Hình ảnh nhân viên hay chúng ta là ai trong mắt mọi người
Trong công tác HSE, có rất nhiều lĩnh vực quan trọng: Hệ thống quản lý ATVSLĐ, Hệ thống quản lý an toàn công nghiệp, Đánh giá điều kiện lao động, quản lý rủi ro, quản lý nhà thầu, v.v. Nhưng chúng ta làm tất cả những điều này cho ai? Tôi mạn phép cho rằng đó là vì người lao động, vì sức khỏe và sự an toàn tính mạng của họ. Tuy nhiên, đã bao giờ chúng ta tự hỏi liệu họ có cần điều đó không? Họ đón nhận những đổi mới như thế nào? Họ cảm thấy thuận tiện ra sao khi làm việc với những thông tin này?
Người lao động luôn là những con người cụ thể với niềm tin riêng, điều đó có nghĩa là công việc của chúng ta gắn liền với sự tương tác giữa người với người. Điều này làm phức tạp công việc của chúng ta một cách đáng kể, vì chúng ta không chỉ phải viết tài liệu, quy định hay đưa ra các sáng kiến, mà còn phải thực hiện chúng dựa trên sở thích của mọi người, cũng như tính đến những định kiến nhận thức mà họ mắc phải.
Một yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự tương tác của chúng ta với nhân viên chính là hình ảnh của chúng ta. Tôi đề nghị chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về vấn đề này.
Hình ảnh của một người là cách người đó được người khác cảm nhận, diện mạo của họ trong mắt người khác hoặc ý kiến của người khác về họ. Trong bảng hỏi đánh giá văn hóa theo phương pháp Patrick Hudson, có một câu hỏi cụ thể với năm trạng thái mục tiêu về nhận thức đối với bộ phận HSE: "Bộ phận HSE được nhìn nhận như thế nào trong Công ty", từ đó chúng ta có thể kết luận rằng đây chắc chắn là một yếu tố của văn hóa an toàn chung.
Từ góc độ chức năng của chúng ta, vấn đề hình ảnh không phải là chuyện viển vông hay trừu tượng, mà là một công cụ gây ảnh hưởng cụ thể, đặc biệt nếu chúng ta gắn khái niệm này vào các giá trị cốt lõi tạo nên hình ảnh:
- giao tiếp;
- lợi ích;
- tính công bằng của các quyết định;
- sự gần gũi/dễ tiếp cận.
Các danh mục có thể thay đổi, nhưng chúng phải rất cụ thể và có thể đo lường được.
Vậy tại sao điều này lại quan trọng đến thế? Dưới đây là ba lý lẽ đơn giản giải thích tại sao nên chú trọng vào hình ảnh:
Gán nhãn xã hội hoặc Nghịch lý LaPiere.
Hãy tưởng tượng công ty có tỷ lệ biến động nhân sự khoảng 10%, và tất cả những người mới đến sẽ nhận được thông tin đầu tiên về bộ phận HSE từ những đồng nghiệp vốn không coi trọng bộ phận này. Sau một thời gian, dưới áp lực xã hội liên tục, người mới sẽ bắt đầu chia sẻ những quan điểm tiêu cực về chúng ta, chẳng hạn như tốt nhất là không nên dây dưa với HSE, và kết quả là chúng ta có một nhân viên không tin tưởng mình ngay từ đầu.
Sai lầm quy kết cơ bản.
Có một công thức tiêu chuẩn về hiệu quả của việc triển khai thay đổi:
Vì trong công việc của chúng ta, các thay đổi được triển khai hầu như mỗi ngày, và mặc dù chúng ta không nghi ngờ về chất lượng công việc của mình, nhưng luôn có vấn đề về cách mọi người nhìn nhận khi chúng ta đến để triển khai hoặc yêu cầu thực hiện các phương pháp mới. Nếu chúng ta có hình ảnh là những người hữu ích và sáng suốt, cơ hội để chúng ta được lắng nghe sẽ tăng lên, và ngược lại, số cách để phá hoại ngay cả những giải pháp chất lượng nhất là không thể đếm xuể.
Hiệu quả công việc và niềm tin của con người.
Hãy tưởng tượng cách diễn giải sau đây về tháp hiệu quả:
Bằng hành động của mình, đặc biệt là qua thời gian dài, chúng ta hình thành và củng cố những niềm tin cụ thể của nhân viên, những điều tạo nên hình ảnh của chúng ta. Và nếu hình ảnh đó giống như trên tháp hiệu quả ở trên, chúng ta sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc tương tác.
Hóa ra, chúng ta muốn trở nên "tốt đẹp" không phải chỉ để cho vui.
Hình ảnh của bộ phận được hình thành cụ thể từ đâu? Từ các thành phần cơ bản:
- nhân viên nói gì về họ;
- bộ phận đó làm gì;
- bối cảnh thông tin đi kèm với công việc là gì.
Chúng ta có thể tác động đến từng thành phần. Để làm được điều này, cần thực hiện công việc thường xuyên theo các giai đoạn sau:
- Hình thành tầm nhìn mục tiêu về việc bộ phận HSE nên trở thành như thế nào.
- Xây dựng bảng khảo sát để đánh giá hình ảnh theo các danh mục cụ thể. Bảng khảo sát nên ngắn gọn (8 – 12 câu hỏi), và các câu trả lời phải mô tả trạng thái mục tiêu cụ thể, ví dụ:
- Tiến hành khảo sát và thảo luận nhóm tiêu điểm với cỡ mẫu đủ lớn (10% tổng số nhân sự).
- Xác định các vấn đề chính theo các danh mục cơ bản, cũng như chỉ số hình ảnh chung. Rất có thể là không có vấn đề gì và không cần phải làm gì cả.
- Nếu vẫn có vấn đề, cần phải:
– Thực hiện một chiến dịch thông tin quy mô lớn về việc bắt đầu chuyển đổi chức năng HSE.
– Đào tạo nhân viên của bộ phận nếu có nhu cầu, ví dụ về cách xây dựng mối quan hệ đối tác hoặc giao tiếp trong các tình huống khó khăn.
– Dựa trên các vấn đề cụ thể, bắt đầu triển khai những thay đổi trong hoạt động nhằm nâng cao nhận thức hoặc lợi ích cho nhân viên, ở đây ám chỉ các hoạt động dự án.
– Thường xuyên thông báo cho nhân viên về những thay đổi đang diễn ra.
– Xóa tan các lầm tưởng và định kiến tiêu chuẩn của nhân viên thông qua sự ảnh hưởng mềm mỏng.
Làm việc với hình ảnh thực chất là việc tái cấu trúc sâu sắc hoạt động của bộ phận HSE, và nếu nhìn vào các bước thực hiện, điều này không chỉ được thực hiện vì mục đích hình ảnh. Tất cả chúng ta đều muốn mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, muốn trở thành những chuyên gia, bao gồm cả trong mắt người khác. Và nếu điều đó còn giúp chúng ta bảo vệ tính mạng và sức khỏe của mọi người, thì tại sao lại không bắt tay vào làm?