Từ hỗn loạn đến trật tự. Cách tổ chức công việc của người quản lý trong lĩnh vực an toàn?

Từ hỗn loạn đến hệ thống: cách tổ chức công việc của người quản lý trong lĩnh vực an toàn

Công việc hàng ngày của một người quản lý thường biến thành sự hỗn loạn do có quá nhiều nhiệm vụ ngoài kế hoạch. Tùy thuộc vào cấp độ quản lý, tỷ lệ công việc không theo tiêu chuẩn có thể lên tới 80%. Trong những điều kiện này, việc đảm bảo an toàn đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống, không bị coi là gánh nặng bổ sung mà trở thành một phần tự nhiên của quá trình sản xuất. Irina Kosukhina, giảng viên HSE nội bộ cấp cao của Lebedinsky GOK (công ty Metalloinvest), chia sẻ kinh nghiệm thực tế trong việc áp dụng tiêu chuẩn công việc của người quản lý trong lĩnh vực an toàn, giúp cấu trúc hóa hoạt động này.

Tiêu chuẩn công việc của người quản lý: tập trung vào kiểm tra hiện trường

Tiêu chuẩn không đưa ra các trách nhiệm mới mà mô tả cách thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ hàng ngày để nâng cao văn hóa an toàn. Bài thuyết trình xem xét chi tiết một trong những thực tiễn cốt lõi của tiêu chuẩn — kiểm tra hiện trường. Khác với các cuộc thanh tra truyền thống, mục tiêu của kiểm tra hiện trường hiện đại không phải là tìm kiếm người vi phạm, mà là xác định các cơ hội cải tiến và hỗ trợ nhân viên.

Diễn giả phân tích sự thay đổi trọng tâm của cuộc kiểm tra khi chuyển từ văn hóa an toàn phản ứng sang hệ thống. Ở cấp độ hệ thống, người lao động không còn là đối tượng bị kiểm soát mà trở thành người tham gia bình đẳng vào quá trình đảm bảo an toàn. Câu hỏi quan trọng nhất để bắt đầu một cuộc kiểm tra là: «Tôi có thể giúp gì?»

Các quy tắc để kiểm tra hiện trường hiệu quả

Để cuộc kiểm tra hiện trường mang lại lợi ích thực tế chứ không chỉ là hình thức, cần tuân thủ một số quy tắc:

• Tần suất và thời lượng: Tần suất phụ thuộc vào cấp bậc quản lý (từ hàng tuần đối với quản lý cấp cao đến mỗi ca đối với quản lý trực tiếp). Thời lượng tối ưu là từ 1 đến 4 giờ.
• Chuẩn bị: Trước khi ra hiện trường, điều quan trọng là phải nghiên cứu thông tin từ các cuộc kiểm tra trước, sổ giao ca và chọn 2-3 điểm trọng tâm ưu tiên.
• Giao tiếp: Giao tiếp nên được xây dựng theo nguyên tắc 80/20: 80% thời gian là người lao động nói, 20% là người quản lý. Điều quan trọng là đặt câu hỏi mở và tránh các câu trả lời «có/không» mang tính hình thức.
• Làm gương: Người quản lý phải thể hiện cam kết với các quy tắc an toàn, sử dụng đúng thiết bị bảo vệ cá nhân và tuân thủ mọi yêu cầu tại hiện trường.

Nghệ thuật phản hồi

Yếu tố then chốt của kiểm tra hiện trường là phản hồi chất lượng. Diễn giả đưa ra ví dụ về cách xây dựng cuộc đối thoại đúng đắn với người lao động. Phản hồi phải cụ thể, cân bằng (kết hợp khen ngợi và phê bình), mang tính xây dựng và kịp thời. Điều quan trọng là thảo luận về các hành động và tình huống cụ thể, thay vì công kích cá nhân.

Có hai loại phản hồi: hỗ trợ (để củng cố hành vi an toàn) và điều chỉnh (để thay đổi các hành động không an toàn). Mục tiêu của người quản lý là trở thành người cố vấn chứ không phải thẩm phán, giúp người lao động nhận thức được rủi ro và thay đổi thái độ của họ đối với an toàn.

Kết quả áp dụng thực tiễn

Việc áp dụng tiêu chuẩn công việc của người quản lý và thực tiễn kiểm tra hiện trường đã cho phép công ty Metalloinvest chuyển từ mức độ văn hóa an toàn phản ứng sang hệ thống. Sự tham gia của nhân viên tăng lên, quản lý rủi ro được cải thiện và việc thực hiện công việc trở nên an toàn hơn. Quá trình đảm bảo an toàn đã trở thành một nhiệm vụ chung, thu hút sự tham gia của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.

Bạn sẽ học được gì từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để chuẩn bị đúng cách cho một cuộc kiểm tra hiện trường và chọn điểm trọng tâm?
• Người quản lý nên dành bao nhiêu thời gian cho các cuộc kiểm tra hiện trường tùy thuộc vào vị trí của họ?
• Làm thế nào để xây dựng một cuộc đối thoại hiệu quả với người lao động và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng?
• Làm thế nào để hành động khi phát hiện vi phạm nhằm thay đổi hành vi của nhân viên, thay vì chỉ trừng phạt họ?
• Những công cụ nào giúp ghi nhận và kiểm soát việc khắc phục các rủi ro và sự không phù hợp đã được xác định?