Chuyển đổi hệ thống tạo động lực trong lĩnh vực AT&SLĐ

Chuyển đổi hệ thống tạo động lực trong lĩnh vực AT&SLĐ: từ các tiêu chuẩn phức tạp đến những tiêu chí rõ ràng

Tạo động lực cho nhân viên trong lĩnh vực an toàn công nghiệp và an toàn, vệ sinh lao động (AT&SLĐ) là một trong những yếu tố then chốt để xây dựng văn hóa an toàn tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, các hệ thống đánh giá và khen thưởng thường trở nên quá cồng kềnh và khó hiểu đối với chính những người mà chúng hướng tới. Trong bài trình bày của mình, Yuliya Pavlycheva, Quản lý Phòng Phát triển Văn hóa An toàn tại PJSC Nornickel, phân tích quá trình chuyển đổi hệ thống tạo động lực thông qua ví dụ về giải thưởng cá nhân xuất sắc tại công ty.

Diễn giả cho thấy việc chuyển đổi từ một bộ tiêu chuẩn phức tạp dài 35 trang với 37 tiêu chí sang một hệ thống đánh giá minh bạch và dễ hiểu đã giúp tăng gấp nhiều lần mức độ gắn kết của nhân viên. Bài học quan trọng nhất: luật chơi càng đơn giản và minh bạch thì càng có nhiều người sẵn sàng tham gia và nhờ đó, họ sẽ chủ động hơn trong việc đảm bảo an toàn tại nơi sản xuất.

Phân tích hệ thống hiện tại và xác định các điểm hạn chế

Trước khi chuyển đổi, hệ thống thi đua về an toàn lao động tại công ty dựa trên một bộ tiêu chuẩn đồ sộ. Tài liệu này quy định 37 tiêu chí đánh giá, bao gồm mọi khía cạnh có thể: từ an toàn công nghiệp và phòng cháy chữa cháy đến lập hồ sơ nơi làm việc và các sáng kiến chung (chẳng hạn như trồng cây).

Diễn giả chỉ ra những hạn chế chính của cách tiếp cận cũ:

• Khó tiếp nhận: Tài liệu được viết bằng ngôn ngữ phức tạp, làm nản lòng những người có ý định tham gia.
• Cách tiếp cận mang tính hình thức: Việc tham gia thường do cấp quản lý chỉ định (“cậu sẽ tham gia nhé, điền vào bảng này đi”) chứ không xuất phát từ chính nhân viên.
• Mức độ gắn kết thấp: Hàng năm chỉ có khoảng 30 người trên toàn công ty tham gia vào các cuộc thi đua.
• Tiêu chí dàn trải, thiếu trọng tâm: Việc đưa vào các sáng kiến ít liên quan trực tiếp đến an toàn lao động (như trồng cây) đã làm giảm sự tập trung vào công tác an toàn thực chất.

Cách tiếp cận mới: đơn giản, minh bạch và tự động hóa

Quá trình chuyển đổi bắt đầu bằng việc thay đổi định dạng tài liệu. Nguyên tắc chính được diễn giả nhấn mạnh là: “càng ít chữ, mọi người càng dễ hiểu”. Tài liệu mới được viết bằng ngôn ngữ giản dị, không dài dòng, nêu rõ thời hạn, người phụ trách và các kênh liên lạc.

Bước tiếp theo là rà soát lại các tiêu chí đánh giá. Chúng được điều chỉnh cho phù hợp với từng nhóm đối tượng tham gia khác nhau: trưởng các bộ phận chức năng, quản lý trực tiếp, chuyên viên AT&SLĐ và công nhân. Số lượng tiêu chí đã được cắt giảm triệt để, đồng thời trọng tâm được chuyển sang các chỉ số chủ động và chỉ số phản ứng.

Tiêu chí dành cho cấp quản lý

Đối với cấp quản lý, các chỉ số chính sau đây đã được xác định:

• Không có tai nạn chết người: Tiêu chí cơ bản. Việc xảy ra tai nạn chết người (bao gồm cả đối với nhà thầu) sẽ loại người quản lý khỏi bảng xếp hạng trong một năm. Nếu không có tai nạn sẽ được cộng điểm. Điều này nhấn mạnh trách nhiệm của người quản lý đối với tất cả người lao động tại khu vực mình phụ trách.
• Bài học kinh nghiệm: Thực hiện các biện pháp khắc phục dựa trên các vụ tai nạn thương tích đã xảy ra và đề xuất các sáng kiến của riêng mình.
• Đào tạo: Hoàn thành các khóa đào tạo về văn hóa an toàn (“Ba bước để an toàn”, “Đánh giá rủi ro động”, v.v.). Điểm thưởng bổ sung được trao khi có phản hồi tích cực từ cấp dưới về việc người quản lý áp dụng kiến thức đã học vào thực tế.
• Cứu mạng (Quy tắc An toàn Cốt lõi - QAC): Phát hiện các vi phạm QAC. Điểm không chỉ được tính cho những phát hiện của cá nhân người quản lý mà còn cho cả các trường hợp do cấp dưới của họ phát hiện, điều này khuyến khích người quản lý phát triển văn hóa an toàn trong tập thể.
• Nhận diện rủi ro: Tham gia chương trình khen thưởng cho việc phát hiện và loại bỏ rủi ro.
• Thành tích cá nhân: Điểm cộng thêm từ ban lãnh đạo khối AT&SLĐ cho những đóng góp và cải tiến cụ thể.

Một đổi mới quan trọng là tự động hóa việc thu thập dữ liệu. Phần lớn thông tin (thống kê tai nạn lao động, kết quả hoàn thành đào tạo, phát hiện vi phạm QAC) được ban tổ chức tự thu thập từ các hệ thống quản trị của doanh nghiệp (SAP, ASKUB). Người tham gia chỉ cần cung cấp thông tin về thành tích cá nhân. Điều này đã giảm đáng kể gánh nặng thủ tục hành chính cho nhân viên.

Tiêu chí dành cho chuyên viên AT&SLĐ và công nhân

Đối với các chuyên viên an toàn lao động, bên cạnh các tiêu chí tiêu chuẩn (đào tạo, phát hiện vi phạm QAC), chỉ số “Thay đổi hình ảnh của khối AT&SLĐ” và đánh giá các cải tiến trong lĩnh vực an toàn công nghiệp đã được đưa vào. Diễn giả nhấn mạnh rằng tiêu chí này đã giúp ghi nhận mức độ gắn kết cao của các chuyên viên, những người ngoài công việc chính còn đang triển khai nhiều dự án bổ sung.

Đối với công nhân, các tiêu chí chính bao gồm:

• Không bị xử lý kỷ luật (có trên ba lần vi phạm sẽ bị loại khỏi cuộc thi).
• Tích cực phát hiện các vi phạm quy tắc an toàn cốt lõi.
• Nhận diện rủi ro tại nơi làm việc.
• Hoàn thành các khóa đào tạo dành cho công nhân.

Kết quả chuyển đổi và đánh giá hiệu quả

Việc đơn giản hóa hệ thống và tự động hóa thu thập dữ liệu đã mang lại những kết quả ấn tượng. Ngay trong năm đầu tiên sau khi áp dụng các quy định mới, số lượng ứng viên tham gia giải thưởng cá nhân đã tăng từ 30 lên 110 người. Điều này minh chứng rõ ràng rằng các quy tắc minh bạch và dễ hiểu sẽ thúc đẩy sự gắn kết của đội ngũ nhân sự.

Diễn giả tóm lược rằng hiệu quả của hệ thống tạo động lực phụ thuộc trực tiếp vào mức độ dễ hiểu và thuận tiện của nó đối với mọi người. Khi chủ động hướng tới nhân viên, đơn giản hóa cấu trúc và giảm bớt gánh nặng thủ tục hành chính, công ty sẽ nhận lại được sự tham gia thực chất vào các vấn đề an toàn thay vì việc điền giấy tờ mang tính hình thức.

Những điều bạn sẽ tìm hiểu được từ hội thảo trực tuyến này:

• Làm thế nào để nhận biết hệ thống tạo động lực hiện tại trong lĩnh vực AT&SLĐ đã lỗi thời và cần được rà soát lại?
• Những tiêu chí đánh giá nào mang lại hiệu quả cao nhất cho từng nhóm nhân viên khác nhau (quản lý, chuyên viên, công nhân)?
• Làm thế nào để tự động hóa việc thu thập dữ liệu nhằm đánh giá các chỉ số an toàn lao động và giảm gánh nặng hành chính cho nhân sự?
• Làm thế nào để gắn kết việc nhận diện rủi ro và phát hiện vi phạm các quy tắc an toàn cốt lõi với hệ thống khen thưởng?
• Việc đơn giản hóa các tiêu chuẩn và quy định tác động như thế nào đến sự gắn kết thực chất của nhân viên vào các vấn đề an toàn?