Einbindung von Auftragnehmern in digitale Lösungen des Auftraggebers

Einheitliche digitale Umgebung: Warum Auftragnehmer in eigene Systeme integriert werden sollten

Die Digitalisierung im HSE-Bereich beschränkt sich oft auf interne Unternehmensprozesse und lässt Auftragnehmer im „Papierzeitalter“ zurück. Dies führt zu einer erheblichen Kommunikationslücke: Papierberichte über Verstöße gehen auf der Baustelle verloren, die Genehmigung von Arbeitserlaubnissen verzögert sich um Tage, und das Top-Management des Auftragnehmers erfährt erst bei Strafkommissionen von systemischen Problemen. In diesem Webinar analysiert Rustam Azizov den Integrationsprozess von Auftragnehmern in eine einheitliche digitale Umgebung des Auftraggebers am Beispiel eines großen Industriekomplexes mit rund 10.000 Mitarbeitern.

Schrittweise Einbindung in HSE-Prozesse

Der Referent zeigt auf, wie die schrittweise Digitalisierung der Zusammenarbeit die Sicherheitskultur vor Ort verändert und die Transparenz der Arbeiten erhöht. Der Integrationsprozess umfasste drei Schlüsselbereiche:

• Audits und Beobachtungen. Die Anbindung der Auftragnehmer an ein automatisiertes System ermöglichte es, deren Management direkt über festgestellte Abweichungen zu informieren. Dies verhinderte Informationsverluste auf Ebene des Linienpersonals und reduzierte die Bearbeitungszeit für Feedback auf einen Tag.
• Untersuchung von Vorfällen. Auftragnehmer wurden zu vollwertigen Teilnehmern am elektronischen Dokumentenmanagement bei Untersuchungen. Nun sehen sie alle Anmerkungen der Kommission in Echtzeit, können schnell reagieren und Phasen abstimmen, ohne Papiere im Nachhinein physisch unterzeichnen zu müssen.
• Elektronische Arbeitserlaubnis. Die komplexeste Phase, die zunächst bei drei verschiedenen Organisationen pilotiert wurde. Das implementierte System bietet eine automatische Auswahl von Sicherheitsmaßnahmen in Abhängigkeit von den gemeldeten Risiken und Arbeitsarten und ermöglicht die schnelle Ausstellung von Erlaubnissen in Anlehnung an frühere.

Implementierungsbarrieren und technische Einschränkungen

Der Vortrag beleuchtet detailliert die Hindernisse, auf die ein Auftraggeber bei der Skalierung digitaler Lösungen unweigerlich stößt. Neben dem klassischen Widerstand gegen Veränderungen und dem Fehlen einer grundlegenden Infrastruktur (Computer und Internet) in den Baucontainern stellten die strengen Anforderungen der Informationssicherheit im Zusammenhang mit der Gewährung des Zugriffs externer Benutzer auf interne Datenbanken eine große Herausforderung dar.

Besondere Aufmerksamkeit wurde in der Diskussion dem Problem der elektronischen Signaturen gewidmet. Derzeit werden Arbeitserlaubnisse von den ausstellenden und genehmigenden Personen elektronisch unterzeichnet, während die zulassenden Personen und die direkten Ausführenden weiterhin handschriftliche Unterschriften verwenden. Ein vollständiger Verzicht auf Papier auf großen offenen Industriegeländen wird oft durch instabile Mobilfunkverbindungen gebremst. Der Referent merkt an, dass zur endgültigen Lösung dieses Problems der Aufbau privater Netzwerke (Private LTE) und die Ausstattung des Linienpersonals mit geschützten Tablets erforderlich sind.

Praktische Ergebnisse und Analytik

Der Übergang zur elektronischen Interaktion ermöglichte nicht nur eine Beschleunigung bürokratischer Verfahren, sondern wirkte sich auch direkt auf die Sicherheit des Produktionsprozesses aus. Die frühzeitige Überprüfung elektronischer Arbeitserlaubnisse durch Spezialisten des Auftraggebers führte zu einer Reduzierung der Arbeitsunterbrechungen aufgrund von Verstößen bei der Arbeitsplatzvorbereitung um 95 %. Darüber hinaus erhielten die Auftragnehmer ein praktisches Werkzeug zur eigenständigen Analyse ihrer systemischen Fehler und der Auftraggeber die Möglichkeit, eine aktuelle Heatmap der Kontrolle zu erstellen, um zu verstehen, in welchen Bereichen sich Arbeiten mit erhöhtem Risiko konzentrieren.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie überwindet man Barrieren der Informationssicherheit bei der Zulassung externer Organisationen zu Unternehmenssystemen?
• Wie hilft die elektronische Arbeitserlaubnis, die Anzahl der Arbeitsunterbrechungen auf der Baustelle präventiv zu reduzieren?
• Wie organisiert man den Prozess so, dass das Management des Auftragnehmers von Verstößen erfährt, bevor tatsächliche Vorfälle eintreten?
• Warum ist der vollständige Verzicht auf Papierunterschriften bei Arbeitserlaubnissen noch schwierig und welche Infrastrukturlösungen sind dafür erforderlich?
• Wie hilft die Automatisierung bei der Erstellung einer Heatmap zur Kontrolle von Auftragnehmern in Echtzeit?