Khi xây dựng hệ thống quản lý an toàn, rõ ràng là trong thực tế hiện nay, một chuyên gia HSE không chỉ cần có kiến thức nền tảng: nắm vững các quy tắc và yêu cầu về an toàn, mà còn phải sẵn sàng về mặt tâm lý để ứng phó với những thay đổi, cũng như xác định và thậm chí là dự đoán các rủi ro.
Có thể khẳng định chắc chắn rằng một chuyên gia trong lĩnh vực kiểm tra giám sát phải là người có trình độ, khả năng giao tiếp tốt, có trực giác và óc quan sát để thiết lập chuỗi quan hệ nhân quả, đồng thời phải khéo léo: biết lắng nghe, thấu hiểu, có sự nhạy bén và nhìn thấy được những hậu quả có thể xảy ra từ các hành động.
Nói cách khác, sau khi tốt nghiệp đại học chuyên ngành "an toàn kỹ thuật", người chuyên gia vẫn còn rất nhiều điều phải học. Ngay cả những nhân viên giàu kinh nghiệm với thâm niên lâu năm, vốn quen với việc kiểm tra và ra lệnh khắc phục, cũng cần thay đổi thái độ đối với nhiệm vụ của mình. Bởi lẽ, công việc chính không nằm ở tờ lệnh khắc phục, mà là ở việc cùng với những người thực hiện công việc "đào sâu" tìm hiểu tại sao lại có vi phạm, tại sao ở cấp độ tự kiểm soát vẫn chưa loại bỏ được các tiền đề dẫn đến vi phạm.
Dù thế nào đi nữa, hiện nay cần phải làm mọi cách để loại bỏ việc làm việc với rủi ro theo kiểu đối phó, xóa bỏ khái niệm: "chúng tôi vẫn luôn làm như vậy", và thiết lập các phương pháp tự kiểm soát và đánh giá phản biện.
Khi tuyển dụng nhân sự cho bộ phận HSE, tôi nhìn nhận, thấu hiểu và lập kế hoạch đào tạo về các kỹ năng tiếp cận khách quan, phân tích và xác định nguyên nhân gốc rễ cũng như nguyên nhân liên quan, cũng như xây dựng các biện pháp khắc phục và phòng ngừa. Việc giải thích cho chuyên gia hiểu rõ bản chất của từng hành động là rất quan trọng.
Để có cách tiếp cận toàn diện trong việc đào tạo chuyên gia, tôi sử dụng các đợt kiểm tra mục tiêu - kiểm tra tập trung vào một lĩnh vực cụ thể cần sự chú ý đặc biệt. Trong đó, điều quan trọng là phải xác định rõ những điểm nào cần theo dõi, những gì có thể thực hiện qua truy cập từ xa và những gì cần đánh giá tại hiện trường. Ví dụ: "Tổ chức công việc theo giấy phép làm việc".
Tài liệu đầu vào cho việc kiểm tra là kết quả của các lần trước đó, qua đó xác định được các điểm yếu và điểm mạnh. Chính dựa trên những dữ liệu này, chương trình kiểm tra và phạm vi các đơn vị được kiểm tra sẽ được hình thành.
Tiếp theo, việc xây dựng danh mục kiểm tra (checklist) là rất quan trọng. Chúng tôi sử dụng các checklist có sẵn các mô tả về thiếu sót, giúp nhanh chóng xác định khu vực gặp vấn đề sau này. Ví dụ, trong chương trình kiểm tra có mục: "Cấp giấy phép làm việc, đảm bảo đầy đủ các biện pháp an toàn". Còn trong checklist dành cho người kiểm tra, chúng tôi ghi rõ thiếu sót: "biện pháp an toàn chuẩn bị nơi làm việc không đầy đủ/không được xác định/xác định sai". Tiếp theo là một loạt các hành động cụ thể: không ghi rõ van khóa, không có biển báo an toàn, không xác định điều kiện rào chắn, v.v. Người kiểm tra chỉ cần gạch dưới nội dung cần thiết và chỉ ra vị trí hoặc đối tượng kiểm tra.
Tương tự, các hướng kiểm tra về biện pháp an toàn trong quá trình làm việc cũng được xây dựng. Dù sao, nhiệm vụ chính của người kiểm tra khi sử dụng checklist là kiểm tra toàn bộ quy trình làm việc theo giấy phép, từ khi cấp phép đến khi kết thúc công việc, mà không mất nhiều thời gian ghi chép, chỉ cần ghi nhận các quan sát phát hiện được vào checklist.
Khi tổng hợp kết quả quan sát, cần phải cùng với công nhân tìm hiểu tại sao không thể loại bỏ các thiếu sót ngay từ giai đoạn chuẩn bị, và cùng họ đánh giá rủi ro xác suất từ những thiếu sót đó. Trong quá trình thảo luận chung, cần đào sâu không chỉ câu hỏi "tại sao điều đó lại xảy ra?" và "cần phải làm gì bây giờ", mà còn cả: "trong tương lai nên làm như thế nào". Những câu trả lời cho ba câu hỏi bắt buộc này cần được tìm ra với sự hỗ trợ của người trực tiếp thực hiện công việc.
Tiếp theo, chúng tôi dạy các chuyên gia HSE cách xác định khu vực vấn đề dựa trên kết quả kiểm tra, xác định những khu vực có nhiều sai sót nhất và tính đến mức độ rủi ro của chúng. Về bản chất, chính thông qua việc làm việc tại hiện trường và giao tiếp với nhân sự mà các nguyên nhân gốc rễ được thiết lập, các khía cạnh liên quan được bộc lộ, và điều quan trọng nhất là: các bước đi cần thiết và biện pháp khắc phục được hình thành.
Kết thúc đợt kiểm tra nên là các đề xuất xây dựng biện pháp phòng ngừa. Và ở đây nảy sinh câu hỏi: nên áp dụng biện pháp tác động nào đối với nhân sự. Tôi tin tưởng sâu sắc rằng giao tiếp, giải thích, đào tạo và sau đó là lôi kéo những người vi phạm tham gia vào việc kiểm tra chéo là phương pháp hiệu quả nhất. Ngoài ra, việc kiểm tra lại cũng cần được thực hiện một cách hệ thống.
Như vậy, một đợt kiểm tra sẽ mang lại cho chuyên gia HSE kỹ năng hình thành phương pháp chuẩn bị kiểm tra, xây dựng checklist chi tiết hóa nhiệm vụ kiểm soát, làm việc với dữ liệu lớn, giao tiếp và xác định nguyên nhân gốc rễ, hình thành các biện pháp phòng ngừa cần thiết. Rất quan trọng là phải học cách chiến thắng những thói quen rập khuôn và tư duy "đó không phải việc của tôi", bắt đầu từ chính bản thân mình và nhận thức rằng, nếu không phải tôi thì là ai?