Tháng An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp hoặc bắt đầu hành trình xây dựng văn hóa an toàn từ đâu

Từ hình thức đến an toàn tự giác: Tiền đề của sự chuyển đổi

Quản lý HSE trong một công ty bán lẻ lớn với mạng lưới logistics rộng khắp chắc chắn sẽ gặp phải vấn đề về quy mô. Khi công ty có hàng nghìn nhân viên làm việc tại hàng trăm cơ sở — từ các trung tâm phân phối khổng lồ đến các điểm giao nhận hàng nhỏ gọn — các hướng dẫn tiêu chuẩn không còn hiệu quả. Trưởng phòng HSE của công ty Lamoda, Anastasia Pozdnyakova, phân tích một trường hợp thực tế về việc vượt qua cách tiếp cận an toàn mang tính hình thức thông qua việc triển khai chương trình toàn diện «Tháng An toàn và Sức khỏe».

Yếu tố kích hoạt dự án là sự gia tăng số lượng chấn thương nhỏ trong bối cảnh tỷ lệ ghi nhận các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm (near-miss) giảm xuống. Việc điều tra sự cố chỉ mang tính cục bộ và các biện pháp khắc phục không được mở rộng ra toàn mạng lưới. Bài phát biểu xem xét chi tiết quá trình chuyển đổi sang chiến lược «không khoan nhượng với rủi ro», trong đó nhiệm vụ chính là thay đổi thái độ của nhân viên đối với sự an toàn và sức khỏe tinh thần của chính họ.

Cấu trúc của Tháng An toàn: Định dạng kết hợp và các kênh truyền thông

Không thể tiếp cận 14.000 nhân viên tại hơn 1.000 cơ sở bằng các phương pháp truyền thống. Diễn giả sử dụng ví dụ từ công ty của mình để chỉ ra cách xây dựng hệ thống truyền thông đa cấp, kết hợp các hoạt động trực tuyến và ngoại tuyến:

• Không gian thông tin thống nhất: tạo kênh HSE chuyên biệt trên ứng dụng nhắn tin nội bộ để thu thập sáng kiến và đăng bài viết, phát sóng các màn hình chờ theo chủ đề trên màn hình làm việc và màn hình tại các khu vực vận hành. Điều này giúp tiếp cận được những nhân viên không có quyền truy cập máy tính thường xuyên.
• Trực quan hóa tại chỗ: trang trí theo chủ đề cho các bảng thông tin tại khu vực uống cà phê và nhà ăn với chương trình sự kiện rõ ràng và hướng dẫn tham gia cho các nhóm nhân viên khác nhau.
• Công thái học không gian làm việc: trang bị thêm cho các khu vực nghỉ ngơi các thiết bị chuyên dụng (ghế massage, kén ngủ), điều này tác động trực tiếp đến việc giảm căng cơ cho nhân viên vận hành, những người phải đi bộ tới 20 km mỗi ca làm việc.

Dự án «Săn lùng rủi ro» và trò chơi hóa

Rào cản chính đối với việc ghi nhận rủi ro trước đây là quy trình quan liêu phức tạp. Trong khuôn khổ Tháng An toàn, quy trình này đã được đơn giản hóa triệt để: nhân viên chỉ cần mô tả mối nguy hiểm, đính kèm ảnh và chỉ định vị trí.

Để tăng cường sự tham gia, trò chơi «Thật hay Giả» đã được ra mắt, trong đó nhân viên được yêu cầu xác định các vi phạm trên các bức ảnh thực tế và mô phỏng về nơi làm việc. Mỗi báo cáo đều đi kèm với phản hồi bắt buộc từ bộ phận kỹ thuật về thời hạn khắc phục sự cố. Một hệ thống khen thưởng đã được áp dụng cho việc phát hiện các mối đe dọa tiềm ẩn nghiêm trọng nhất (ví dụ: nguy cơ quần áo bảo hộ bị cuốn vào các bộ phận quay của băng chuyền tại trung tâm phân phối).

Các tuần lễ theo chủ đề: Từ sức khỏe tinh thần đến ứng phó khẩn cấp

Chương trình của Tháng An toàn được chia thành các khối logic, mỗi khối giải quyết một nhiệm vụ cụ thể nhằm thay đổi mô hình hành vi của nhân viên.

• Tuần lễ Sức khỏe: các bài giảng kết hợp từ các chuyên gia trong ngành, phân tích trở kháng sinh học cơ thể cho nhân viên kèm theo tư vấn sau đó, cũng như hội thảo bàn tròn với ban lãnh đạo cấp cao về vai trò của thể thao trong sự nghiệp và cách chống lại tình trạng kiệt sức.
• Tuần lễ HSE: các khóa đào tạo thực hành về sơ cấp cứu, được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng bộ phận (ví dụ: sơ cứu ở vùng núi cho các đoàn làm phim). Một phần riêng biệt dành riêng cho việc đào tạo các nhà quản lý về các nguyên tắc của «văn hóa công bằng» (Just Culture), trong đó trọng tâm chuyển từ việc tìm kiếm người có lỗi sang phân tích các lỗi hệ thống trong quy trình kinh doanh.
• Tuần lễ An toàn phòng cháy chữa cháy: tiến hành các cuộc sơ tán đột xuất mà không báo trước cho giám đốc cơ sở, triển khai đội cứu hỏa và thực hành các kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP). Ngoài ra, các khóa đào tạo về an toàn phòng cháy chữa cháy trong sinh hoạt cũng được tổ chức nhằm hình thành thói quen bền vững bên ngoài nơi làm việc.

Kết quả có thể đo lường và vượt qua sự phản kháng

Việc triển khai một sáng kiến quy mô lớn đã vấp phải sự phản kháng như dự đoán: khó khăn trong việc thu hút mọi người tham gia các sự kiện ngoại tuyến và sự hoài nghi ban đầu của nhân viên. Tuy nhiên, công việc có hệ thống đã mang lại những chỉ số rõ rệt: số lượng báo cáo về các tình huống tiềm ẩn nguy hiểm tăng 20% và 90% các nhà quản lý bắt đầu tích cực tham gia vào việc điều tra sự cố, từ bỏ quan điểm «đó là công việc của bộ phận HSE».

Ngoài ra, kết quả kiểm toán an toàn nội bộ (thực tế và tài liệu) đã cải thiện trung bình 14% ở các bộ phận, điều này cho thấy sự chuyển đổi từ việc tuân thủ hình thức sang kiểm soát thực tế không gian làm việc.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tổ chức thu thập thông tin về rủi ro sao cho nhân viên muốn tham gia?
• Những công cụ trò chơi hóa nào thực sự hiệu quả trong việc nâng cao nhận thức của nhân viên về các vấn đề an toàn công nghiệp?
• Làm thế nào để thuyết phục các quản lý cấp trung rằng yếu tố con người chỉ là hệ quả, và nguyên nhân của sự cố cần được tìm kiếm trong hệ thống?
• Làm thế nào để tiến hành sơ tán đột xuất tại một cơ sở có hàng nghìn nhân viên mà không làm gián đoạn các quy trình kinh doanh quan trọng?
• Làm thế nào để đo lường hiệu quả của Tháng An toàn đã tổ chức và đánh giá tác động đối với văn hóa công ty?