Dịch vụ PPE: Ứng dụng di động đã thay đổi quy trình cung cấp PPE như thế nào

Từ hệ thống phức tạp đến sự tiện lợi trên thiết bị di động

Các hệ thống ERP truyền thống như SAP có chức năng mạnh mẽ, nhưng thường phức tạp và không trực quan đối với nhân viên bình thường. Trong bối cảnh hầu hết các công việc hàng ngày được giải quyết qua điện thoại thông minh, việc chuyển quy trình cung cấp thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) sang không gian di động là một bước đi hợp lý. Natalia Pryadnikova, Trưởng phòng Cung cấp PPE của công ty Nornickel, chia sẻ kinh nghiệm triển khai ứng dụng di động "Dịch vụ PPE", kết hợp kế toán nhân sự và tài chính, giúp quy trình trở nên minh bạch và thuận tiện cho tất cả các bên tham gia.

Kiến trúc và chức năng của "Dịch vụ PPE"

Được phát triển trong hệ thống nội bộ của công ty, ứng dụng tích hợp các mô-đun kế toán nhân sự và vật tư của SAP ERP. Bảo mật dữ liệu cá nhân được đảm bảo bằng mã hóa kép đầu cuối trong mạng nội bộ khép kín của công ty. Dịch vụ được chia thành hai mô-đun chính:

• Mô-đun quản lý: cung cấp công cụ trực tuyến để kiểm soát việc trang bị PPE cho nhóm theo thời gian thực. Người quản lý xem được hồ sơ nhân viên, trạng thái cấp phát và thời hạn thay thế, cho phép phản ứng nhanh chóng với nhu cầu của nhóm.
• Mô-đun nhân viên: hoạt động như một tài khoản cá nhân, nơi có sẵn lịch sử cấp phát, thông tin về định mức và thời hạn thay thế. Nhân viên có thể cập nhật kích cỡ quần áo (giới hạn cộng trừ một size), để lại phản hồi về chất lượng PPE và liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ.

Tác động đến văn hóa sản xuất và hiệu quả

Việc triển khai dịch vụ kỹ thuật số đã thay đổi thái độ đối với an toàn HSE, biến nó không chỉ là một yêu cầu hình thức mà còn là một quy trình hàng ngày dễ hiểu. Diễn giả lưu ý rằng ứng dụng đã nâng cao trách nhiệm cá nhân và sự tham gia của nhân viên, cung cấp cho họ một kênh phản hồi đơn giản. Đổi lại, ban quản lý không chỉ nhận được những số liệu thống kê khô khan mà còn có những phản hồi thực tế từ hiện trường.

Kết quả thực tế của việc triển khai khẳng định tính hiệu quả của phương pháp này:

• Thời gian chờ nhận PPE tại kho giảm gần một nửa nhờ khả năng lập danh sách trước.
• Mức độ tích cực sử dụng hệ thống của nhân viên tăng 30%, cho thấy động lực được nâng cao.
• Khối lượng hàng tồn kho có vấn đề giảm 68% nhờ tối ưu hóa việc hạch toán và quản lý.
• Mức độ hài lòng với quy trình cung cấp PPE đạt 4,2 trên 5 điểm.

Kế hoạch phát triển và mở rộng

Tại thời điểm thuyết trình, có 10.000 người dùng đang hoạt động được kết nối với dịch vụ và kế hoạch là tiếp cận 80.000 nhân viên trên tất cả các bộ phận của công ty. Việc phát triển thêm các chức năng bao gồm triển khai các mô-đun tự đào tạo về cách sử dụng PPE đúng cách, hệ thống đặt lịch hẹn trước tại kho để giảm thiểu xếp hàng, cũng như các công cụ dự báo nhu cầu PPE theo kích cỡ để tối ưu hóa hàng tồn kho.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách tích hợp ứng dụng di động với hệ thống ERP hiện có (ví dụ: SAP) mà không bị mất dữ liệu?
• Số hóa quy trình cấp phát PPE làm giảm thời gian chờ đợi tại kho và giảm lượng hàng tồn kho kém thanh khoản như thế nào?
• Cách tổ chức phản hồi hiệu quả từ nhân viên về chất lượng và sự thoải mái của PPE?
• Những chức năng nào của ứng dụng di động giúp người quản lý kiểm soát việc trang bị thiết bị bảo hộ cho nhóm?
• Cách giải quyết vấn đề thiếu điện thoại thông minh hoặc internet tại nơi làm việc khi triển khai các dịch vụ kỹ thuật số?