🛡️Safety: โครงการสังเกตการณ์ความปลอดภัย (UC RUSAL) | ตอนที่ 2

จงจำไว้ โฟรโด: เมื่อเจ้าก้าวลงสู่ถนน และหากเจ้าปล่อยให้เท้าพาไป ก็ไม่มีใครรู้ได้เลยว่าเจ้าจะถูกพัดพาไปที่ใด —  เจ.อาร์.อาร์. โทลคีน, «เดอะลอร์ดออฟเดอะริงส์»

1. วัฒนธรรมความปลอดภัยกินอะไรเป็นอาหารเช้า?

ในตอนแรกของบทความนี้ (https://hsedays.com/insights/safety-observations-rusal-part-1) เราได้พูดถึงหลักการ "ดวงตาที่เพียงพอ" และข้อได้เปรียบของหลักการนี้เมื่อเทียบกับโครงสร้างอันเข้มงวดของการตรวจสอบความปลอดภัย 3 ขั้นตอน

ผมคิดว่าตอนนี้คุณคงเข้าใจแล้วว่าทำไมเราถึงเลือกคำเชิญชวนให้ลงมือทำอย่างตรงไปตรงมาว่า "มองไปรอบตัวคุณ!" มาเป็นชื่อโครงการสังเกตการณ์ความปลอดภัยของเรา

ในตอนนั้น ทีมงานของเราในสายธุรกิจ Downstream ของ UC RUSAL ที่เพิ่งจัดตั้งขึ้นใหม่ ต้องเผชิญกับความท้าทายที่จริงจังอย่างมาก นั่นคือการสร้างความมั่นใจในกระบวนการผลิตที่น่าเชื่อถือและต่อเนื่อง โดยปราศจากการบาดเจ็บและอุบัติเหตุ ในสถานที่ปฏิบัติงานทั้งหมด 11 แห่ง ซึ่งกระจายอยู่ทั่วรัสเซียและต่างประเทศ

เราต้องสร้างระบบบริหารจัดการด้าน HSE ขององค์กรขึ้นมาทีละอิฐทีละก้อน และวางระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริงโดยอิงจากแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

โครงการ "มองไปรอบตัวคุณ" ได้กลายมาเป็นส่วนสำคัญในยุทธศาสตร์ของเรา (https://hsedays.com/insights/safety-acting-together-rusal)

สถานการณ์ในสถานที่ปฏิบัติงานของเราในช่วงเริ่มต้นทำงานเมื่อปี 2018 มีลักษณะเหมือนผ้านวมต่อชีฟอง โรงงานบางแห่งใช้การตรวจสอบ 3 ขั้นตอนแบบดั้งเดิม บางแห่งมีถึง 4 ขั้นตอน บางแห่งใช้วิธี "แผนผังการดำเนินงาน" และบางแห่งก็ไม่มีระบบการควบคุมดูแลอย่างเป็นระบบเลย

เราเข้าใจดีว่า การอนุมัติระเบียบข้อบังคับฉบับเดียวด้วยคำสั่งทางกฎหมายเป็นเรื่องที่ทำได้รวดเร็วและไม่ยากเย็นนัก แต่คำถามคือ สิ่งนี้จะเปลี่ยนแปลงอะไรในพื้นที่ทำงานของสถานประกอบการทั้ง 11 แห่งของเรา? และจะส่งผลต่อพฤติกรรมของคนงานและผู้บังคับบัญชาของพวกเขาอย่างไร?

กฎระเบียบมักจะดูเหมือนเป็นเส้นทางที่ง่ายดายสำหรับเรา ทว่านั่นเป็นเพียงแค่กระดาษ โดยตัวมันเองแล้ว ไม่สามารถทำให้การบริหารจัดการความปลอดภัยมีประสิทธิภาพขึ้นมาได้เลย

ดังที่นักปรัชญาการบริหารจัดการสมัยใหม่คนหนึ่งเคยกล่าวไว้ว่า "วัฒนธรรมทานกลยุทธ์เป็นอาหารเช้า"

💡 ในกรณีของเรา สิ่งที่ทานกลยุทธ์รวมถึงกฎระเบียบต่างๆ เป็นอาหารเช้า ไม่ใช่อะไรอื่น นอกจากวัฒนธรรมความปลอดภัยนั่นเอง

จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงปรัชญาของกระบวนการนี้ แต่จะทำอย่างไรล่ะ?

สถานการณ์เกือบจะเหมือนในนวนิยายของสองพี่น้อง Strugatsky: "ตรงหน้าเขามีทางแยกสามสาย และบนแต่ละสายมีข้อความเขียนไว้ว่า: 'เลี้ยวขวาจะเสียม้า เลี้ยวซ้ายจะ...' สรุปคือเป็นตัวเลือกมาตรฐานทั่วไป"

แล้วถ้าเป็นคุณ คุณจะเริ่มต้นจากตรงไหน?

2. เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว: การเดิมพันกับ Quick Wins

การเปลี่ยนแปลงในระดับนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย ดังนั้นเราจึงตัดสินใจเตรียมความพร้อมสำหรับการเริ่มต้นอย่างถี่ถ้วน และสร้างความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงานในสถานประกอบการต่างๆ

เพราะความสำเร็จของทุกสิ่งที่ตั้งใจไว้ขึ้นอยู่กับจุดนี้

💡  ผู้คนไม่ได้ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ตัวพวกเขาเอง แต่พวกเขาต่อต้านการถูกบังคับให้เปลี่ยนโดยไร้สิทธิ์มีเสียงในกระบวนการ — Richard Beckhard หนึ่งในผู้ก่อตั้งแนวคิดการพัฒนาองค์กร

เราต้องทำให้เพื่อนร่วมงานของเรา:

• เข้าใจทุกขั้นตอนถัดไปอย่างชัดเจน

• สร้างประสบการณ์ใหม่ๆ โดยค่อยๆ สลัดทิ้งแนวปฏิบัติที่ล้าสมัยและไร้ประสิทธิภาพ

• รู้สึกปลอดภัย และเห็นว่ารากฐานอันมั่นคงไม่ได้สูญหายไปจากใต้เท้าของพวกเขา

แนวคิดของเรานั้นง่ายมาก คือการจัดตั้งทีม "นำร่อง" ในแต่ละสถานประกอบการ และเริ่มการสังเกตการณ์ความปลอดภัยโดยสมาชิกในทีมทันที

เราไม่ได้มองหาแค่ผู้สนับสนุน แต่เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลงที่จะช่วยก้าวข้ามแรงเฉื่อยในองค์กร ทำให้การปรับเปลี่ยนโครงสร้างสามารถบริหารจัดการได้และเปี่ยมด้วยพลัง

โครงการนี้เราเรียกชื่อตามแนวคิดสากลว่า "Quick Wins" ผมเชื่อว่าหลายคนน่าจะเคยได้ยินเรื่องนี้มาบ้างแล้ว

ขอสรุปสาระสำคัญสั้นๆ: ตั้งแต่เริ่มการเปลี่ยนแปลง ให้ค้นหาและดำเนินการกับงานที่ง่าย ใช้ต้นทุนต่ำ แต่ให้ผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรม ณ ตอนนี้และตรงนี้ ในระยะนี้เราต้องการชัยชนะเหนืออันตรายแบบ "เรื้อรัง" ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่หยั่งรากลึกจนกลายเป็น "เอกลักษณ์" ของสภาพแวดล้อมการทำงานไปแล้ว

💡  ในทีมผู้ปฏิรูป จะต้องมีตัวแทนของผู้บริหารที่มีอิทธิพลมากพอ เพื่อไม่ให้พนักงานคนอื่นสามารถขัดขวางกระบวนการเปลี่ยนแปลงได้ — John Kotter ผู้สร้างแบบจำลองการบริหารการเปลี่ยนแปลงระดับคลาสสิก .

ทีมนำร่องของเรามีขนาดกะทัดรัด เพียง 4 ถึง 6 คน โดยโครงสร้างสมาชิกในทีมมีลักษณะประมาณนี้:

• ผู้อำนวยการฝ่ายเทคนิค (หัวหน้าทีม)

• หัวหน้าวิศวกรเครื่องกล

• หัวหน้าวิศวกรไฟฟ้า

• ผู้จัดการแผนกหรือหัวหน้าควบคุมงานระดับสูง

• ผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE

ความสมดุลของความเชี่ยวชาญเช่นนี้ช่วยตอบโจทย์หัวข้อสำคัญทั้งหมดได้:

• ความรวดเร็วในการดำเนินงาน: การตัดสินใจ ณ จุดตรวจการณ์ การจัดสรรทรัพยากรโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนอนุมัติอันยาวนาน

• ความเชี่ยวชาญทางเทคนิค: การระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาเกี่ยวกับอุปกรณ์ ระบบสาธารณูปโภค อาคาร และสิ่งปลูกสร้างได้อย่างแม่นยำ

• ความช่างสังเกตในกระบวนการผลิต: ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความเสี่ยงแฝงในเทคโนโลยีและขั้นตอนการทำงาน

• การสนับสนุนด้านระเบียบวิธี: การมีผู้เชี่ยวชาญด้าน HSE คอยให้คำแนะนำและการดูแลการทำงานของทีม

3. จากการกำกับดูแลสู่ภาวะผู้นำ

ข้อริเริ่ม "Quick Wins" ไม่ได้เข้ามาแทนที่ระบบควบคุม HSE เดิมของเรา แต่ถูกนำมาใช้ควบคู่กัน โดยมุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบขั้นตอนที่สามเพียงอย่างเดียว ช่วยเสริมความเข้มแข็ง และทำให้มีความยืดหยุ่นและมีพลังมากขึ้น:

1. ภาวะผู้นำที่สัมผัสได้: การเดินตรวจพื้นที่เปลี่ยนเป็นเครื่องมือที่มีชีวิตในการสร้างผลกระทบโดยตรงจากผู้บริหารระดับสูงของสถานประกอบการ

2. ความคล่องตัวแทนที่ระบบราชการ: การตรวจสอบขั้นตอนที่สามกลายเป็นศูนย์ปฏิบัติการเคลื่อนที่ โดยเพิ่มความถี่ในการเดินตรวจเป็นสัปดาห์ละครั้งหรือมากกว่านั้น จากเดิมที่เคยทำเพียง "เดือนละครั้ง"

3. ความชัดเจนในรูปแบบดิจิทัล: การบันทึกภาพถ่ายอันตรายที่พบและการแก้ไขที่เป็นข้อบังคับ ช่วยให้การทำงานมีความโปร่งใส และทำให้ผลลัพธ์ของทีมมีความเป็นวัตถุประสงค์มากที่สุด

4. การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นอย่างสร้างสรรค์แทนการจับผิด: ความเสี่ยงที่ตรวจพบและมาตรการแก้ไขจะถูกหารือ ณ จุดเกิดเหตุร่วมกับผู้บังคับบัญชาและพนักงานในแผนกที่เข้าตรวจ

5. การลงมือทันทีแทนการรออนุมัติ: อันตรายสำคัญทั้งหมดที่สามารถแก้ไขได้อย่างรวดเร็วโดยใช้งบประมาณค่าใช้จ่ายดำเนินงาน (OPEX) จะถูกนำไปจัดการทันที ขณะเดียวกัน มาตรการที่ต้องใช้เงินทุนเพิ่มเติมหรือระยะเวลาดำเนินการยาวนานจะไม่ถูกมองข้าม แต่จะถูกบันทึกและส่งเข้าสู่กระบวนการปกติ เพื่อไม่ให้แผน Quick Wins ปัจจุบันคั่งค้างด้วยงานที่ต้องใช้เวลานาน (ภาพที่ 1)

ภาพที่ 1. Quick Wins: ผังการวางแผนมาตรการแก้ไข

การประเมินประสิทธิผลใช้ตัวชี้วัด KPI สองตัวที่ส่งเสริมซึ่งกันและกัน:

1. จำนวนอันตรายที่พบต่อสมาชิกกลุ่มทำงานหนึ่งคน (รายการ/เดือน)

2. สัดส่วนอันตรายที่ได้รับการแก้ไข (%, สะสม)

เราต้องการขจัดวัฒนธรรมการกดดันด้วยโควตาตัวเลขที่สร้างบรรยากาศเป็นพิษ ดังนั้นเราจึงมุ่งเน้นไปที่ภาวะผู้นำและความคิดริเริ่มส่วนบุคคลของสมาชิกทีมในโรงงาน:

• กำหนดเป้าหมายไว้ในระดับต่ำสุด เพื่อใช้เป็นเพียงทิศทางในการดำเนินงานเท่านั้น

• เปลี่ยนจุดสนใจไปที่การติดตามแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของ KPI เป็นรายเดือน

• ยกเลิกการเชื่อมโยงตัวชี้วัดประสิทธิภาพกับระบบเงินโบนัส

เราเข้าใจดีว่า การสื่อสารเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจริงให้พนักงานทุกคนทราบตั้งแต่เริ่มต้นนั้นมีความสำคัญเพียงใด ไม่ว่าผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร โดยไม่มีการปิดบังหรือกล่าวเกินจริง

💡   หากปราศจากชัยชนะในระยะสั้น ผู้คนจำนวนมากจะยอมแพ้ หรือเข้าร่วมกับกลุ่มผู้ต่อต้านการเปลี่ยนแปลงอย่างแข็งขัน — John Kotter ผู้สร้างแบบจำลองการบริหารการเปลี่ยนแปลงระดับคลาสสิก

ดังนั้น เราจึงบันทึกผลสำเร็จ Quick Wins ทั้งหมดลงในแผ่นประชาสัมพันธ์ "ก่อน - หลัง" (ภาพที่ 2) และใช้เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนแคมเปญการสื่อสารที่กระชับแต่ทรงพลัง

ภาพที่ 2. แผ่นประชาสัมพันธ์แจ้งข่าวสารการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

แน่นอนว่าการดำเนินโครงการ "Quick Wins" ทำให้เกิดข้อมูลจำนวนมากและต่อเนื่อง เพื่อจัดการกับข้อมูลมหาศาลนี้ เราต้องการเครื่องมือ IT ที่ใช้งานง่ายและสะดวก

ในช่วงเริ่มต้น เครื่องมือที่มีอยู่ใกล้มือถือว่าเพียงพอแล้ว:

• ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ส่วนกลาง

• ไฟล์ Excel ที่พัฒนาขึ้นเป็นพิเศษพร้อมระบบอัตโนมัติด้วย VBA (Visual Basic for Applications)

โซลูชันที่เรียบง่าย — และไม่มีค่าใช้จ่ายเหล่านี้ — สามารถตอบสนองฟังก์ชันการทำงานที่เราต้องการได้เกือบทั้งหมด:

• ขจัดความวุ่นวายในการโต้ตอบผ่านอีเมลและไฟล์ที่กระจัดกระจาย

• ช่วยตรวจสอบความถูกต้องของการสังเกตการณ์และควบคุมคุณภาพ

• ช่วยประมวลผลการวิเคราะห์ข้อมูลและติดตาม KPI แบบอัตโนมัติ

• ช่วยสร้างรายงานที่จำเป็นในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา

4. ผลลัพธ์แรกเริ่ม — ทุกอย่างเป็นไปตามแผน

ข้อริเริ่ม "Quick Wins" ส่งผลลัพธ์ที่น่าสนใจให้แก่เรา (ตาราง)

เพียงช่วงเวลาสามเดือน ทีมนำร่องขนาดเล็กของเราสามารถค้นพบและแก้ไขอันตรายได้เกือบเท่ากับที่หัวหน้างานและผู้บริหารสายงานทั้งหมดในโรงงานทำได้ตลอดทั้งปีก่อนหน้า โดยมีความต่างเพียง 16% เท่านั้น

ในโครงสร้างภาพรวม หมวดหมู่อันตรายที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

• การดูแลความสะอาดและความเป็นระเบียบของพื้นที่ทำงาน

• ความปลอดภัยทางไฟฟ้า

• การสัญจรของพนักงาน

• ความปลอดภัยด้านอัคคีภัย

• ความปลอดภัยของเครื่องจักรและอุปกรณ์

• ชิ้นส่วนที่หมุนและเคลื่อนที่ของกลไก

นอกจากนี้ อันตรายทุกๆ 1 ใน 6 รายการ (17%) จัดเป็นความเสี่ยงที่มีโอกาสเกิดอุบัติเหตุถึงแก่ชีวิต

คุณอาจจะพูดว่า "เป็นไปไม่ได้หรอกที่ทุกอย่างจะราบรื่นขนาดนั้น!" — และคุณก็พูดถูกแล้ว

การละทิ้งความคุ้นเคยหลายปีในการ "ติ๊กเครื่องหมายถูก" ในสมุดบันทึกการตรวจสอบนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับผู้ปฏิบัติงานบางคน เราต้องช่วยให้พวกเขาตระหนักว่า บทบาทของพวกเขาในตอนนี้กลายเป็นหัวใจสำคัญ — และนั่นคือบทบาทของผู้นำ

เรารับมือกับโจทย์นี้ได้สำเร็จโดยใช้เครื่องมือเพิ่มเติมสองประการ:

• การตรวจสอบความถูกต้องและการควบคุมคุณภาพการสังเกตการณ์ รวมถึงการคัดออกหากพบสิ่งบ่งชี้ว่าข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ

• การประเมินผลงานส่วนบุคคลของสมาชิกในการบรรลุผลลัพธ์รวมของทีมอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อสรุปผลลัพธ์ ผู้บริหารสายธุรกิจยอมรับว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้รับการบรรลุผลสำเร็จ จากทั้งสามทีมที่ชนะเลิศ ทีมอันดับหนึ่งได้รับคำชมเชยเป็นพิเศษและสมาชิกได้รับรางวัลเป็นเงินตอบแทน

อย่างไรก็ตาม ความสำเร็จหลักของเรา อยู่ที่จุดอื่น: สมาชิกทุกคนในโครงการ "Quick Wins" สามารถมองเห็นตัวเองและกระบวนการทำงานที่คุ้นเคยในมุมมองใหม่ พวกเขามั่นใจในประสิทธิผลของการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น ได้ทดสอบและเสริมสร้างทักษะการปฏิบัติงานของตนเอง

ประสบการณ์ที่มีค่าไม่แพ้กันนี้ยังตกเป็นของทีม HSE ของเรา เราค้นพบทางออกสำหรับประเด็นที่ซับซ้อนที่สุดในด้านระเบียบวิธีและการจัดองค์กรกระบวนการ ซึ่งช่วยให้เราเข้าใจอย่างชัดเจนว่าต้องการฟังก์ชันใดในระบบ IT ขององค์กรในอนาคต

คุณน่าจะเดาออกแล้วว่า ในขณะที่ดำเนินการโครงการ "Quick Wins" เรากำลังเตรียมพร้อมสำหรับการเปิดตัวโครงการบริหารจัดการเต็มรูปแบบไปพร้อมๆ กัน

ดังนั้น การสังเกตการณ์ความปลอดภัยของเราจึงเริ่มต้นขึ้นตามปกติ ทุกทีมได้ปฏิบัติภารกิจของตนอย่างเรียบร้อยและดำเนินไปด้วยดี

ขอสรุปประเด็นไว้แต่เพียงเท่านี้ก่อน

*   *   *

ในตอนต่อไปของบทความ — จะกล่าวถึงโครงการ "มองไปรอบตัวคุณ" ของเรา:

• ทำไมสิ่งนี้ถึง ไม่ใช่ แค่ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ (หรืออย่างน้อยก็ไม่ได้มีเพียงแค่นั้น)

• ทำไมเราถึงจำเป็นต้องมี "วัตถุประสงค์การควบคุม"

• มีการกระจายความรับผิดชอบส่วนบุคคลอย่างไร

• การสร้างแรงจูงใจแบบก้าวหน้าเพื่อการทำงานที่ปลอดภัยคืออะไร

• และยังมีเรื่องอื่นๆ อีก...

โปรดติดตามตอนต่อไป

ห้ามพลาด!