Làm thế nào để khắc phục những sai lầm tưởng chừng như ngẫu nhiên? Chưa bao giờ xảy ra, vậy mà giờ lại tái diễn... Làm thế nào để học cách ghi nhớ những sai lầm của người khác, đôi khi là những sai lầm bi thảm, và không để bản thân mắc sai lầm tương tự?
Có nhiều công cụ khác nhau để thực hiện việc này. Một trong số đó là: xác định các quy tắc then chốt tại khu vực làm việc của mình, áp dụng riêng cho khu vực đó: chúng sẽ tập trung chính xác vào những gì lặp đi lặp lại gây cản trở công việc và khiến bạn lãng phí thời gian không hiệu quả.
Ví dụ, bóng đèn chiếu sáng tại chỗ ở nơi làm việc của bạn liên tục bị cháy. Quy tắc then chốt có thể là gì? Để bắt đầu công việc vào buổi sáng mà không phải chạy đôn chạy đáo tìm bóng đèn, thợ sửa chữa hay thợ điện, bạn có thể kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng bằng phương pháp thử nghiệm vào cuối ca làm việc ngày hôm trước. Để không quên, bạn có thể tự chuẩn bị một bảng kiểm soát hoàn thành công việc với hai hoặc ba hạng mục kiểm tra buổi tối và đánh dấu vào đó. Tất nhiên, bạn sẽ nói: «Lại thêm một tờ giấy nữa!...», Nhưng đây không phải là tờ giấy «từ trên gửi xuống», mà là do chính bạn tạo ra dựa trên kinh nghiệm của mình, về những điều cần thiết và quan trọng đối với bạn, về những thứ chắc chắn phải hoạt động tốt vào buổi sáng và bạn cần phải đảm bảo điều đó. Tất nhiên, có thể dựa vào trí nhớ, nhưng vì việc này diễn ra ngày này qua ngày khác, bạn có thể bị nhầm lẫn giữa các ngày. Do đó, kiểm tra và xác nhận vào cuối ca sẽ đáng tin cậy hơn: «Đã kiểm tra, hoạt động tốt». Ghi chép lại có nghĩa là chắc chắn đã kiểm tra. Như vậy, quy tắc then chốt đầu tiên của bạn đã xuất hiện. Tương tự với quy tắc thứ hai và các «vấn đề» khác đang cản trở công việc yên ổn của bạn.
Những bước đi nhỏ như vậy sẽ dẫn đến những thay đổi lớn, vì trước hết, nó giúp nhận ra những gì cần thay đổi để tránh rủi ro và không lãng phí thời gian vô ích. Thứ hai, một cách âm thầm nhưng chắc chắn, nơi làm việc và xưởng sản xuất sẽ bắt đầu thay đổi diện mạo: sự bừa bộn, tích tụ sẽ biến mất, mọi thứ hư hỏng sẽ được gom về một chỗ và dần dần được thanh lý, mọi thứ cần thiết cho công việc sẽ luôn nằm đúng vị trí của chúng...
Bây giờ là về việc duy trì kết quả. Khi áp dụng cách tiếp cận thiếu chắc chắn kiểu như "sẽ làm khi có thời gian", điều đó có nghĩa là không bao giờ. Nếu bạn lập kế hoạch dành ra 30 phút hoặc một giờ mỗi tháng hoặc mỗi tuần cho các vấn đề an toàn và tuân thủ nghiêm ngặt quy trình đã lập ra cho mình từ tháng này sang tháng khác, bạn sẽ có thể giải quyết hiệu quả những vấn đề tồn đọng này mà không bị xao nhãng. Nếu có thể — và tốt nhất là nên làm: hãy trang bị cho mình một chiếc bảng trắng, bảng bần hoặc bảng từ và đánh dấu ngày giờ an toàn trong lịch trình. Rất quan trọng là cả đội cũng phải cùng tham gia, và để làm được điều đó, bạn cần phải "kiên trì và nhẫn nại" như trong lời bài hát.
Những gì hữu ích để dán lên bảng: các quy tắc an toàn then chốt do bạn và các nhân viên khác xây dựng: đó là những gì bạn muốn tổ chức tại đơn vị mình và cách thức thực hiện chúng. Ví dụ, về mặt lý thuyết, nguyên tắc «chúng tôi không hút thuốc». Đây có phải là một quy tắc không? Có. Để thực hiện, cần tổ chức giờ nghỉ giải lao để hút thuốc và xác định khu vực hút thuốc, còn đối với những người vi phạm quy tắc chung, cần có biện pháp/hình thức «phạt» quy ước. Nhưng những quy tắc và điều kiện này phải được toàn thể tập thể thảo luận và chấp thuận. Tương tự trong công việc, ví dụ, cần đưa các tấm kính hộp lên các tầng cao của tòa nhà đang xây dựng, quy tắc then chốt là: chỉ nâng sau khi đã kiểm tra và đảm bảo độ chắc chắn của việc cố định khung/kính trên thiết bị nâng. Rủi ro có thể là gì? Hỏng dây cáp, cơ cấu giác hút chân không, hoặc chính thiết bị nâng. Hỏng hóc dẫn đến điều gì? Kính hộp bị rơi hoặc bị treo lơ lửng. Làm thế nào để tránh rủi ro? Và sau đây là tập hợp các hành động bắt buộc:
«Hãy bảo hiểm cho tấm kính và chính mình trong khi nâng» hoặc, ví dụ như: «An toàn trong các hoạt động hạ và nâng». Quy tắc còn có thể được diễn đạt như thế nào nữa? «Lập kế hoạch hạ và nâng vật liệu, kiểm tra an toàn và kiểm soát trong quá trình làm việc».
– Tôi luôn kiểm tra giác hút chân không và tình trạng của tấm kính;
– Tôi luôn mặc và cố định thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) chống rơi khi dỡ tấm kính ở trên cao;
– Tôi không bao giờ dùng tay kéo tấm kính, tôi luôn làm việc với dây định hướng;
– Tôi sẽ không bắt đầu công việc cho đến khi khu vực bên dưới được rào chắn để tránh vật rơi và mọi người đã rời khỏi đó.
Đây là một ví dụ khác: quy tắc: «Di chuyển hàng hóa an toàn»:
Điều gì quan trọng khi di chuyển? Chúng ta sử dụng kinh nghiệm từ việc điều tra các sự cố bất thường khác nhau, phân tích các sai lầm:
Bây giờ, hãy cùng tập thể của bạn soạn thảo các nguyên tắc cơ bản dễ hiểu cho tất cả mọi người đối với quy tắc này, những gì cấu thành nên quy tắc:
Vậy là chúng ta đã đi đến việc hình thành các quy tắc vàng, then chốt, sống còn trong đội sản xuất. Mỗi đội sẽ tự viết ra những cách diễn đạt riêng, dễ hiểu và quen thuộc với tất cả mọi người.
Và tất nhiên, trong công việc cần có những khẳng định sau:
«Chúng ta ghi nhớ rằng gia đình đang chờ đợi mình và làm việc an toàn»
«Hãy để mỗi ngày làm việc đều là một niềm vui»