"Quên không thể sửa chữa". Chúng ta nên đặt dấu phẩy ở đâu?
Không ai có thể phủ nhận rằng kỹ sư HSE thường không được yêu thích, không được mong đợi và không được chào đón. Tuy nhiên, khi có chuyện xảy ra, họ lại là người đầu tiên được tìm đến. Điều này giống như hành vi của những đứa trẻ khi lớn lên, chúng thường né tránh cha mẹ và muốn hạn chế sự ảnh hưởng của cha mẹ đối với mình. Nhìn chung, bối cảnh rất rõ ràng: mỗi công nhân hay đội nhóm đều tự tin rằng mọi thứ của họ vẫn "ổn", bởi họ có một niềm tin sắt đá: "chúng tôi vẫn luôn làm thế này bấy lâu nay, và có sao đâu..."
Nhưng thời gian không dừng lại. Công nghệ được cải tiến, các cơ chế mới xuất hiện, vật liệu thay đổi, và hành vi của con người cũng phải thay đổi theo. Tuy nhiên, việc từ bỏ những thói quen cũ là rất khó khăn. Dù vậy, không ai có thể phủ nhận rằng văn hóa sản xuất đang thay đổi. Khi Saint Petersburg được xây dựng, theo nhiều nguồn tin khác nhau, đã có rất nhiều người thiệt mạng, dù con số chính xác vẫn chưa được biết rõ. Ngày nay, tất cả đều đồng ý rằng phương châm sản xuất "bằng mọi giá" không còn phù hợp trong thế giới hiện đại. Vậy chúng ta cần thay đổi điều gì để trách nhiệm cá nhân, sự tự kiểm soát và khả năng xác định các mối nguy hiểm tiềm ẩn trước khi làm việc chiếm ưu thế trong hành vi của con người, để họ biết đánh giá các mối nguy và lường trước hậu quả nếu có điều gì đó không đúng quy trình...
Trong cuộc sống hàng ngày, các chủ xe nhận thức rất rõ rủi ro khi không thay dầu hoặc không bảo dưỡng định kỳ. Còn tại nơi làm việc thì sao? Sự lặp đi lặp lại của các hành động ngày qua ngày và việc hình thành thói quen khiến những thay đổi nhỏ trong trật tự tại nơi làm việc hay những sai lệch nhỏ so với quy trình đã phê duyệt ban đầu trở nên khó nhận ra. Sau đó, rác thải và phế liệu tích tụ dần, theo thời gian chúng bắt đầu làm tắc nghẽn các lối đi. Nhưng những thay đổi này diễn ra quá chậm và âm thầm đến mức khi đã trở thành thói quen, chúng lại được coi là điều bình thường. Một công việc từng được thực hiện sai quy trình theo kiểu "phó mặc cho may rủi" dần trở thành thói quen. Và chỉ khi thiết bị hỏng hóc hoặc tai nạn xảy ra, giống như một "thẻ dừng" (stop card), chúng ta mới buộc phải tìm hiểu nguyên nhân và phát hiện ra những thiếu sót.
Vậy, trong sản xuất và ngay cả trong đời sống, với câu "quên không thể sửa chữa", chúng ta đặt dấu phẩy ở đâu? Cụm từ quen thuộc "không có chi tiết nào là nhỏ trong an toàn" là điều không ai bàn cãi. Điều đó có nghĩa là, việc không bỏ quên bất cứ điều gì, đồng thời lập kế hoạch và sửa chữa tất cả những gì đã trở nên "tiện lợi" nhưng sai trái là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Bây giờ, lập kế hoạch như thế nào? Lập kế hoạch không chỉ dành cho bộ phận kế hoạch và tài chính. Bất kỳ ai cũng có thể lập kế hoạch tổ chức công việc của mình tại nơi làm việc. Cách đơn giản nhất: dành 10 phút (hoặc thậm chí chỉ 5 phút) trước khi bắt đầu và khi kết thúc công việc để sắp xếp lại trật tự tại nơi làm việc. Ở nhà, không ai thích bước vào một phòng khách bừa bộn hay một căn bếp đầy bát đĩa bẩn, và tại nơi làm việc cũng vậy. Điều hữu ích cần làm là: trước tiên, hãy xác định vị trí riêng cho dụng cụ, tài liệu, chìa khóa và tất cả những gì bạn sử dụng khi làm việc, sau đó hãy tự rèn luyện thói quen kiểm tra tình trạng hoạt động của mọi thứ được sử dụng trong công việc. Hãy gọi đây là bước đầu tiên.
Rất quan trọng là phải học cách không để lại những thứ bị hỏng, mà hãy phân loại ngay những thứ không hoạt động tốt vào một khu vực riêng, tạm gọi là khu vực "cách ly" (Bước hai). Có thể một số lỗi có thể khắc phục ngay lập tức, ví dụ như đóng cửa tủ, siết chặt các mối nối, v.v.
Bước thứ 3 tiếp theo – trong kế hoạch tuần hoặc tháng, hãy xác định ngày kiểm tra tổng thể và khắc phục tất cả những thiếu sót mà không thể xử lý ngay lập tức.
Việc lập danh sách các thiếu sót này sẽ rất hữu ích, vì dần dần qua từng tháng, bằng cách ghi chép lại, bạn sẽ có danh sách các lỗi lặp đi lặp lại mà bạn muốn loại bỏ. Đó chính là sự phát triển – cải tiến liên tục. Bằng cách này, các điểm yếu tại khu vực làm việc sẽ được lộ diện, giúp bạn biết cần phải đấu tranh với điều gì và cần kiểm soát những gì. Một dạng danh sách kiểm tra (checklist) về những thứ thường xuyên hỏng hóc và cần giám sát liên tục — đây chính là "bí kíp" hành động của bạn.
Cuối cùng, làm thế nào để khắc phục các điểm yếu? Có một công cụ cho việc này: xác định các quy tắc then chốt cho khu vực của bạn. Chúng sẽ tập trung chính xác vào những gì lặp đi lặp lại gây cản trở công việc và khiến bạn lãng phí thời gian không cần thiết.
Ví dụ, bóng đèn chiếu sáng tại nơi làm việc của bạn liên tục bị cháy. Quy tắc then chốt có thể là gì? Để bắt đầu công việc buổi sáng mà không phải chạy đôn chạy đáo tìm bóng đèn hay thợ điện, bạn có thể kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng bằng cách chạy thử vào cuối ca làm việc ngày hôm trước. Để không quên, bạn có thể chuẩn bị cho mình một phiếu kiểm tra hoàn thành công việc với hai hoặc ba hạng mục kiểm tra buổi tối và đánh dấu vào đó. Tất nhiên, bạn sẽ nói: "Lại thêm một tờ giấy nữa!...", nhưng đây không phải là tờ giấy "từ trên gửi xuống", mà là do chính bạn tạo ra dựa trên kinh nghiệm của mình, về những điều cần thiết và quan trọng đối với bạn, về những thứ chắc chắn phải hoạt động vào buổi sáng và bạn cần phải đảm bảo điều đó. Tất nhiên có thể dựa vào trí nhớ, nhưng vì công việc lặp lại hàng ngày nên rất dễ nhầm lẫn ngày tháng. Do đó, kiểm tra và xác nhận vào cuối ca sẽ đáng tin cậy hơn: "Đã kiểm tra, hoạt động tốt". Ghi lại có nghĩa là chắc chắn đã kiểm tra. Như vậy, quy tắc then chốt đầu tiên của bạn đã xuất hiện. Tương tự với các "vấn đề" thứ hai và các vấn đề khác đang cản trở công việc yên tĩnh của bạn.
Những bước nhỏ như vậy sẽ dẫn đến những thay đổi lớn, bởi trước hết, nó giúp nhận ra những gì cần thay đổi để tránh rủi ro và không lãng phí thời gian. Thứ hai, một cách âm thầm nhưng chắc chắn, nơi làm việc và xưởng sản xuất sẽ bắt đầu thay đổi, sự bừa bộn và tích tụ sẽ biến mất, mọi thứ hỏng hóc sẽ được chuyển đến một nơi và dần dần được thanh lý, mọi thứ cần thiết cho công việc sẽ luôn nằm đúng vị trí của chúng...
Bây giờ là về việc duy trì kết quả. Khi áp dụng cách tiếp cận mơ hồ kiểu như "tôi sẽ làm khi có thời gian", điều đó có nghĩa là không bao giờ làm. Nếu bạn lập kế hoạch dành ra 30 phút hoặc một giờ mỗi tháng hoặc mỗi tuần cho các vấn đề an toàn và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đã đặt ra từ tháng này qua tháng khác – bạn sẽ có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề tích tụ này mà không bị xao nhãng. Nếu có thể - và tốt nhất là nên làm: hãy trang bị cho mình một chiếc bảng trắng, bảng bần hoặc bảng từ và đánh dấu ngày giờ thực hiện an toàn trên lịch trình. Điều rất quan trọng là cả đội nhóm cũng phải tham gia, và để làm được điều đó, như lời một bài hát, bạn cần phải "kiên trì và bướng bỉnh".
Vậy là chúng ta đã đi đến việc tìm vị trí cho dấu phẩy. Trong sản xuất, chỉ có một cách duy nhất để đặt dấu phẩy – đó là sau cụm từ "không thể": "Quên không thể, phải sửa chữa".