Hệ thống quản lý các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm

Từ biểu mẫu giấy đến văn hóa an toàn: sự tiến hóa trong việc quản lý các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm

Việc xây dựng một hệ thống hiệu quả để phát hiện và khắc phục các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm (near miss) là một bước phát triển tự nhiên của văn hóa an toàn tại bất kỳ cơ sở sản xuất nào. Việc chuyển đổi từ ghi nhận các sự cố chấn thương đã xảy ra sang chủ động xử lý các nguyên nhân gốc rễ không chỉ giúp giảm số lượng sự cố mà còn thu hút nhân viên tham gia vào quá trình quản lý rủi ro. Trong bài phát biểu của mình, Veronika Ulyanova, Giám đốc HSE của nhà máy Knauf Insulation tại Tyumen, chia sẻ kinh nghiệm thực tế về việc triển khai hệ thống này tại một doanh nghiệp có 129 nhân viên.

Diễn giả xem xét chi tiết hành trình của nhà máy từ những bước đầu tiên vào năm 2015 cho đến khi đạt được kết quả ấn tượng — hơn 1800 ngày không có chấn thương. Cốt lõi của thành công này là công việc có hệ thống với nền tảng của "kim tự tháp Heinrich" — các điều kiện và hành động nguy hiểm.

Cơ chế hoạt động của hệ thống: từ phát hiện đến khắc phục

Quy trình xử lý các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm, mà diễn giả gọi là "near miss", được xây dựng dựa trên một thuật toán hành động rõ ràng cho từng nhân viên. Nguyên tắc chính không chỉ là báo cáo vấn đề mà còn phải thực hiện các bước ban đầu để giảm thiểu nó.

• Hành động khẩn cấp: Khi phát hiện một tình huống nguy hiểm, nhân viên trước tiên phải đánh dấu, rào chắn hoặc, nếu trong khả năng của mình, loại bỏ mối đe dọa. Điều này hình thành trách nhiệm tại chỗ và ngăn chặn sự cố phát triển ngay lập tức.
• Thông tin đa cấp: Sử dụng hệ thống biểu mẫu giấy (ba tờ giấy tự sao chép với các màu khác nhau). Nhân viên điền vào biểu mẫu, mô tả vấn đề và các hành động đã thực hiện, sau đó chuyển cho người quản lý.
• Đánh giá và ủy quyền: Người quản lý đánh giá mức độ nguy hiểm và tính đầy đủ của các biện pháp đã thực hiện. Nếu cần thiết, họ sẽ thu hút các bộ phận liên quan để giải quyết triệt để vấn đề bằng cách chuyển cho họ một phần của biểu mẫu.
• Kiểm soát và phản hồi: Sau khi khắc phục, người thực hiện báo cáo lại cho người quản lý, người này sau đó sẽ thông báo cho nhân viên. Bộ phận HSE ghi nhận sự việc và kiểm soát thời hạn.

Vượt qua rào cản: sự quen mắt và chủ nghĩa hình thức

Việc triển khai bất kỳ hệ thống mới nào cũng không tránh khỏi sự phản kháng và những khó khăn khách quan. Bài phát biểu phân tích chi tiết các rào cản chính mà doanh nghiệp đã gặp phải.

• «Sự quen mắt»: Nhân viên quen với môi trường xung quanh và ngừng chú ý đến các mối nguy hiểm thường ngày. Giải pháp là đào tạo thường xuyên và tiến hành các cuộc đối thoại về an toàn.
• Sự miễn cưỡng «báo cáo»: Rào cản tâm lý khiến người lao động không muốn báo cáo về các hành động nguy hiểm của đồng nghiệp. Kết quả là, số liệu thống kê nghiêng về việc ghi nhận các điều kiện nguy hiểm (lỗi thiết bị, cơ sở hạ tầng).
• Xung đột với KPI sản xuất: Nỗi lo sợ rằng việc dừng quy trình để khắc phục rủi ro sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các chỉ số sản lượng.
• Cách tiếp cận hình thức: Do khối lượng công việc lớn, những người chịu trách nhiệm thực hiện có thể đóng các báo cáo mà không thực sự giải quyết vấn đề. Để chống lại điều này, một hệ thống kiểm soát nhiều bước và các cuộc họp thường xuyên để phân tích các rủi ro chưa được khắc phục đã được áp dụng.

Động lực và sự tham gia: làm thế nào để hệ thống hoạt động

Diễn giả chỉ ra qua ví dụ rằng việc chỉ thiết lập các KPI định lượng (ví dụ: "ít nhất 6 báo cáo mỗi năm từ mỗi người") là không đủ. Cách tiếp cận này có thể dẫn đến việc giảm sự tham gia của nhân viên vận hành, vì các kỹ sư (ITR) hoàn thành định mức nhanh hơn bằng cách phát hiện các rủi ro phức tạp hơn.

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp đã chia nhỏ các mục tiêu: người lao động giữ lại các KPI định lượng về phát hiện, trong khi ITR tập trung vào việc khắc phục vấn đề và tiến hành các cuộc đối thoại về an toàn. Ngoài ra, một hệ thống động lực vật chất đã được triển khai: lựa chọn báo cáo tốt nhất hàng tháng bởi một ủy ban và một cuộc xổ số hàng năm giữa tất cả các báo cáo được gửi với những giải thưởng giá trị.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để xây dựng một thuật toán hoạt động để ghi nhận và khắc phục near miss tại một doanh nghiệp nhỏ?
• Tại sao các KPI định lượng về phát hiện rủi ro có thể làm giảm sự tham gia của người lao động và làm thế nào để tránh điều này?
• Làm thế nào để vượt qua rào cản tâm lý của nhân viên không muốn báo cáo về các hành động nguy hiểm của đồng nghiệp?
• Những phương pháp động lực vật chất và phi vật chất nào thực sự hiệu quả để khuyến khích việc gửi báo cáo?
• Làm thế nào để tổ chức kiểm soát việc khắc phục các rủi ro đã phát hiện và tránh việc đóng các yêu cầu một cách hình thức?