Các quy tắc ứng xử trong xã hội có thể tạo ra bầu không khí an toàn đáng tin cậy như thế nào?

Từ quy tắc đến niềm tin: sự tiến hóa trong vai trò của chuyên gia HSE

HSE hiện đại từ lâu đã không còn chỉ là một tập hợp các hướng dẫn và quy định. Ngày nay, đó là một hệ thống các mối quan hệ phức tạp, nơi yếu tố thành công then chốt là niềm tin giữa bộ phận HSE và các đơn vị sản xuất. Trong bài phát biểu của mình, Mikhail Zhiganov, Giám đốc bộ phận phát triển văn hóa an toàn của công ty Nornickel, đã phân tích chính xác cách thức các quy tắc ứng xử của chuyên gia HSE hình thành nên một bầu không khí đáng tin cậy và tại sao công việc hiệu quả lại không thể thiếu điều này.

Diễn giả lấy ví dụ từ công ty của mình để chỉ ra rằng hình ảnh "thanh tra giám sát" truyền thống không còn đáp ứng được những thách thức hiện đại. Thay vào đó phải là hình ảnh của một đối tác, người hỗ trợ và chuyên gia có khả năng xây dựng các cuộc đối thoại mang tính xây dựng. Nhưng làm thế nào để chuyển từ những kỳ vọng trừu tượng sang hành động cụ thể? Câu trả lời nằm ở việc tạo ra và áp dụng các quy tắc ứng xử rõ ràng, dễ hiểu, trở thành nền tảng cho bản sắc nghề nghiệp mới.

Tại sao chúng ta cần các quy tắc ứng xử?

Trong bối cảnh thay đổi liên tục và nhiễu loạn thông tin, con người phải đối mặt với vô số kỳ vọng: từ ban lãnh đạo, đồng nghiệp, cấp dưới. Như diễn giả lưu ý, điều này tạo ra một khối lượng nhận thức khổng lồ và có thể dẫn đến xung đột nội tâm. Các quy tắc ứng xử giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc:

• Giảm tải nhận thức. Các quy tắc rõ ràng hoạt động như một phương pháp heuristic — các thuật toán hành động được đơn giản hóa. Trong tình huống căng thẳng, chuyên gia không cần mất thời gian suy nghĩ xem phải làm gì — họ hành động theo một kịch bản đã được xác định trước. Điều này làm giảm lo âu và ngăn ngừa tình trạng tê liệt khi phải đưa ra lựa chọn.
• Hình thành bản sắc. Các quy tắc mang lại ý nghĩa cho hành động và giúp các chuyên gia nhận ra vai trò của họ trong công ty. Chúng tạo ra cảm giác thuộc về một cộng đồng nghề nghiệp với những giá trị chung.
• Đảm bảo tính dễ đoán. Mọi người thích sự nhất quán. Khi nhân viên sản xuất biết họ có thể mong đợi điều gì từ một chuyên gia HSE, mức độ tin tưởng dành cho người đó sẽ tăng lên đáng kể.

Làm thế nào để tạo ra các quy tắc hiệu quả?

Bài phát biểu đã xem xét chi tiết quá trình tạo ra và áp dụng các quy tắc ứng xử tại Nornickel. Nguyên tắc then chốt là các quy tắc không được áp đặt từ "trên xuống dưới". Chúng phải được chính các nhân viên xây dựng để trở thành của "chính mình" chứ không phải của "người khác".

• Cập nhật vấn đề. Bước đầu tiên là nhận thức được sự cần thiết phải thay đổi. Nhân viên cần hiểu tại sao các mô hình hành vi cũ không còn hiệu quả và tại sao cần có các quy tắc mới.
• Cùng nhau phát triển. Các quy tắc được tạo ra bởi các nhóm làm việc, được thảo luận và điều chỉnh. Tại Nornickel, quá trình này kết thúc bằng một cuộc bỏ phiếu quy mô lớn, dẫn đến việc phê duyệt 9 quy tắc cơ bản.
• Đắm chìm hoàn toàn. Phê duyệt các quy tắc chỉ là bước khởi đầu. Cần phải tổ chức các buổi đào tạo, các khóa huấn luyện nhập vai với việc phân tích các tình huống thực tế, để mọi người không chỉ học thuộc các quy tắc mà còn cảm nhận được chúng trong thực tế.
• Truyền đạt ra bên ngoài. Không chỉ nhân viên bộ phận HSE mà tất cả các đơn vị sản xuất đều phải biết về các quy tắc mới. Điều này tạo ra một hệ thống kỳ vọng và trách nhiệm lẫn nhau.

Đánh giá hiệu quả và giải quyết sự phản kháng

Bất kỳ sự thay đổi nào cũng không tránh khỏi sự phản kháng: từ phủ nhận và tức giận đến thương lượng và cuối cùng là chấp nhận. Diễn giả nhấn mạnh tầm quan trọng của việc làm việc liên tục với nhân viên, giải thích ý nghĩa và thể hiện tấm gương cá nhân của các nhà lãnh đạo.

Để đánh giá hiệu quả của việc áp dụng các quy tắc tại Nornickel, nhiều công cụ khác nhau được sử dụng: nhân viên tự đánh giá, xếp hạng bộ phận từ phía sản xuất, cũng như các cuộc khảo sát quy mô lớn về ý kiến của nhân viên. Kết quả cho thấy động lực tích cực: mức độ tin tưởng vào bộ phận HSE đang tăng lên và văn hóa an toàn đang chuyển sang một tầm cao mới.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Các sai lệch nhận thức ảnh hưởng như thế nào đến nhận thức về vai trò của chuyên gia HSE?
• Tại sao suy nghĩ và quy tắc của người khác lại kém hiệu quả hơn của chính mình?
• Làm thế nào để phát triển và áp dụng các quy tắc ứng xử được nhân viên chấp nhận?
• Những công cụ đánh giá hiệu quả thay đổi nào là rõ ràng nhất?
• Làm thế nào để giải quyết sự phản kháng của nhân viên khi áp dụng các tiêu chuẩn hành vi mới?