Digitaler HSE-Partner: Schritt-für-Schritt-Tracker für das Auftragnehmermanagement im HSE-Bereich

Digitale Transformation im Auftragnehmermanagement

Das Management von Zehntausenden von Auftragnehmern ist ein komplexer Prozess, der mit hohen Risiken im Bereich HSE verbunden ist. Manuelle Kontrolle, papierbasierter Dokumentenfluss und der menschliche Faktor führen oft zu Informationsverlusten und einer geringeren Reaktionsfähigkeit bei der Entscheidungsfindung. In ihrem Vortrag erläutert Polina Didenko, Leiterin der Abteilung für HSE-Risikomanagement bei Gazprom Neft, wie die Digitalisierung hilft, diesen Prozess zu systematisieren und auf allen Ebenen transparent zu machen.

Vom manuellen Management zum „Digitalen Partner“

Um das Problem der Datentransparenz zu lösen, wurde der „Digitale HSE-Partner“ entwickelt – ein Schritt-für-Schritt-Tracker, der alle Rollen (vom Auftraggeber bis zum Auftragnehmer) in jeder Phase der Interaktion begleitet. Die Referentin zeigt an einem Beispiel, wie das System den Prozess von der Vertragsinitiierung bis zur Leistungsbewertung des Auftragnehmers automatisiert.

• Einheitlicher digitaler Raum: Gewährleistet Datentransparenz nach dem „Matroschka“-Prinzip – vom Objekt bis zur Geschäftsführung. Dies minimiert das Risiko von Dokumentenverlusten und Informationsverfälschungen.
• Zwei-Schlüssel-Prinzip: Bezieht die Produktionsabteilungen in HSE-Fragen ein, indem Maßnahmen sowohl vom HSE-Spezialisten als auch vom Vertragsbetreuer genehmigt werden müssen. Dies erhöht die Verantwortung und schließt einen rein formalen Ansatz aus.
• Automatisierung der Kontrolle: Das System erinnert selbstständig an anstehende Aufgaben, erstellt Anordnungen auf Basis von Checklisten und benachrichtigt die Verantwortlichen über festgestellte Abweichungen. Dies beschleunigt den Prozess der Mängelbeseitigung erheblich.

Risikobewertung und proaktive Maßnahmen

Ein entscheidender Schritt vor Arbeitsbeginn ist die HSE-Risikobewertung. Der Vortrag beleuchtet detailliert den Mechanismus zur Erstellung eines Risikoregisters im digitalen System. Experten gleichen im Vorfeld Dienstleistungsarten mit den Hauptrisiken des Unternehmens (dem „Sicherheitsrahmen“) ab, was als obligatorisches Minimum für den Auftragnehmer dient.

Darüber hinaus berücksichtigt das System die taktischen Risiken der Tochtergesellschaften, die operativen Risiken des Auftragnehmers selbst sowie die Lehren aus vergangenen Vorfällen. Auf Basis dieser Bewertung wird ein Plan für proaktive Maßnahmen entwickelt – Aktionen, die nicht im Vertrag vorgesehen sind, aber darauf abzielen, Risiken zu mindern oder das HSE-Managementsystem zu verbessern (z. B. die Organisation von Sportveranstaltungen für Mitarbeiter in abgelegenen Camps).

Ergebnisse der Implementierung und Übergang zur Partnerschaft

Die Einführung des digitalen Trackers hat die Reaktionsgeschwindigkeit bei HSE-Fragen deutlich erhöht und für Datentransparenz gesorgt. Die Leistungsbewertung des Auftragnehmers dauert nun nur noch wenige Minuten, und das System berechnet automatisch ein Rating auf Basis reaktiver und proaktiver Indikatoren.

Ein wichtiges Ergebnis war der Paradigmenwechsel in der Zusammenarbeit: vom „Auftraggeber-Auftragnehmer“-Modell hin zu einer „Partner-Partner“-Beziehung. Die Auftragnehmer erhielten Online-Zugriff auf ihre Leistungskennzahlen, was ihr Interesse an der Einhaltung von Sicherheitsanforderungen und der Umsetzung proaktiver Maßnahmen steigerte.

Was Sie in diesem Webinar lernen:

• Wie man den Prozess des Auftragnehmermanagements automatisiert und den papierbasierten Dokumentenfluss abschafft?
• Wie man Produktionsabteilungen mithilfe digitaler Tools in HSE-Fragen einbindet?
• Wie man eine effektive HSE-Risikobewertung gemeinsam mit dem Auftragnehmer durchführt?
• Welche proaktiven Maßnahmen von Auftragnehmern umgesetzt werden können, um das Sicherheitsniveau zu erhöhen?
• Wie man die Leistung von Auftragnehmern auf Basis digitaler Daten schnell und objektiv bewertet?