Chương trình Quan sát An toàn (UC RUSAL) — Phần 1
Ở đây, bạn biết đấy, phải chạy hết sức mình chỉ để giữ nguyên một chỗ. Còn nếu muốn đến nơi khác, bạn phải chạy nhanh ít nhất gấp đôi!
Lewis Carroll, "Alice ở xứ sở trong gương"
Nhân viên trốn tránh các đợt kiểm tra? Xung quanh đầy rẫy mối nguy nhưng mọi người đã quá quen thuộc? Sổ sách kiểm tra phủ bụi chờ thanh tra nhà nước?
Làm thế nào để việc kiểm soát an toàn đạt hiệu quả, chuyển sang đánh giá an toàn dựa trên hành vi, rồi tiến tới tương lai — giám sát chủ động bằng AI và quản lý rủi ro tự động?
Tại Khối Downstream của UC RUSAL, chúng tôi đã đi qua một phần đáng kể trên hành trình này.
Từ bỏ kiểm tra 3 cấp trên giấy tờ, chúng tôi đã tái tư duy và hiện đại hóa phương pháp truyền thống dựa trên các thực hành tốt nhất của quốc tế.
Quy mô: 11 doanh nghiệp (khoảng 8 nghìn lao động).
Thời gian thực hiện: khoảng 4 năm.
Đội ngũ thực hiện: đội ngũ HSE của chúng tôi và các chuyên gia IT nội bộ.
Ngân sách: mang tính tượng trưng.
1. Mô hình kinh điển
Hệ thống kiểm tra an toàn lao động nhiều cấp đã xuất hiện tại Liên Xô vào cuối những năm 1960 – đầu những năm 1970.
Nền tảng phương pháp luận thống nhất và sự công nhận chính thức đạt được khi ban hành "Hướng dẫn phương pháp tổ chức kiểm tra an toàn lao động 3 cấp", được Bộ phận An toàn Lao động thuộc VTsSPS phê duyệt ngày 02/07/1981.
Nguyên tắc cốt lõi của mô hình này vẫn tồn tại đến nay, đó là phân chia khu vực trách nhiệm và quy định tần suất kiểm tra tại vị trí làm việc (Hình 1).
Hình 1. Sơ đồ kiểm tra 3 cấp
Bản chất của phương pháp này là quản lý cấp cao hơn không chỉ kiểm tra vị trí làm việc mà còn đánh giá chất lượng kiểm soát ở các cấp phía dưới.
Kết quả kiểm tra được ghi vào sổ giấy, còn kết quả các đợt kiểm tra của cấp giám đốc được lập thành biên bản và quyết định của doanh nghiệp.
Sau đó xuất hiện các phiếu phạt xé rời. Phiếu đầu tiên bị thu hồi của người lao động có nghĩa là nhắc nhở, phiếu thứ hai sẽ dẫn đến cắt thưởng và xử lý kỷ luật…
Ưu điểm của mô hình truyền thống:
Sự tham gia: có sự tham gia của quản lý trực tiếp ở mọi cấp.
Phòng ngừa chủ động: kịp thời phát hiện và loại bỏ các mối nguy.
Hạn chế nghiêm trọng:
Động lực tiêu cực: kiểm tra mang tính thanh tra ("đến - thấy - phạt") khuyến khích việc che giấu sự cố.
Khoảng cách quản lý: thiếu sự tham gia của công nhân trực tiếp.
Tập trung lệch hướng: sự chú ý tập trung vào hiện vật và môi trường làm việc, hành vi của con người ít được theo dõi.
Giao tiếp một chiều: thiếu sự trao đổi cởi mở, phi chính thức và hai chiều với nhân viên.
Gánh nặng thủ tục: quá nhiều công việc sổ sách mang tính hình thức.
Mù thông tin: cực kỳ khó thu thập và hệ thống hóa dữ liệu phân tích, tính minh bạch của các hành động khắc phục thấp, không thể giám sát kịp thời.
Nhờ tính đơn giản, hệ thống kiểm tra nhiều cấp vẫn tiếp tục được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp nội địa.
Tại Nga, mô hình này có thể được coi là tiền thân của hệ thống quan sát an toàn hiện đại. Rõ ràng nó đã tụt hậu so với tốc độ phát triển của doanh nghiệp và công nghệ hiện đại, rất cần được làm mới.
Tình hình trở nên phức tạp hơn khi tại doanh nghiệp song song tồn tại các hệ thống bắt buộc khác:
Kiểm soát sản xuất về an toàn công nghiệp.
Kiểm soát phòng cháy chữa cháy.
Kiểm soát vệ sinh dịch tễ trong sản xuất.
Kiểm soát môi trường trong sản xuất.
2. Thêm mắt quan sát không bao giờ thừa
Trong thực tiễn quốc tế, một phương pháp khác được áp dụng gọi là "Quan sát An toàn". Phương pháp này xuất hiện vào những năm 1970–1980 và nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi.
💡Quan sát An toàn (Safety Observations) là việc chủ động theo dõi và đánh giá tình huống ngay trong quá trình làm việc.
Bản chất của phương pháp được thể hiện qua năm nguyên tắc cốt lõi:
Sự tham gia: quan sát an toàn là trách nhiệm của mọi người.
Tập trung vào con người: trọng tâm là hành vi của người lao động.
Kịp thời: phát hiện mối nguy — hành động ngay lập tức.
Mang tính xây dựng: đối thoại chân thành với công nhân giúp củng cố niềm tin.
Khách quan: loại bỏ nguyên nhân gây nguy hiểm chứ không quy kết trách nhiệm cá nhân.
Kết quả quan sát được ghi nhận trên thẻ giấy hoặc định dạng kỹ thuật số — việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào mức độ chuyển đổi số của doanh nghiệp và đặc thù vị trí làm việc.
Một trong những giải pháp thương mại phổ biến đầu tiên trong lĩnh vực này là chương trình STOP® (Safety Training Observation Program) của tập đoàn DuPont. Chương trình hướng tới việc phát triển cho nhân viên và quản lý các kỹ năng thực hành phát hiện hành vi nguy hiểm, điều kiện nguy hiểm và phản ứng đúng đắn.
Ngày nay, phương pháp luận này được biết đến rộng rãi là đánh giá an toàn dựa trên hành vi và là minh chứng thực tế sinh động của khái niệm Behavior-Based Safety (BBS) — quản lý an toàn dựa trên hành vi.
💡Định luật Linus: khi có đủ số lượng mắt quan sát, mọi lỗi đều lộ rõ trên bề mặt.
Quan sát an toàn được tạo ra như một công cụ cung cấp "đủ số lượng mắt quan sát", thu hút đông đảo nhân viên tham gia phòng ngừa sự cố.
3. Mã văn hóa
Dù việc kiểm soát an toàn tại doanh nghiệp diễn ra thế nào, nó vẫn ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên của bạn:
Định hình mô hình hành vi của họ.
Định hướng tư duy và các quyết định được đưa ra.
Hình thành thái độ tập thể đối với các vấn đề an toàn.
Cơ chế kiểm soát an toàn không chỉ là công cụ quản lý, mà là một bản phản ánh chính xác văn hóa doanh nghiệp của bạn. Nếu công cụ áp dụng không phù hợp với văn hóa hiện hữu, người lao động sẽ đào thải nó.
Hãy cùng nhìn vào đường cong Bradley (Hình 2). Mô hình kiểm tra 3 cấp truyền thống nằm hoàn toàn ở giai đoạn "Phụ thuộc" trong sự phát triển văn hóa an toàn.
Hình 2. Sự tiến hóa của các phương pháp kiểm soát an toàn
Nếu giữ nguyên mọi thứ, công cụ này sẽ trở thành rào cản lớn cho việc cải tiến hệ thống và phát triển. Do đó, nhiệm vụ của chúng ta là làm sao để nó không cản trở mà hỗ trợ chuyển sang giai đoạn "Độc lập" của văn hóa an toàn.
💡Mọi sự thay đổi phải mang tính tiến hóa, tuần tự và có thể kiểm soát.
Điều quan trọng là chúng phải dễ hiểu và thuận tiện cho nhân viên, mang lại kết quả thực tế cho họ.
Bất kỳ nỗ lực thực hiện "cách mạng" theo mệnh lệnh từ trên xuống đều sẽ gây ra sự phản kháng và chống đối, từ đó làm đóng băng lâu dài những thay đổi thiết yếu.
4. Ảo tưởng về con đường dễ dàng
Các đồng nghiệp thường tin rằng hệ thống máy tính hiện đại có thể tự giải quyết nhiều vấn đề an toàn, tuy nhiên thực tế không phải vậy.
Cách đây một thời gian, tôi đã nghiên cứu tính năng của hệ thống IT về an toàn lao động và an toàn công nghiệp tại một công ty công nghiệp lớn, nổi tiếng ở Nga. Chúng tôi đã thảo luận kết quả phân tích với các đồng nghiệp phát triển hệ thống đó.
Chúng tôi đã nhanh chóng nhận ra ba sai lầm cốt lõi:
Chuyển đổi cơ học các quy trình kiểm tra 3 cấp phức tạp sang các thuật toán máy tính.
Thiếu sự chú ý đến các nền tảng tâm lý - xã hội trong quản trị con người.
Thiếu sự phối hợp và quản lý tập trung.
💡Tự động hóa các quy trình chưa hoàn thiện sẽ dẫn đến sự hỗn loạn kỹ thuật số.
Hệ quả là những nhược điểm mạn tính của hệ thống kiểm tra trên giấy cũ không biến mất, mà chỉ chuyển sang môi trường kỹ thuật số mới:
Thủ tục hóa kỹ thuật số. Nền tảng IT bị quá tải bởi các bộ phân loại cồng kềnh với hàng trăm danh mục và danh mục phụ. Thay vì đẩy nhanh công việc, giao diện phức tạp lại ngốn thời gian của các quản lý trực tiếp, gây ra phản ứng tiêu cực hoàn toàn có cơ sở từ họ.
Chạy theo chỉ tiêu gây ảnh hưởng chất lượng. Dưới áp lực chỉ số KPI, các quản đốc và kỹ sư nhanh chóng tìm ra con đường dễ dàng nhất. Thói quen hình thức của họ vẫn tồn tại, thậm chí còn gia tăng. Kết quả là trên hệ thống thông tin tràn ngập rác kỹ thuật số: các báo cáo về những mối nguy giả định đã được xử lý nhanh chóng như "nước trên sàn" hay "thùng chứa đầy chất thải", hoặc các "hành vi an toàn" được ghi nhận (Hình 3).
Thiếu mắt quan sát. Công nhân, nhân viên văn phòng, bộ phận phụ trợ — tất cả những người trực tiếp đối mặt với mối nguy — vẫn nằm ngoài mạng lưới tham gia kiểm soát. Chức năng này vẫn hoàn toàn nằm trong tay các quản lý trực tiếp.
Hình 3. Rác kỹ thuật số là kết quả của việc tách rời khỏi tâm lý học quản trị
Kết luận của chúng tôi đã xác nhận tính đúng đắn trong định luật của nhà khoa học máy tính người Mỹ Melvin Conway về việc thiết kế các hệ thống quản lý và sản phẩm phần mềm.
💡 Các tổ chức thiết kế hệ thống của mình bằng cách mô phỏng lại cấu trúc giao tiếp sẵn có.
Nói một cách đơn giản, cách mọi người quen giao tiếp và tương tác với nhau sẽ quyết định trực tiếp bản chất của giải pháp cuối cùng.
Điều này có nghĩa là việc đổi mới hệ thống kiểm soát an toàn phải đi kèm với sự thay đổi về chất lượng giao tiếp ở mọi cấp quản lý sản xuất.
Thay thế sổ sách giấy bằng cơ sở dữ liệu máy tính là một việc hữu ích. Tuy nhiên, chúng ta cần hiểu rằng đó là phần đơn giản nhất của nhiệm vụ.
Tự động hóa chỉ là công cụ, không phải là mục tiêu của sự thay đổi. Chính vì vậy, tôi khuyên các đồng nghiệp nên cẩn trọng với các giải pháp phần mềm IT đóng gói sẵn về an toàn lao động và an toàn công nghiệp từ các thương hiệu nổi tiếng. Khi mua một "hộp phần mềm" như vậy, bạn đồng thời tiếp nhận một phương pháp luận ẩn bên trong mà cần phải tìm hiểu rất kỹ.
Việc áp dụng phương pháp tiếp cận hành vi hiệu quả là một nhiệm vụ ở cấp độ phức tạp hoàn toàn khác. Nó đòi hỏi các giải pháp hệ thống được cân nhắc kỹ lưỡng trên toàn bộ khía cạnh tổ chức và tâm lý xã hội.
Sự đơn giản hóa và tiếp cận cơ học là không thể chấp nhận ở đây. Chúng chỉ tạo ra ảo tưởng về trật tự, nhưng thực chất là che giấu những vấn đề cố hữu.
* * *
Chúng ta đã tìm hiểu xong phần lý thuyết và có thể chuyển sang phân tích trường hợp thực tế.
Trong phần hai của bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cách chúng tôi tái cấu trúc hệ thống kiểm soát an toàn tại Khối Downstream của UC RUSAL, những khó khăn đã gặp phải và các kết quả đạt được.
Đừng bỏ lỡ!