Tháng An toàn và Sức khỏe Lao động, hay bắt đầu hành trình xây dựng văn hóa an toàn từ đâu

Từ tính hình thức đến an toàn có ý thức: Tiền đề của sự chuyển đổi

Quản lý an toàn lao động tại một doanh nghiệp bán lẻ lớn với mạng lưới logistics rộng khắp tất yếu sẽ đối mặt với bài toán quy mô. Khi công ty có hàng nghìn nhân viên làm việc tại hàng trăm cơ sở — từ các trung tâm phân phối khổng lồ đến các điểm nhận hàng nhỏ gọn — những hướng dẫn tiêu chuẩn không còn phát huy tác dụng. Trưởng phòng An toàn Lao động và Môi trường (HSE) của công ty Lamoda, Anastasiya Pozdnyakova, sẽ phân tích tình huống thực tế về việc khắc phục cách tiếp cận mang tính hình thức đối với an toàn thông qua triển khai chương trình toàn diện “Tháng An toàn và Sức khỏe”.

Yếu tố thúc đẩy khởi động dự án là sự gia tăng số lượng chấn thương nhỏ trong bối cảnh tỷ lệ ghi nhận các tình huống nguy hiểm tiềm ẩn (near-miss) sụt giảm. Việc điều tra sự cố chỉ mang tính cục bộ và các biện pháp khắc phục không được nhân rộng trên toàn mạng lưới. Bài trình bày đi sâu vào quá trình chuyển đổi sang chiến lược “không khoan nhượng với rủi ro”, trong đó nhiệm vụ trọng tâm là thay đổi thái độ của nhân sự đối với sự an toàn và sức khỏe tinh thần của chính họ.

Cấu trúc Tháng An toàn: Mô hình kết hợp và các kênh truyền thông

Việc tiếp cận 14.000 nhân viên tại hơn 1.000 cơ sở bằng các phương pháp truyền thống là điều bất khả thi. Lấy ví dụ từ chính công ty mình, diễn giả cho thấy cách xây dựng hệ thống truyền thông đa tầng kết hợp giữa hoạt động trực tuyến và trực tiếp:

• Không gian thông tin thống nhất: tạo kênh EHS chuyên biệt trên ứng dụng nhắn tin nội bộ để thu thập sáng kiến và đăng tải bài viết, phát các màn hình chờ theo chủ đề trên máy tính làm việc và màn hình tại các khu vực vận hành. Điều này giúp tiếp cận cả những nhân viên không sử dụng máy tính thường xuyên.
• Trực quan hóa tại chỗ: trang trí theo chủ đề các bảng thông tin tại khu vực pha chế cà phê và nhà ăn kèm chương trình sự kiện rõ ràng và hướng dẫn tham gia cho từng nhóm nhân sự khác nhau.
• Công thái học không gian làm việc: trang bị bổ sung các thiết bị chuyên dụng (ghế massage, kén ngủ) cho khu vực nghỉ ngơi, tác động trực tiếp đến việc giảm căng cơ cho nhân viên vận hành vốn phải đi bộ tới 20 km mỗi ca.

Dự án “Săn tìm rủi ro” và trò chơi hóa (Gamification)

Trước đây, rào cản chính trong việc ghi nhận rủi ro là quy trình hành chính phức tạp. Trong khuôn khổ Tháng An toàn, quy trình này đã được đơn giản hóa triệt để: nhân viên chỉ cần mô tả mối nguy, đính kèm hình ảnh và chỉ rõ vị trí.

Để tăng cường sự gắn kết, trò chơi “Thật hay Giả” đã được triển khai, trong đó nhân viên được yêu cầu nhận diện các vi phạm qua hình ảnh thực tế và dựng sẵn tại nơi làm việc. Mỗi báo cáo gửi về đều nhận được phản hồi bắt buộc từ bộ phận kỹ thuật về thời hạn khắc phục sự cố. Hệ thống khen thưởng cũng được áp dụng cho việc phát hiện những mối đe dọa nghiêm trọng nhưng khó nhận biết nhất (ví dụ: nguy cơ quần áo bảo hộ bị cuốn vào các bộ phận quay của băng chuyền tại trung tâm phân phối).

Các tuần lễ chuyên đề: Từ sức khỏe tinh thần đến ứng phó tình huống khẩn cấp

Chương trình của Tháng được chia thành các phần hợp lý, mỗi phần giải quyết một nhiệm vụ cụ thể nhằm thay đổi khuôn mẫu hành vi của nhân viên.

• Tuần lễ Sức khỏe: các buổi diễn thuyết kết hợp trực tuyến và trực tiếp của chuyên gia trong ngành, phân tích thành phần cơ thể bằng phương pháp trở kháng điện sinh học (BIA) kèm tư vấn sau đó cho nhân viên, cũng như tọa đàm bàn tròn với ban lãnh đạo cấp cao về vai trò của thể thao trong sự nghiệp và cách chống kiệt sức (burnout).
• Tuần lễ An toàn lao động: các buổi huấn luyện thực hành sơ cấp cứu được điều chỉnh theo đặc thù của từng bộ phận (ví dụ: sơ cứu ở địa hình đồi núi cho các đoàn quay phim). Một phần riêng biệt được dành để đào tạo cấp quản lý về nguyên tắc “Văn hóa công bằng” (Just Culture), nơi trọng tâm chuyển từ việc tìm người đổ lỗi sang phân tích các lỗi hệ thống trong quy trình kinh doanh.
• Tuần lễ An toàn phòng cháy chữa cháy: tổ chức diễn tập sơ tán đột xuất không báo trước cho giám đốc các cơ sở, triển khai đội hình chữa cháy và thực hành kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh liên tục (BCP). Ngoài ra, các buổi tập huấn về an toàn cháy nổ trong sinh hoạt cũng được tổ chức nhằm hình thành thói quen bền vững ngoài nơi làm việc.

Kết quả đo lường được và vượt qua sự kháng cự

Việc triển khai một sáng kiến quy mô lớn đã vấp phải sự kháng cự như dự đoán: khó khăn trong việc thu hút mọi người tham gia các sự kiện trực tiếp và tâm lý hoài nghi ban đầu của nhân viên. Tuy nhiên, quá trình làm việc có hệ thống đã mang lại những chỉ số ấn tượng: số lượng báo cáo về các tình huống nguy hiểm tiềm ẩn tăng 20%, và 90% quản lý bắt đầu tích cực tham gia điều tra sự cố, từ bỏ quan điểm “đó là việc của bộ phận an toàn lao động”.

Bên cạnh đó, kết quả kiểm toán an toàn nội bộ (cả về hiện trường và hồ sơ tài liệu) đã cải thiện trung bình 14% tại các bộ phận, cho thấy bước chuyển mình từ tuân thủ hình thức sang kiểm soát thực chất không gian làm việc.

Những điều bạn sẽ học được từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để tổ chức thu thập thông tin về rủi ro sao cho nhân viên chủ động muốn tham gia?
• Những công cụ trò chơi hóa (gamification) nào thực sự hiệu quả trong việc nâng cao khả năng quan sát và nhận diện rủi ro an toàn của nhân sự?
• Làm sao để thuyết phục các quản lý trực tiếp rằng yếu tố con người chỉ là hệ quả, còn nguyên nhân sự cố cần phải tìm ở hệ thống?
• Làm thế nào để tổ chức sơ tán đột xuất tại cơ sở có hàng nghìn nhân viên mà không làm gián đoạn các quy trình kinh doanh trọng yếu?
• Làm sao để đo lường hiệu quả của Tháng An toàn đã triển khai và đánh giá tác động của nó đến văn hóa công ty?