp dụng nhiều phong cách khác nhau để gây ảnh hưởng đến những người xung quanh. Phong cách gây ảnh hưởng là cách thức mà nhà lãnh đạo giao tiếp với cấp dưới nhằm hướng nỗ lực của họ vào lợi ích của tổ chức. Các nghiên cứu cho thấy phong cách lãnh đạo chuyển đổi là đặc điểm của những nhà lãnh đạo HSE hiệu quả nhất.
Nhà lãnh đạo làm những gì?
Nhà lãnh đạo mang những phẩm chất cá nhân, giá trị và phong cách lãnh đạo của mình vào công việc hàng ngày với mọi người. Những mô hình hành vi lặp đi lặp lại này được các nhà lãnh đạo áp dụng hiệu quả (hoặc không) để kiểm soát bầu không khí an toàn và hình thành/xây dựng một hệ thống an toàn vững chắc.
Văn hóa tổ chức.
Bầu không khí an toàn là khía cạnh thay đổi nhanh nhất của văn hóa an toàn tổ chức, đồng thời nó cũng dễ dàng đánh giá và có tính tiếp cận cao. Chính lĩnh vực này cung cấp cho nhà lãnh đạo đòn bẩy để tác động đến văn hóa, nói cách khác, cho phép họ định đoạt "cách chúng ta thường làm ở đây". Một số khía cạnh nhất định của văn hóa tổ chức và bầu không khí an toàn có thể báo hiệu khả năng thiết lập mức độ an toàn cao trong tổ chức trong tương lai.
Nhân cách và giá trị.
Bản chất của nhà lãnh đạo, và hệ quả là hành vi của họ, được xác định bởi hai khái niệm then chốt: nhân cách và giá trị. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng có mối liên hệ trực tiếp giữa nhân cách của nhà lãnh đạo và nhiều phương diện làm việc của nhân viên. Khái niệm nhân cách bao gồm các đặc điểm tính cách vốn có của con người, mà trong tài liệu khoa học gọi là "Năm đặc điểm lớn". "Năm đặc điểm lớn" bao gồm các đặc tính sau: Hướng ngoại - thái độ nồng nhiệt với mọi người, khả năng giao tiếp, sự tự tin, tính năng động, cảm giác vui vẻ, lạc quan và những cảm xúc tích cực.
Sự tận tâm - sự tin tưởng và thái độ tôn trọng đối với những người xung quanh, sự chân thành, tuân thủ quy tắc, khiêm tốn và đồng cảm.
Sự tự giác - năng lực, sự ngăn nắp, tinh thần trách nhiệm, nỗ lực đạt được kết quả, tính tự kỷ luật và sự thận trọng trong hành động.
Sự ổn định cảm xúc - sự tự tin vào bản thân và những người xung quanh, cách tiếp cận lạc quan trước khó khăn và khả năng đối phó với căng thẳng.
Sự cởi mở với trải nghiệm - tính tò mò, cách tiếp cận khám phá đối với các khó khăn, trí tưởng tượng phong phú.
Ngoài ra, bộ giá trị cá nhân của nhà lãnh đạo phải phù hợp với các giá trị cần thiết cho công việc. Từ kinh nghiệm cá nhân, chúng tôi có thể nói rằng những nhà lãnh đạo HSE thành công nhất luôn đặt việc giúp đỡ mọi người, giải quyết vấn đề, chất lượng công việc lên trên hết và nỗ lực không để những người xung quanh gặp rủi ro trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Các phẩm chất cá nhân và các ưu tiên về giá trị của nhà lãnh đạo quyết định việc lựa chọn phong cách lãnh đạo, cũng như các giải pháp tối ưu để xây dựng văn hóa an toàn tổ chức.
Mặc dù nhân cách của chúng ta đã được hình thành đầy đủ khi đến tuổi trưởng thành và bộ đặc điểm vốn có được mô tả trong lý thuyết "Năm đặc điểm lớn" không còn thay đổi, nhưng các nhà lãnh đạo vẫn học cách linh hoạt và những chân trời mới sẽ mở ra cho họ nhờ sự hiểu biết sâu sắc về định hướng giá trị và cấu trúc nhân cách của chính mình. Một nhà lãnh đạo hiệu quả hiểu rõ bản thân và các giá trị của mình, do đó biết cách sử dụng nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất và thực hiện các cam kết của mình.
Cách nhà lãnh đạo gây ảnh hưởng đến những người xung quanh.
Có khá nhiều phong cách gây ảnh hưởng khác nhau được các nhà lãnh đạo áp dụng. Dựa trên kết quả của các nghiên cứu, có thể nhận thấy rằng những nhà lãnh đạo sử dụng phong cách lãnh đạo chuyển đổi chủ yếu dẫn dắt các nhóm có kết quả làm việc cao hơn nhiều ở nhiều chỉ số, bao gồm cả an toàn. Lãnh đạo chuyển đổi bao gồm bốn thành phần. Thành phần đầu tiên là sức lôi cuốn. Nhà lãnh đạo có khả năng xây dựng tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, khơi dậy niềm tự hào sâu sắc, sự tôn trọng và tin tưởng, cũng như thúc đẩy sự lạc quan của nhân viên không? Thành phần thứ hai là sự truyền cảm hứng, đôi khi được bao hàm trong khái niệm sức lôi cuốn. Về bản chất, nó xác định liệu nhà lãnh đạo có phải là một tấm gương để noi theo hay không, họ có thể truyền đạt bản chất tầm nhìn của công ty cho mọi người, thiết lập các tiêu chuẩn cao và sử dụng các biểu tượng để tập trung nỗ lực của nhân viên vào một lĩnh vực cụ thể hay không. Thành phần thứ ba là sự quan tâm đến từng cá nhân. Nhà lãnh đạo, huấn luyện viên hay người cố vấn (mentor) có cung cấp phản hồi, có xem xét các nhu cầu cá nhân khi xây dựng sứ mệnh, có dành sự quan tâm cá nhân cho nhân viên không? Thành phần thứ tư là sự kích thích trí tuệ. Nhà lãnh đạo có khả năng mang đến cho cấp dưới một loạt các ý tưởng mới mẻ và thú vị nhằm xem xét lại các phương pháp làm việc cũ, tái cấu trúc các mô hình không hiệu quả, thúc đẩy tính hợp lý và giải quyết vấn đề một cách cẩn thận không?
Một sự thật thú vị là các nhà lãnh đạo áp dụng phong cách chuyển đổi thường tự hiểu được mức độ ưu tiên của các vấn đề an toàn trong tổ chức mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên. Các phương pháp làm việc của họ đảm bảo an toàn ngay cả khi nhiệm vụ đó không được ban lãnh đạo đặt ra. Có khả năng sự thật này liên quan đến kiểu nhân cách của nhà lãnh đạo: nhà lãnh đạo chuyển đổi có nhiều khả năng sẽ quan tâm đến sự an nguy của cấp dưới. Mong muốn bảo vệ nhân viên của mình xuất phát từ những yếu tố khác (sâu xa hơn) thay vì chỉ từ sự điều hành của chính tổ chức. Một sự thật thú vị khác liên quan đến lãnh đạo chuyển đổi là tính chất phòng ngừa tuyệt đối của các biện pháp mà những nhà lãnh đạo kiểu này thực hiện để đảm bảo an toàn. Nói cách khác, không chỉ phong cách lãnh đạo mà chính các hành động của nhà lãnh đạo cũng quan trọng: những người quản lý duy trì mối quan hệ tốt với cấp dưới (phong cách chuyển đổi), giao tiếp với công nhân và sau cuộc trò chuyện sẽ thực hiện các biện pháp để đảm bảo an toàn (biện pháp phòng ngừa), điều này dẫn đến việc giảm số lượng chấn thương tại nơi làm việc.
Nhà lãnh đạo làm gì: Các phương pháp tốt nhất.
Trong các hành động của nhà lãnh đạo, nhân cách của họ được thể hiện rõ nét, các giá trị ảnh hưởng đến việc lựa chọn phong cách và chiều sâu của sự hiểu biết về "Cái tôi" của chính mình. Ngược lại, các mô hình hành vi điển hình hoặc phương pháp của nhà lãnh đạo có ảnh hưởng đáng kể đến bầu không khí an toàn trong tổ chức và văn hóa nói chung.
Ở các tổ chức có văn hóa vận hành thành công, một số phương pháp quản lý và lãnh đạo nhất định được áp dụng. Sau khi so sánh phiên bản của mình với thông tin từ các nguồn tài liệu in ấn về ảnh hưởng của lãnh đạo đối với an toàn và văn hóa tổ chức, tác giả và các cộng sự đã đi đến kết luận rằng có ít nhất 8 phương pháp lãnh đạo rõ rệt liên quan đến việc phát triển và duy trì mức độ văn hóa an toàn cao. Chúng bao gồm: Tầm nhìn, Sự tin tưởng, Sự hợp tác, Phản hồi và Công nhận thành tích, Trách nhiệm giải trình, Giao tiếp, Giá trị của An toàn và Định hướng hành động.
Tầm nhìn - Nhà lãnh đạo hiệu quả, sau khi xác định vai trò chiến lược của an toàn đối với tổ chức của mình, có thể "nhìn thấy" mô hình hoạt động lý tưởng của công ty và trình bày tầm nhìn đó một cách hấp dẫn.
Sự tin tưởng - Nhà lãnh đạo hiệu quả tin tưởng nhân viên trong tổ chức, sẵn sàng và cởi mở thừa nhận sai lầm của mình, hỗ trợ cấp dưới và lợi ích của nhóm, cung cấp cho cấp dưới thông tin trung thực bất chấp khả năng xảy ra phản ứng tiêu cực.
Sự hợp tác - Nhà lãnh đạo hiệu quả dễ dàng làm việc với những người khác, thúc đẩy sự hợp tác và tương tác trong lĩnh vực an toàn, tích cực tìm kiếm các hành động của nhân viên đối với những vấn đề họ lo lắng, khuyến khích mọi sáng kiến và giải pháp để nâng cao mức độ an toàn.
Phản hồi và Công nhận thành tích - Nhà lãnh đạo hiệu quả thực hiện tốt việc cung cấp phản hồi cho nhân viên, cũng như khen thưởng họ vì những thành tích và công nhận đóng góp. Một người như vậy sẽ công khai tuyên bố về đóng góp của cấp dưới cho công việc của công ty, thường xuyên khen ngợi hơn là chỉ trích, và đặc biệt ghi nhận những thành tựu trong lĩnh vực HSE.
Trách nhiệm giải trình - Nhà lãnh đạo hiệu quả đánh giá đúng mức đóng góp của nhân viên vào việc tăng cường an toàn, phân chia rõ ràng vai trò của mọi người trong các hoạt động đảm bảo an toàn và duy trì ý thức trách nhiệm cá nhân của nhân viên đối với an toàn trong bộ phận của họ.
Giao tiếp - Nhà lãnh đạo hiệu quả trước hết phải có kỹ năng giao tiếp tốt. Họ khuyến khích thông tin trung thực và đầy đủ, ngay cả khi thông tin đó có thể khiến người báo cáo rơi vào tình huống không thuận lợi.
Định hướng hành động - Nhà lãnh đạo hiệu quả cố gắng ngăn ngừa các vấn đề liên quan đến an toàn. Một nhà lãnh đạo như vậy hành động kịp thời và có tính toán, thể hiện sự quan tâm cá nhân đến việc giải quyết các vấn đề an toàn một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Văn hóa tổ chức và bầu không khí an toàn mà nhà lãnh đạo tạo ra.
Kinh nghiệm làm việc với các tổ chức quan tâm đến việc cải thiện kết quả hoạt động và các nghiên cứu sau đó đã chỉ ra rằng văn hóa tổ chức và bầu không khí an toàn là những yếu tố không thể tách rời của đời sống tổ chức, hiệu quả của chúng có thể được mô tả và đo lường. Các tổ chức thành công thể hiện sự cam kết đối với các đặc điểm như mối quan hệ tin cậy, giao tiếp hiệu quả, sự tin tưởng vào ban lãnh đạo và giá trị của an toàn tổ chức. Trong số các ưu tiên của các công ty ít thành công hơn, các đặc điểm ngược lại chiếm ưu thế. Chúng tôi đã xác định chín khía cạnh của văn hóa tổ chức có thể báo hiệu khả năng thiết lập mức độ an toàn cao trong tương lai. Trong đó bao gồm:
1.Làm việc nhóm - sự hợp tác hiệu quả của các nhóm làm việc để đạt được mục tiêu đề ra trong thời hạn quy định. Các phương pháp lãnh đạo khuyến khích tương tác và thiết lập phản hồi giúp công việc nhóm đạt hiệu quả cao.
2.Mối quan hệ trong nhóm - mức độ tôn trọng giữa các đồng nghiệp. Nhà lãnh đạo chuyển đổi biết cách khơi dậy niềm tự hào, giành được sự tôn trọng và tin tưởng của cấp dưới, tạo tâm thế lạc quan cho các thành viên trong nhóm và triển khai các thực hành kích thích sự chia sẻ cảm xúc giữa các đồng nghiệp.
3.Công bằng về quy trình - mức độ khách quan trong hành động của các cấp trên trực tiếp. Một nhà lãnh đạo chuyển đổi tốt dành sự quan tâm cá nhân cho tất cả cấp dưới một cách công bằng, thay vì chọn lọc. Phương pháp này hỗ trợ sự công bằng về quy trình. Ngoài ra, công bằng về quy trình phải được củng cố bằng các hành động cụ thể: các hệ thống và phương pháp phải phù hợp với khái niệm công bằng.
4.Mức độ hỗ trợ cảm nhận được từ tổ chức - mức độ mà nhân viên cảm thấy công ty quan tâm đến sự an nguy của mình. Ở đây cần phong cách chuyển đổi và các biện pháp bổ sung để đảm bảo thành công. Khái niệm lãnh đạo chuyển đổi bao gồm yếu tố quan tâm đến từng cá nhân, yếu tố này chỉ có thể thay đổi mức độ hỗ trợ mà nhân viên cảm nhận được nếu nhà lãnh đạo thực hiện các bước cụ thể chứng tỏ sự quan tâm đến phúc lợi và lợi ích của cấp dưới.
5.Mối liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên - sự bền chặt của mối quan hệ mà theo ý kiến của cấp dưới đã được thiết lập giữa họ và cấp trên trực tiếp. Để duy trì sự bền chặt của mối liên kết này, cần thường xuyên dành sự quan tâm cho nhân viên, giao cho họ những nhiệm vụ khó khăn và thú vị để giải quyết, truyền cảm hứng không chỉ bằng lời nói mà còn bằng hành động, ví dụ như sẵn sàng hỗ trợ nhân viên bất cứ khi nào họ cần. Trong trường hợp này, các phương pháp định hướng hành động sẽ là chưa đủ. Chúng phải đi kèm với việc xây dựng giao tiếp hiệu quả và sự tin tưởng.
6.Sự tin tưởng vào ban lãnh đạo - mức độ công bằng và nhất quán của cấp trên trong các hành động đối với cấp dưới. Phong cách lãnh đạo chuyển đổi bao gồm khả năng thu hút nhân viên và giành được sự tôn trọng của họ, cũng như đóng vai trò là tấm gương để họ noi theo. Những kỹ năng này phù hợp với các thực hành lãnh đạo được áp dụng để tạo ra bầu không khí tin cậy. Nếu phần lớn đội ngũ quản lý nắm vững các kỹ năng này, mức độ tin tưởng chung vào ban lãnh đạo sẽ tăng lên đáng kể.
7.Giá trị của an toàn tổ chức - hay "bầu không khí an toàn", mức độ lo ngại và quan tâm của công ty đối với an toàn. Điều thú vị là yếu tố này ít được chú ý hơn nếu nhà lãnh đạo sở hữu bộ giá trị và đặc điểm cần thiết. Ngay cả khi tổ chức không chú trọng duy trì mức độ an toàn cao, một nhà lãnh đạo hiệu quả vẫn có thể tự mình hoàn thành tốt nhiệm vụ này. Ngược lại, một nhà lãnh đạo né tránh các yếu tố của phong cách chuyển đổi sẽ buộc phải dựa vào sự hỗ trợ của công ty trong các vấn đề an toàn.
8.Truyền đạt thông tin lên ban lãnh đạo - tính đầy đủ của thông tin cung cấp cho cấp trên về an toàn trong tổ chức. Hiệu quả của phong cách chuyển đổi sẽ phụ thuộc phần lớn vào khả năng lắng nghe cấp dưới.
9.Giao tiếp trong nhóm - khả năng nhân viên chia sẻ ý kiến với nhau về vấn đề an toàn. Trong một công ty có hệ thống phản hồi được tổ chức tốt, mọi người sẽ cởi mở hơn trong việc giao tiếp với nhau. Các công ty tích hợp được cả chín yếu tố này vào văn hóa tổ chức sẽ thành công hơn trong kinh doanh, có khả năng thích nghi và thay đổi nhanh chóng, cũng như đạt được kết quả tốt hơn trong các lĩnh vực hoạt động chính so với các tổ chức ít chú trọng đến chín khía cạnh nêu trên.
Kết luận:
Kiểu và chất lượng phong cách lãnh đạo được áp dụng trong công ty có ảnh hưởng đáng kể đến văn hóa tổ chức và bầu không khí an toàn, từ đó quyết định sự an toàn của chính tổ chức đó. Các nhà lãnh đạo có khả năng đạt được sự hiểu biết sâu sắc về các giá trị và cấu trúc nhân cách của chính mình, cũng như cách chúng phản ánh qua phong cách và các phương pháp gây ảnh hưởng được áp dụng. Việc hiểu rõ mối liên hệ giữa các yếu tố này cho phép các nhà lãnh đạo sử dụng nguồn lực của chính mình để kiểm soát an toàn. Tại đây, các nhà lãnh đạo tìm thấy gợi ý về những việc cần làm để củng cố mức độ an toàn trong công ty.