Tác giả: Irina Klimanova, Head of HSE Service — Rosatom Fiberglass
Quy trình thao tác chuẩn (sau đây gọi là SOP) là tài liệu mô tả trình tự các bước thực hiện một công việc cụ thể. Mục đích của SOP là đảm bảo an toàn, chất lượng công việc ổn định và sự thống nhất trong cách làm việc của nhân viên.
Lấy ví dụ từ công ty cổ phần "Rosatom Steklovolokno", có thể thấy SOP ghi chép chi tiết:
- tên công việc;
- tần suất thực hiện;
- vật tư và dụng cụ cần thiết;
- các bước hành động của nhân viên;
- yêu cầu về HSE và PPE;
- các rủi ro và biện pháp giảm thiểu.
Cách xây dựng SOP:
- Phân tích quy trình: nghiên cứu từng thao tác mà người lao động thực hiện. Chụp ảnh từng bước, đánh giá rủi ro. Để đánh giá và xếp hạng rủi ro theo phương pháp khi xây dựng SOP, một tab riêng trong tệp được sử dụng (tệp SOP được đính kèm với bài viết)
- Mô tả công việc: chỉ rõ từng bước người lao động làm gì, sử dụng dụng cụ nào và cách kiểm soát kết quả.
- Ghi nhận rủi ro: bên cạnh mỗi thao tác trong quy trình làm việc, ô tương ứng được tô màu theo mức độ rủi ro, đồng thời chỉ ra các mối nguy chính có thể ảnh hưởng trong bước đó.
- PPE: mỗi bước đều chỉ định PPE cụ thể có thể cần thiết cho bước đó, ví dụ: sử dụng găng tay bảo hộ hoặc nút bịt tai, v.v.
- Thống nhất và phê duyệt: tài liệu được phê duyệt bởi trưởng bộ phận và chuyên viên HSE, đồng thời có thể được thống nhất với các phòng ban khác nếu cần.
Những điều cần lưu ý:
- tất cả các hướng dẫn phải dễ hiểu và có tính ứng dụng thực tế;
- hình ảnh giúp tăng tính trực quan;
- quan trọng là phải chú ý đến các điểm an toàn then chốt;
- SOP phải được xem xét lại thường xuyên khi có thay đổi về công nghệ hoặc phát hiện rủi ro mới.
Quá trình xây dựng SOP không hề đơn giản, đòi hỏi khá nhiều thời gian và công sức. Trên thực tế, SOP nên được xây dựng bởi các trưởng bộ phận/phòng ban/chuyên viên am hiểu quy trình, nhưng đây không phải là yếu tố bắt buộc. Thậm chí một nhân viên không liên quan đến loại công việc đang thực hiện cũng có thể xây dựng SOP, tuy nhiên bản thảo cuối cùng phải được đưa cho nhân viên trực tiếp thực hiện công việc xem xét. Đôi khi, kinh nghiệm xây dựng SOP từ một người ngoài cuộc lại giúp phát hiện ra những rủi ro mà thoạt nhìn chưa được ghi nhận ở đâu.
Nếu bạn quyết định triển khai và xây dựng SOP tại doanh nghiệp của mình, cần xác định các công việc ưu tiên và lập danh sách dự kiến để xây dựng tài liệu trong năm, thống nhất trước với đồng nghiệp về thời hạn và sau đó mới bắt đầu công việc.
Để xác định các công việc ưu tiên, có thể chú ý đến các chỉ số sau:
- tần suất vi phạm quy định HSE khi thực hiện công việc;
- sự cố: sự cố suýt xảy ra (near-miss), chấn thương nhẹ, tai nạn lao động;
- tần suất thực hiện công việc: không có ý nghĩa gì khi xây dựng SOP cho những công việc chỉ thực hiện 2-3 lần một năm (ví dụ);
- công việc có mức độ nguy hiểm cao: vì đây là những công việc có rủi ro cao, nên việc xây dựng SOP cho loại công việc này có thể cần được ưu tiên.
SOP không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sản xuất và ngăn ngừa sự cố, mà tài liệu này còn là cơ sở tuyệt vời để đào tạo nhân viên. Do đó, một SOP được xây dựng bài bản không chỉ là hình thức, mà còn là một công cụ quan trọng để quản lý an toàn và hiệu quả lao động.