Fremdfirmen - eine besondere Risikozone

Kontext: Warum Fremdfirmen eine besondere Risikozone bleiben

Das HSE-Management von Fremdfirmen ist eine der komplexesten Aufgaben für jedes Unternehmen. In der Regel ist das Niveau der Sicherheitskultur bei den eigenen Mitarbeitern höher als bei den beauftragten Fremdfirmen, die ihre eigene Mentalität und eigene Ansätze zum Arbeitsschutz mitbringen. In diesem Webinar analysieren die Referenten Irina Tsvetkova und Nikita Wildt praktische Instrumente zur Integration von Fremdfirmen in das unternehmerische Sicherheitssystem, teilen gewonnene Erkenntnisse und zeigen, wie man ein transparentes Bewertungs- und Kontrollsystem aufbaut.

Risikoorientierter Ansatz bei der Auswahl von Fremdfirmen

Der Referent beleuchtet detailliert den Prozess der Planung von Vertragsbeziehungen und die Wahl der Vertragsart in Abhängigkeit von der Spezifik der erbrachten Dienstleistungen. Im Unternehmen werden drei Hauptmodelle unterschieden:

• Arbeit nach Standards des Auftraggebers: Wird für Reparatur-, Bau- und Montagearbeiten mit erhöhtem Risiko angewendet. Die Fremdfirma unterwirft sich vollständig den Anforderungen des Sicherheitssystems des Unternehmens.
• Abgestimmte Systeme: Der Dienstleister (z. B. im Bereich Gütertransport oder Rohstofflieferung) arbeitet in seinem eigenen HSE-System, das in Schlüsselfragen mit den Ansätzen des Auftraggebers synchronisiert ist.
• Arbeit nach Gesetzgebung: Wird für Dienstleistungen mit geringem Risiko (Kurierdienste, externe Veranstaltungen) genutzt, bei denen die Einhaltung der grundlegenden gesetzlichen Anforderungen ausreicht.

Diese Unterteilung ermöglicht es, angemessene Anforderungen an verschiedene Kategorien von Fremdfirmen zu stellen und diejenigen, deren Tätigkeit keine hohen Risiken birgt, nicht mit übermäßigen Prüfungen zu überlasten.

Prä-Tender-Bewertung und Checklisten

Ein wichtiges Element des Systems ist das Verfahren zur Anwendung von Audit-Checklisten. In der Ausschreibungsphase wird ein risikoorientierter Ansatz verfolgt: Die Wahl der Checkliste hängt von der Häufigkeit der Dienstleistungserbringung, der potenziellen Schwere möglicher Vorfälle und der Anzahl der eingesetzten Personen ab. Die Bewertung umfasst nicht nur finanzielle Kennzahlen, sondern auch eine tiefgehende Analyse des Sicherheitssystems der Fremdfirma. Das Vorhandensein kritischer Abweichungen (z. B. Verletzung grundlegender gesetzlicher Anforderungen) kann ein blockierender Faktor für die Zulassung zur Ausschreibung sein.

Schulung und Arbeitsfreigabe: Von der Formalität zur Achtsamkeit

In der Präsentation wird der Prozess der Zulassung von Fremdfirmen auf das Werksgelände detailliert betrachtet. Der Referent betont, dass es sinnlos ist, die Einhaltung von Regeln zu fordern, wenn man den Menschen nicht das nötige Wissen vermittelt. Daher wird die Einführungsunterweisung durch eine umfassende Schulung zu den grundlegenden Sicherheitsstandards des Unternehmens ergänzt.

Das wichtigste Instrument zur Kontrolle des Wissenserwerbs ist ein obligatorischer Test. Die Fremdfirma wird erst zur Arbeit zugelassen, wenn jeder Mitarbeiter die Fragen der Checkliste richtig beantwortet hat. Dabei beschränkt sich der Prozess nicht auf ein formales Bestehen: Bei Fehlern wird das Material unter Beteiligung eines HSE-Spezialisten und des Bauleiters der Fremdfirma zusätzlich durchgearbeitet.

Automatisierung von Audits und Kontrolle während der Arbeit

Für die tägliche Kontrolle der Arbeitsausführung wird ein automatisiertes System (SUP/LITUM) verwendet, in das die Audit-Checklisten hochgeladen sind. Dies ermöglicht:

• Weg von der Papierroutine: Koordinatoren und HSE-Spezialisten geben die Daten direkt in das System ein.
• Daten zeitnah analysieren: Die Möglichkeit, Statistiken für jeden beliebigen Zeitraum zu exportieren, hilft dabei, systematische Verstöße schnell zu erkennen und die Arbeit anzupassen.
• Ein Ranking der Fremdfirmen erstellen: Die Audit-Ergebnisse beeinflussen die Gesamtbewertung des Unternehmens bei der Entscheidung über eine Vertragsverlängerung.

Einbindung und Motivation von Fremdfirmen

Der Referent zeigt an einem Beispiel, dass ein effektives Fremdfirmenmanagement ohne deren Einbindung in die unternehmerische Sicherheitskultur unmöglich ist. Die Sicherheitsindikatoren der Fremdfirmen sind in die allgemeinen KPIs des Unternehmens integriert. Führungskräfte von Fremdfirmen werden zu Leadership-Schulungen eingeladen, nehmen an HSE-Tagen und gemeinsamen Besprechungen teil, bei denen die Arbeitsergebnisse unter Beteiligung der obersten Werksleitung diskutiert werden. Dies schafft ein gemeinsames Verständnis für die Bedeutung sicherer Arbeit.

Lehren aus der Krise: Der Preis von Managementfehlern

Von besonderem Wert ist die ehrliche Analyse von Fehlern. Der Referent teilt einen Fall, bei dem während der Pandemie ein Teil der HSE-Spezialisten und Koordinatoren ins Homeoffice versetzt wurde, während die Fremdfirmen ihre Tätigkeit auf dem Gelände fortsetzten. Die verringerte Kontrolle führte zu einem Anstieg der Unfallzahlen. Diese Lektion zwang das Unternehmen, die Ressourcenverteilung zu überdenken, den Fokus auf Audits zu verstärken und die Schulung für alle Mitarbeiter von Fremdfirmen zu 100 % obligatorisch zu machen.

Spezifik des massenhaften Einsatzes von Fremdfirmen (Erfahrungen von „Ackermann Cement“)

Nikita Wildt ergänzt das Thema und berichtet über Erfahrungen bei saisonalen Generalüberholungen, wenn sich gleichzeitig Hunderte von Fremdfirmen unterschiedlicher Profile auf dem Gelände befinden. Unter solchen Bedingungen wird die direkte Kommunikation zum wichtigsten Instrument: die gemeinsame Analyse von Arbeitsausführungsplänen und die Identifizierung von Risiken im Dialog mit den Führungskräften und Ingenieuren der Fremdfirmen. Das unterschiedliche Niveau der Sicherheitskultur erfordert einen differenzierten Ansatz für jede Gruppe von Auftragnehmern.

Was Sie in diesem Webinar lernen werden:

• Wie differenziert man die Anforderungen an Fremdfirmen je nach Risikoniveau ihrer Arbeiten?
• Wie baut man ein System zur Prä-Tender-Bewertung auf und welche Kriterien sollten blockierend wirken?
• Wie organisiert man eine effektive Schulung und Prüfung von Fremdfirmenmitarbeitern vor Arbeitsbeginn?
• Wie automatisiert man den Audit-Prozess und nutzt die gewonnenen Daten zur Bewertung von Fremdfirmen?
• Wie bindet man die Führungskräfte von Fremdfirmen in die Entwicklung der Sicherheitskultur an Ihrem Standort ein?