Cách trở thành người hùng và dạy đồng nghiệp trân trọng sự an toàn: những cách giao tiếp nội bộ đơn giản

Từ hình thức đến đối thoại: cách xây dựng giao tiếp về HSE

Trong các công ty hiện đại, HSE không còn là một tập hợp các hướng dẫn khô khan mà đang biến thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Trưởng bộ phận HSE tại Yandex Market, Vera Konshina, phân tích cách các công cụ giao tiếp nội bộ đơn giản giúp thu hút nhân viên tham gia vào các vấn đề an toàn. Bài phát biểu xem xét chi tiết cách tiếp cận trong đó các chuyên gia HSE không chỉ đóng vai trò là kiểm toán viên mà còn là đối tác kinh doanh nhân sự, giúp giải quyết các vấn đề thực tế.

Hệ thống 5S làm cơ sở để triển khai dự án

Để cấu trúc công việc tối ưu hóa các quy trình HSE, nhóm đã sử dụng phương pháp 5S (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng). Diễn giả chỉ ra qua ví dụ cách mỗi bước được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của bộ phận: từ việc kiểm toán các kênh liên lạc hiện có đến việc triển khai hệ thống thu thập phản hồi Near Miss. Cách tiếp cận có hệ thống như vậy không chỉ cho phép khởi chạy các sáng kiến mà còn liên tục cải thiện chúng.

Các công cụ giao tiếp: từ bài viết đến bot Telegram

Việc lựa chọn các kênh liên lạc là rất quan trọng để thành công. Nhóm đã từ chối các giải pháp phức tạp và đắt tiền để chuyển sang các công cụ quen thuộc với nhân viên: bài viết trên cổng thông tin nội bộ, áp phích, hướng dẫn trực tuyến ở định dạng bài đọc dài và kênh Telegram. Diễn giả nhấn mạnh rằng việc sử dụng ngôn ngữ thân mật và hình ảnh dễ hiểu (ví dụ: nhân vật hoạt hình) làm tăng đáng kể sự tham gia. Các bài viết giải thích vai trò của bộ phận HSE và các quy tắc an toàn cơ bản đã trở thành một công cụ tuyệt vời để hội nhập người mới.

Khám phá tài năng của nhóm

Một trong những hiểu biết sâu sắc chính của bài phát biểu là tầm quan trọng của việc sử dụng các nguồn lực nội bộ và tài năng của nhân viên. Nhóm tự tạo các video hướng dẫn, thiết kế các trang thông tin và thậm chí viết các bot Telegram để tự động hóa công việc thường ngày. Điều này không chỉ tiết kiệm ngân sách mà còn tăng động lực cho chính các chuyên gia, cho phép họ nhận ra tiềm năng sáng tạo của mình.

Near Miss: phản hồi như một động lực cải tiến

Việc triển khai hệ thống ghi nhận các chấn thương nhỏ và các tình huống nguy hiểm tiềm ẩn (Near Miss) trong văn phòng đã giúp phát hiện ra nhiều vấn đề tiềm ẩn — từ đồ nội thất bị lỗi đến những thiếu sót trong quy trình vận hành. Nhờ sự tham gia tích cực của nhân viên, bộ phận HSE đã có thể nhanh chóng loại bỏ các rủi ro và tối ưu hóa công việc của các bộ phận liên quan, bao gồm phòng y tế và dịch vụ vận hành.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Cách điều chỉnh hệ thống 5S để xây dựng các quy trình HSE?
• Các kênh giao tiếp nội bộ nào hiệu quả nhất và tại sao?
• Cách dịch các hướng dẫn phức tạp sang ngôn ngữ dễ hiểu cho nhân viên?
• Cách sử dụng tài năng của nhóm để tạo tài liệu đào tạo mà không cần ngân sách?
• Hệ thống Near Miss giúp xác định các rủi ro không rõ ràng trong văn phòng như thế nào?