Kỳ thực tập đã kết thúc. Các nhà quản lý đã bắt đầu công việc của mình. Làm thế nào để đánh giá sự thành công của kỳ thực tập tại vị trí Trưởng phòng HSE?
Tôi xin chia sẻ kinh nghiệm của mình: một lần nọ, sau khi làm việc trong lĩnh vực sản xuất hơn 10 năm, tôi đã chấp nhận lời đề nghị chuyển sang bộ phận HSE. Đắm mình trong khối lượng kiến thức và yêu cầu cần thiết, đối mặt với những thuật ngữ và cụm từ đặc thù trong các vấn đề an toàn, tôi đã "im lặng" suốt 6 tháng. Tôi không biết cách diễn đạt suy nghĩ của mình, tôi thiếu từ ngữ: dường như tôi hiểu hết mọi thứ, nhưng không thể nói bằng ngôn ngữ chuyên môn. Tôi đã vẽ phác thảo thiết bị, học bảng thuật ngữ, nghiên cứu đi nghiên cứu lại công nghệ của máy móc, máy bơm và hướng dẫn của nhà sản xuất. Nhưng điều đó cũng không giúp ích được nhiều. Sau đó, tôi quyết định "bám sát" quản đốc xưởng cơ khí sửa chữa. Chính nhờ sự hướng dẫn kiên nhẫn của ông ấy mà tôi hiểu rằng trong sản xuất không có chi tiết nào là nhỏ nhặt; nếu không biết thì hãy hỏi, và không có câu hỏi nào là ngớ ngẩn cả. Cuối cùng, sau khoảng nửa năm, tôi đã có thể "nói" bằng ngôn ngữ của những người chuyên nghiệp. Thiết bị thay đổi, hệ thống được hiện đại hóa — các phương pháp đảm bảo an toàn cũng thay đổi theo. Tiêu chuẩn yêu cầu ngày càng cao hơn. Do đó, các chuyên gia công nghệ trẻ được bổ nhiệm vào các vị trí quản lý rất cần sự hỗ trợ trong các vấn đề an toàn.
Một nhà quản lý trẻ cần điều chỉnh lịch trình sản xuất của mình dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý HSE, nhìn thấy đằng sau vô số quy trình là một hệ thống an toàn thống nhất dựa trên việc kiểm soát, đánh giá, thực hiện các hành động khắc phục và cải tiến liên tục. Các nhiệm vụ này được cấu trúc chặt chẽ nhất ở vị trí Trưởng phòng HSE, vì vậy việc trải qua tất cả các giai đoạn tổ chức quy trình giám sát, phản ứng không chính thức đối với kết quả quan sát, khả năng thiết lập cuộc đối thoại với nhân viên, nhà thầu và công nhân của các bộ phận khác — tưởng chừng là những điều đơn giản, nhưng chính chúng lại là công cụ để phân tích và đánh giá tình trạng an toàn lao động tại nơi làm việc.
Những bài học đầu tiên chính là về giao tiếp. Nhiệm vụ đặt ra là trong quá trình đi kiểm tra hiện trường, phải tạo ra bầu không khí cởi mở và tin cậy. Trước khi đi, tôi nhấn mạnh rằng mục tiêu của chúng ta không phải là để kiểm tra (gây ra sự dè chừng cho nhân viên), mà là học cách nhìn thấy những điểm mạnh, thảo luận chúng với nhân viên, phát hiện các dấu hiệu báo trước của những hành vi sai sót (nếu có), hiểu những gì có thể cải thiện trong bộ phận đó và những gì có thể áp dụng cho bộ phận của mình.
Các thực hành tốt là con đường ngắn nhất dẫn đến cải tiến. Để làm được điều này, trước khi đi kiểm tra, chúng tôi đã nghiên cứu kết quả của các lần trước: những điểm mạnh nào đã được phát hiện, những thiếu sót nào đã được ghi nhận. Trong quá trình đi kiểm tra, chúng tôi bắt đầu cuộc trò chuyện với công nhân bằng cách giải thích nhiệm vụ của mình, quan tâm đến chi tiết của các thực hành tốt, các cải tiến và thay đổi, các vấn đề và khó khăn có thể xảy ra, dần dần giúp nhân viên cởi mở hơn. "Tảng băng của sự thiếu hiểu biết" dần tan chảy, và các đề xuất của công nhân ngày càng trở nên cụ thể và có ý nghĩa hơn.
Khó khăn thứ hai đối với các thực tập sinh là thời điểm đưa ra các quan sát của mình. Mong muốn đầu tiên của hầu hết mọi người là không nói gì cả. Vì vậy, việc chuẩn bị trước khi đi kiểm tra được thực hiện một cách thong thả: các thanh tra viên nhận xét về những thiếu sót và dấu hiệu báo trước (các sự cố suýt soát) đã phát hiện, giải thích những hậu quả có thể xảy ra nếu không khắc phục chúng. Dần dần, khi đi từ thiết bị này sang thiết bị khác, kỹ năng quan sát và phân tích mọi thứ đã được rèn luyện. Cách tiếp cận này phần nào gợi nhớ đến phương pháp "Khung hình" — một kinh nghiệm được trình bày tại một trong những buổi hội thảo trực tuyến (Severstal).
Một kinh nghiệm rất hữu ích là kỹ năng làm việc với các dấu hiệu báo trước — về bản chất, đây là chìa khóa để phòng ngừa, thay vì "giải quyết hậu quả". Các nhận xét của thanh tra về những thiếu sót được phát hiện đã trở nên hữu ích cho việc hình thành kỹ năng đánh giá rủi ro.
Một điểm quan trọng là việc cùng nhau thảo luận về các quan sát. Lúc đầu, có những nỗ lực chỉ trích từ cả hai phía, nhưng tôi đã ngăn chặn ngay lập tức. Trong quá trình thực tập, việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả và từ bỏ mô hình hành vi hành chính cũng như sự chỉ trích đã góp phần thiết lập mối quan hệ đối tác cởi mở giữa các thành viên tham gia kiểm tra. Về sau, điều này đã tác động tích cực đến công việc chung.
Quản lý của một trong những bộ phận sản xuất lớn nhất đã nhận xét về kỳ thực tập như sau (điều này đối với tôi là một sự bất ngờ):
«…Tôi đã tham gia thực tập tại vị trí Trưởng phòng HSE trong khuôn khổ chương trình đào tạo cá nhân vào tháng 12 năm 2024. Trước đó, tôi chưa có hình dung đầy đủ về các quy trình HSE và kỹ năng quản lý các quy trình an toàn lao động. Sau kỳ thực tập, sự hiểu biết về vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ và cơ chế để đạt được chúng của tôi đã thay đổi rõ rệt. Lịch trình làm việc cũng thay đổi: đi kiểm tra hiện trường nhiều hơn, đặc biệt là trong giai đoạn bảo trì định kỳ, giao tiếp thường xuyên hơn với nhân viên sửa chữa và các đơn vị thầu phụ…
Ngoài ra, kỳ thực tập còn tỏ ra hữu ích từ góc độ quan sát nhân viên phòng HSE khi tương tác với các đơn vị thầu phụ trong quá trình đi kiểm tra và phát hiện các thiếu sót về HSE. Việc xem xét các vấn đề và giải quyết các nhiệm vụ trong lĩnh vực HSE đã trở nên dễ dàng hơn nhờ khả năng thảo luận cởi mở các vấn đề với nhân viên HSE…»
Và thực tế là mối quan hệ giữa các chuyên gia HSE và những người làm sản xuất không phải lúc nào cũng mang tính xây dựng, điều này không hề giúp ích cho công việc.
Một trong những kết quả tích cực của kỳ thực tập mà không thể đo lường bằng các chỉ số cụ thể chính là thực hành xây dựng giao tiếp hiệu quả. Theo thời gian, trong quá trình giám sát, sự cải thiện về các chỉ số định tính và tiêu chí văn hóa an toàn đã được ghi nhận, bao gồm:
a) Thiết lập giao tiếp hiệu quả và mối quan hệ đối tác với các chuyên gia của bộ phận HSE, các bộ phận liên quan và các đơn vị thầu phụ. Hình thành bầu không khí cởi mở, tin cậy và tôn trọng trong các tập thể lao động.
b) Trao đổi «thực hành tốt» giữa các bộ phận. Các nhà quản lý đã tham gia thực tập đề xuất: «…nên thực hiện các buổi chuẩn bị và đi kiểm tra tại các xưởng công nghệ chính khác, vì mỗi nơi đều có đặc thù riêng…»
c) Nâng cao năng lực và sự gắn kết của các nhà quản lý và nhân viên. Sự gia tăng tham gia của nhân viên các bộ phận vào các hoạt động HSE (cuộc thi, đào tạo, hội thảo, kiểm tra chéo) và các cuộc họp (thực hành «micro mở»).
Tóm lại: «Trăm nghe không bằng một thấy».
Về các kết quả khác và cách đánh giá chúng — xin hẹn gặp lại trong bài đăng tiếp theo.